淺談醫院實施公務卡報賬的必要性及改進措施

李永斐

摘 要：醫院財務推行公務卡報賬制度，是會計電算化的發展趨勢，對創新財務管理手段、提高財務工作效率具有十分重要的意義。隨著公務卡報賬制度在醫院的大力推行，醫院資金的使用情況更加趨于透明化。主要闡述公務卡報賬制度產生的背景、具體業務流程及其實施的必要性和現狀，并就目前存在的問題提出具體的改進措施。

關鍵詞：醫院；公務卡；財務管理；必要性；現狀；改進措施

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）15-0113-02

隨著醫院日常業務及科研等各項事業飛速發展，財務部門每日現金流量不斷增大，對財務管理的要求也隨之不斷提高。醫院財務已經逐步改變了傳統的報賬模式，推行了公務卡報賬制度，從很大程度上降低了現金的流動，提高了財務管理的質量，確保了資金的安全。但就醫院而言，人數多，業務類型復雜，完全實施公務卡的報賬還有許多問題值得深思和改進。

一、公務卡概述

公務卡是指企事業單位工作人員持有的，主要用于日常公務支出和財務報銷業務的信用卡（貸記卡），公務卡的直接作用是將傳統現金支付結算改為用公務卡支付結算 。公務消費的經辦人用公務卡消費后，應在公務卡透支免息期內，憑公務卡消費時取得的報銷憑證和消費交易憑條，按照現行財務管理制度的有關規定申請報銷，財務部通過銀行的公務卡系統對個人申請報銷的刷卡消費信息進行查詢、審核，確認無誤后，簽發支付指令，從醫院賬戶直接將報銷款項劃入職工個人公務卡賬戶，完成報銷、還款程序。此外，公務卡還可以作為個人貸記卡使用，個人消費后，由個人按照信用卡還款的程序辦理還款手續。除公務消費支出由單位報銷還款外，公務卡的其他消費支出均由個人負責還款。公務卡及其密碼安全由持卡人個人負責。由于醫院人數眾多，目前在公務卡報賬的逐步實施階段的初期，僅僅為中層及以上干部、各科室的業務經辦人等辦理公務卡。

二、公務卡報賬的使用范圍

公務卡的公務消費范圍主要包括日常差旅費、會議費、印刷費、招待費、購買物品、小型維修費等零星公務支出。但不包括和對方單位約定的款項結算期超過公務卡還款期的業務，如采購3個月后付款的耗材類及藥品類業務等。公務卡的初始授信額度由單位與發卡行協商確定。

三、采取公務卡報賬的流程與傳統報賬流程的區別

當日常的報賬業務發生時，無論采取哪種報賬模式，財務人員均要審核簽批手續是否完整，發票內容是否正確，對于公務卡報賬而言，公務卡刷卡消費的所有信息，包括消費商戶名稱、消費日期、消費金額、消費地點等均會被真實、全面地記錄下來，單位財務部門在報銷時通過公務卡管理系統提取上述信息，對公務消費進行更全面、有效的審核，應該特別關注POS刷卡小票與發票的內容是否一致。審核及會計處理工作完成后，傳統的報賬直接領取現金，而公務卡報賬則通過醫院醫院公司卡賬戶直接將報銷款項劃入職工個人公務卡賬戶，完成報銷、還款程序。從消費到還款的整個過程，報賬人員并不接觸現金。與傳統的報賬流程相比，兩者的主要區別在于以下幾點：（1）傳統模式報賬后領取的是現金，采取公務卡報賬后，直接將錢打到了持卡人的銀行卡中。（2）報賬模式的改變大大降低了業務經辦人員管理和攜帶現金的風險。（3）更有利于財務人員對實際發生的業務的真實性進行監管，極大程度上提高了財務管理的效率。（4）傳統模式中，如發生大額報銷，財務為保證業務的持續，需提前與銀行進行預約，但事實公務卡制度后，已確認的報銷金額直接通過銀行劃轉，一般情況1個工作日即可到賬。（5）若采取現金報賬，每日結束后出納人員需要對庫存現金進行盤點，而公務卡報賬中只需與銀行的明細單進行核對即可，如出現差錯，便于查找和糾正，從而更進一步保證了資金的安全管理。

四、實施公務卡報賬模式的現狀及存在的問題

1.由于目前只處于推行公務卡報賬的初級階段，為有效規避財務風險，只針對科主任和主要業務負責人辦理公務卡業務。而且，大部分已經辦理公務卡的員工長期以來已經習慣了現金報銷程序，對于使用公務卡報賬從心理上存在一定的抵觸情緒。擔心額度透支或是個人信息泄露。大部分已經辦理公務卡的人員并未及時開通公務卡并使用公務卡辦理業務，有些人甚至不知道公務卡是什么。受種種觀念的束縛，造成公務卡使用率低，甚至處于休眠狀態。

2.并非醫院所有的業務都適用于公務卡報賬。首先應該明確一個概念，公務卡雖然也是貸記卡的一種，但是它卻與普通信用卡存在以下三點區別：（1）公務卡的持卡人為醫院的工作人員，申請辦卡時必須由單位確認其身份；（2）公務卡主要用于公務活動開支；（3）公務卡享受銀行免收年費、到期免費換卡、存款本地本行取現免手續費、免費提供短信息等優惠服務。

目前，醫院公務卡主要用于原使用現金結算的業務，如差旅費、辦公費、及零星采購等業務。但就目前狀況而言，可以使用公務卡的范圍受限。例如，公務卡持有人出差，并非在出差途中所發生的業務并非全部支持公務卡消費。而零星采購或者購買辦公用品時，有一些供貨單位并不支出公務卡消費，而是已經習慣了傳統的一手錢一手貨的支付方式。從而大大影響到了公務卡的使用和推廣。

3.公務卡的本質是貸記卡的一種，持卡人必須在規定的還款期限內還款。因公務消費報銷延遲造成的逾期還款利息和個人消費造成的逾期還款利息等一切信用責任都由個人承擔。報銷人員在業務發生后持相關票據先填寫報銷單并由相關人員進行審批，但通常審批流程比較復雜，經常存在已經臨近還款日但簽批手續還未完成的情況，為了不產生滯納金和不影響持卡人自身的信譽度，持卡人不得已只能自己先墊付，待還清銀行貸款額度后再向財務部門申請以現金形式報賬。可見，在實際應用中，公務卡報賬的優點并未得到充分的發揮，并沒有因此減少工作人員由于公務而墊付的現金，故經常有報賬人員反映使用公務卡報賬流程更加復雜，工作效率低下。

五、針對目前存在的問題應采取的應對措施

1.做好準備工作，尋求支持，加強對公務卡推行的宣傳力度，宣傳公務卡報賬的優點及明確其報賬流程，將對結算業務較多的部門實施公務卡業務試點，并擇期對持卡人員進行培訓，使大多數員工盡快接受。原則上持卡人離職或退休，按要求應及時還清債務，并將公務卡交回。對于人員工作狀態的監管應與公務卡保持同步。

2.公務卡的使用環境建設還需要進一步的加強。對于社會環境而言，應該火車票、機票購買窗口、旅店、餐廳等公務消費等場所提供POS機刷卡業務，為工作人員提供更為便捷地使用非現金結算方式的條件。只有這樣才能提高公務卡的使用效率，保證所發生業務的及時準確，提高資金使用的透明度。

3.對于單位和銀行而言，應該做好協調和支持工作，為公務卡持有人提供較一般貸記卡更多的便捷服務。銀行應在與單位溝通后適當延長還款期限或降低轉賬手續費。目前而言，醫院公務卡的信用額度通常比較低，單位也應當制定出一套適用于公務卡報賬的業務流程，簡化一定的審批程序，從而保證持卡人能在銀行規定的期限內及時償還借款，提高持卡人使用公務卡進行業務結算的積極性。

總之，公務卡報賬制度的推行是醫院財務管理的一項重大改革和突破，是發展的必然趨勢。推行公務卡制度，對于保證資金安全、提高工作效率等都具有非常重要的意義，但在目前的推廣階段還存在一些問題。醫院相關人員在做好相關宣傳工作的基礎上，應該鼓勵公務卡持有人積極使用并反饋使用過程中的問題，集思廣益，及時改進，從而使公務消費真正做到陽光化。