會展物流現狀與發展對策研究

馮行昊?趙媛媛?何柳柳

摘要：會展物流是伴隨著會展業的發展應運而生的新產業形式其不僅影響著物流行業的進步與發展同時也對會展行業的進步起到重要的推動作用但在目前我國會展物流還存在一系列問題例如供需矛盾突出信息交流不暢等因此本文就將以北京當前會展物流發展的現狀提出建立現代會展物流模式提高會左遙物流水平等具體對策以期為我國會左遙物流行業發展提供參考與借鑒。

關鍵詞：會展物流;現狀;發展對策

一、會展物流發展現狀

（一）供需矛盾突出

任何會展項目都具有展覽時間特定、展覽地點固定、參展企業數量眾多而且分布廣、展品量小但樣多等特點，這給會展物流公司為參展企業實現展品的合理運輸，以達到在指定的時間內用最低的成本將展品安全運達展覽地帶來了許多困難。對于國內企業參加國外的展覽會議，或者是國內舉辦的國際化程度高的展會，都牽涉參展商參展產品的跨國運輸問題，這涉及出口報關、國際運輸、國際保險、展品的再處理等環節，這些環節只有實力強的專業物流公司才能以盡可能短的時間和盡可能低的成本完成。而目前，國內幾乎沒有幾家專業的從事會展業務的物流供應商，那些小有名氣的物流企業也只是將會展業務作為自己服務的內容之一。另一個方面，會展物流作為現代物流的一個分支，比一般的運輸、配送物流更具有專業性和服務性;因此國內物流企業在有諸多顧慮之下，出現了考慮的多、投入的少，有實力的專業物流供應商較少，會展物流業務開展不夠紅火的局面。

（二）服務質量低

由于前面提到的會展物流供需矛盾的原因，會展物流服務水平低，各參展商的展品物流各自為政，參展商各自尋找自己的物流服務商，完成展品從參展商處至展覽場館的運輸、儲存、保管、裝卸等作業，以及展覽結束后的回運等最基本活動;再加上國內大多數的物流企業還未完成向現代服務型的物流供應商轉變，為客戶提供的也只能是一些最基本的運輸、倉儲服務，很難根據參展商的需要，提供專業化、規范化、全方位的物流服務。因此，會展物流服務常常會出現這樣那樣的服務質量問題，物流服務問題的存在嚴重影響參展商再次參加展會的信心，阻礙會展品牌的建設和物流行業的發展。

（三）專業物流人才缺乏

會展物流是隨著會展業的產生和發展而出現的物流業的一個分支。眾所周知，物流業的發展是近幾年才受到各方面的重視，物流人才的培養在中國還是一個較新的課題，專業物流人才的缺乏是目前物流領域的一個重要問題，再加上會展物流人才除了掌握一般物流專門知識，具有一般物流技術與管理技能外，還必須對會展業的知識有一定的了解，因為，一個完整的會展物流方案是運輸、保管、保險、商貿、展覽、展示以及廣告的集合，會展物流服務需要的是復合型的經濟管理人才。因此，會展物流人才特別是符合參展商要求的會展物流經理人才的缺乏是存在于當前會展業和物流業的一個普遍問題。

二、會展物流發展對策

（一）改變傳統會展物流模式，建立現代會展物流模式

通過對傳統會展物流模式的改變，從而結合當前會展物流發展要求，建立起新的會展物流模式。以北京為例，首先應該改變各參展商展品各自為政的現象，作為主辦方應該規范統一的物流供應商，這一供應商不僅要滿足北京地區的會展物流要求，必然要打破全國乃至全世界地區封鎖，大范圍實行會展物流活動。其次參展商還應該與供應商及時進行信息溝通，及時向物流供應商提供自己的需求，而物流供應商也應該積極為參展商以提供物流進度。最后，在展覽結束之后，物流供應商也應該做好收尾工作。除了要將參展的展品運回參展商指定的地點，還需要將前來購買的展品按照要求運送到購買者指定的收貨地點，進而完成一系列會展物流運輸工作。

（二）多種途徑提高服務質量，維持客戶

1、充分的溝通

在展前階段，確定參展后，參展方、組展方和物流代理三方之間要就貨物情況和參展事項進行溝通，其中展品的包裝、運輸及搬運細節都要提前協調好參展方發貨后要及時通知展覽運輸商，告訴對方負責人己經發貨，并將運單傳真過去，將發了什么樣的貨、通過哪家公司發的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯系人不在的情況下，也會由其他負責人根據文件上的內容進行核對在布展階段，參展商應該服從物流代理商的統籌安排，物流代理商會站在整個會展總體的角度編排參展方的進館順序，通過這種方式盡可能地節約進館時間在展中及展后階段，展品的撤展、回運或繼續運至其他展覽地參展等去向問題要與代理方及時溝通好，若是國際展會，對于海關監管的產品，還存在報關轉關的手續，這些都需要當事者之間充分協調。

2、控制細節

（1）包裝。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。參展商在公司所在地發貨經常會遇到這樣的情況，企業找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉包出去。展品經常會被幾次轉包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統一發貨。由于幾經轉手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。在這方面，歐美國家做的比較規范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸貨物進不去艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機或者采取其他的運輸方式。

（2）專人負責制。展會中的各個環節都應該安排專人負責，具體事項落實到人。

（3）靈活應對意外情況發生。按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到，但經常會有例外情況。在某些會展舉辦城市，可能常常因為某些重大事件會有交通管制，而參展商對此情況通常不了解，但是展覽運輸商對此經驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯系，按運輸商的要求辦理相關手續。為了應對這種情況，一些集裝箱夜里進京，但是展覽中心無人上班，無法卸貨，而且晚上操作的危險性比較大。如果參展商有特殊情況需要夜里加班，要與運輸方溝通好，由運輸方負責與展覽中心和搬運方協調，但是夜里加班費用應該由參展商支付。

（三）培養人才，滿足需要

會展物流的發展水平與專業人才的培養息息相關，只有具備一定數量的高水平專業化技術人員，并且不斷引進和掌握全新的物流技術成果在會展物流實踐中加以應用，會展物流才能高效運作。

人才培養的途徑很多，既可以吸收一部分從高效物流管理專業畢業的技術操作與管理人才，將他們推向會展物流組織管理工作的前線，也可以定期從現有崗位上抽調部分有潛力的從業人員返回學校深造或參加行業協會及社會物流培訓機構組織的學習，接觸會展物流前沿的理念和技術知識，開拓視野，提高技能。

從國外會展物流的發展經驗來看，企業要求會展物流方面的從業人員應當具有一定會展物流知識水平和實踐經驗。為此，國外這方面教育和培訓非常發達，形成了比較合理的物流人才的教育培訓系統，主要包括學院本科和研究生教育系統以及各國物流行業協會的領導和倡導下全面開展的物流管理的學歷教育和職業教育。相比之下，我國的物流教育已經全面展開，但是有關會展物流人才的教育培訓工作幾乎還是空白。在未來相當長的一段時間內，我國需要加強對會展物流人才的高等教育建設，要培養出一大批既懂物流又對會展業有深入理解和扎實知識的專業人員。在現階段，需要加快開展對會展物流人才的職業培訓工作，要用先進的國際服務理念來提升現有物流從業人員的素質，促使我國會展物流的服務領域更加廣泛加快國際化的步伐。

結語

我國會展業的蓬勃發展對物流提出了新的需求，拉動了會展物流的興起與發展。作為會展產業鏈下游的重要環節，會展物流的服務質量直接關系到會展活動的順利進行及其最終成效。會展物流的發展是未來我國會展行業與物流行業都需要引起關注的問題，其發展狀況直接影響了兩個行業的未來。通過積極地對現狀進行改善必然會促進我國會展物流業向世界會展物流行業進軍。

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作者單位：遼寧對外經貿學院