科學管理高中學校大型迎檢檔案的方法

金愛喜

摘 要：大型迎檢檔案是高中學校支持上級主管部門檢查評估工作開展的主要材料，應當全面、客觀、詳實反映學校辦學情況以及各項政策制度落實情況。因此高中學校應當加強大型迎檢檔案管理，支持迎檢工作良好開展，既方便上級主管部門開展工作，也對學校辦學管理加以完善，順利通過檢查評估，促進學校良好發展。本文將簡單分析加強高中學校大型迎檢檔案管理的必要性，并就相應管理方法展開探討。

關鍵詞：高中;學校大型迎檢檔案;管理方法

隨著現代教育的發展，準確把握學校辦學情況已經成為教育主管部門的重要任務，這對改善教育有著重要意義，同時也能有效指導學校在新課程背景下積極創新與發展，推動教育水平不斷提升。因此近年來學校大型迎檢工作變得越來越重要，高中也應當加強學校大型硬件檔案管理，提高管理水平，支持迎檢工作良好開展。

1 加強高中學校大型迎檢檔案管理的必要性

迎檢檔案是高中學校迎接檢查工作的重要材料，是全面、直觀反映學校運行管理情況，迎接上級機關檢查驗收的關鍵檔案。尤其是對大型迎檢工作而言，迎檢范圍大、種類多，更需要科學化、系統化、標準化的完善迎檢檔案做基礎，從而方便上級更加高質高效地開展檢查工作。當前高中學校大型迎檢檔案主要包括檢查類、評比類、評估類等類型，校方需要根據實際情況采取合理方式進行迎檢檔案整理與管理。不過由于迎檢檔案本身具有較強的特殊性，與學校常規檔案差異明顯，因此不能直接采取常規檔案管理方法進行管理，需要針對性地進行優化。首先，高中學校大型迎檢檔案具有極強的臨時性，需要在短時間內收集并整理大量資料。在此過程中，部分材料管理人員因為硬件檔案的臨時性而沒有加以重視，容易出現原始文件材料缺失的情況，無法滿足檢查評估要求。為了避免這一問題，學校則需要投入大量人力、物力及財力補充材料，可謂是費力不討好。其次迎檢檔案針對性較強，通常是根據迎檢工作需求針對性地進行檔案材料收集與整理。而高中學校大型迎檢檔案范圍廣、涉及領域多，即便是針對性地收集和整理材料，其耗費的時間也極多，同時整理難度也極大，需要做好檔案管理工作。因此綜合來看，高中學校應當加強大型迎檢檔案管理，從而保障大型迎檢檔案能夠充分滿足迎檢工作要求，全面而真實地體現學校辦學水平和教育質量，為上級主管部門檢查工作開展創造良好基礎。

2 科學管理高中學校大型迎檢檔案的方法

1）科學建立大型迎檢檔案體系。大型迎檢檔案范圍廣、類型多，涵蓋了學校教育、行政、辦公等各個方面，必須建立系統化、規范化、標準化的檔案體系，才能為檔案管理工作的有序、高效開展奠定基礎。高中學校大型迎檢檔案主要包括辦學管理、計劃管理、德育管理、教學管理、學生管理、教室管理、質量管理、校園管理、后勤管理、安全管理、信息技術管理與運用、營養改善或寄宿制管理等部分，學校需要針對不同部分進行科學規劃。其中辦學管理主要包含辦學目標、辦學思想及辦學效益三方面內容;計劃管理包含校務規劃、校務管理兩方面內容;德育管理包含德育隊伍和實施途徑兩方面內容;教學管理包含課程計劃及教學計劃管理、教學常規管理、師訓工作三方面內容;學生管理包含學籍管理、日常管理兩方面內容;教師管理包含日常管理、師德教育管理兩方面內容;質量管理包含智育、體育、美育三方面內容;校園管理包含校園建設、校園文化兩方面內容;后勤管理包含財務管理、校產管理兩方面內容;安全管理包含安全制度、安全教育和安全管理三方面內容;信息技術管理與運用包含組織機構、制度計劃及管理應用三方面內容;營養改善或寄宿制管理內容與其管理類型一致。高中學校需要以對應的主要評估要點、具體評估內容為基礎，編制系統化、規范化、標準化的資料目錄，并在此基礎上科學構建學校大型迎檢檔案體系。

2）規范過程性材料的收集與整理。為了避免迎檢檔案一次性特性而帶來的原始資料文件缺失、過程性材料不足等問題，高中學校應當對過程性材料收集與整理進行科學規范，要求教職工嚴格按照相關規范收集、整理、保存和上交文件資料。學校應當加強檔案意識培養，定期組織教職工進行集中培訓，尤其要針對檔案管理人員進行專業化教育，促使所有教職工能夠充分意識到檔案材料的重要性并配合學校相關要求加強材料整理。學校應當積極淡化“迎檢”意識，在開展大型迎檢檔案管理工作時強調檔案管理，杜絕為了迎檢而收集、整理、管理檔案的現象，從而有效提升管理水平，充分發揮迎檢檔案作用。而且各個職能部門、各個科室在收集和整理檔案時一定要對過程性活動材料加以重視，做好過程性材料留存和整理工作，以免后期投入大量時間和資源進行補充和完善。

3）逐步實現大型迎檢檔案信息化發展。隨著信息化時代的到來，電子迎檢檔案的優勢逐漸凸顯出來，其存儲、傳輸簡單方便，不占用空間，信息利用價值高，必然會逐漸代替傳統紙質迎檢檔案。實際上當前高中學校大型迎檢檔案管理基本上都是紙質檔案和電子檔案并存，即學校既要上交紙質檔案，也要上交電子檔案，在很大程度上影響了檔案管理效率，浪費了不少資源與時間。因此教育主管部門應當不斷推動檢查評估工作的信息化發展，同時指導高中學校做好檔案信息化建設工作，盡快推動大型迎檢檔案信息化發展。在此過程中應當充分發揮信息化優勢，利用先進軟件促進大型迎檢檔案管理水平提升。

4）突出迎檢檔案管理重點。大型迎檢檔案范圍廣、類型雜，但其中有部分內容極為重要，還有部分內部的重要性則相對較弱。因此高中學校需要在大型迎檢檔案管理中突出重點，針對重要部分進行大力度管理，務必要保障這部分內容的管理質量。一般來說，辦學管理、計劃管理、德育管理、教學管理和學生管理等是大型迎檢檔案管理的重要部分，高中學校需要針對這幾部分進行大力度管理。以學生管理為例，高中學校應當建立學籍管理及日常管理兩項檔案。其中學籍管理檔案應當包含學籍管理制度、學籍管理規范、學生學籍電子檔案、轉休復學等資料，并且確保學籍管理制度科學合理，學籍管理規范高效，轉休復學手續完善。日常管理則應當包含學生管理制度、管理規律、管理理念、行為習慣養成教育等內容，要求學生管理制度能夠充分體現以人為本理念，同時遵循管理理念，能夠有效發揮各項制度的教育功能。在整理學生管理相關檔案時，學校應當按照規范編寫檔案目錄，其中學籍管理部分應當包含學生學籍管理制度，學生學籍名冊，轉學、休學、復學花名冊及印證材料附件;日常管理部分則應當包含學生管理制度，學生評價方案及評級資料，對學生開展養成教育的工作資料等。

5）完善大型迎檢檔案管理機制。科學合理的管理機制是保障管理質量的重要保障。高中學校需要根據大型迎檢檔案內容、特征及管理需求等，以上級主管部門檢查評估工作要求與指標為重要參考，不斷健全和完善相應的檔案管理機制。學校需要制定覆蓋全面、系統規范的管理制度，要求各科室部門嚴格按照制度開展管理工作。同時綜合檔案室也應當主動參與到檢查評估之中，對檔案進行定期檢查，同時對檔案材料情況進行跟蹤指導，及時發現檔案管理中的缺陷與不足并進行糾正，從各個方面保障管理質量。

3 結束語

綜上可知，高中學校大型迎檢檔案管理十分重要，對促進檔案辦學管理水平提升，幫助學校通過上級主管部門檢查評估以及適應新課程改革有著積極意義。學校應當科學建立大型迎檢檔案體系，規范過程性材料的收集與整理，逐步實現大型迎檢檔案信息化發展，突出迎檢檔案管理重點，完善檔案管理機制，全面提高管理水平，支持迎檢工作良好開展，為學校穩定發展奠定基礎。

參考文獻

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