獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書在教務(wù)管理中的作用

付佳英

【摘要】教務(wù)管理是一所學(xué)校的靈魂，尤其是在獨(dú)立學(xué)院，獨(dú)立學(xué)院近幾年在轉(zhuǎn)設(shè)評(píng)估背景下，面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)也是前所未有的。教學(xué)秘書作為連接學(xué)院和教務(wù)處教學(xué)管理的紐帶，其作用是非常重要的，本文從幾個(gè)方面論述了教學(xué)秘書在教務(wù)管理中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；教務(wù)管理；獨(dú)立學(xué)院

1.引言

獨(dú)立學(xué)院，開啟了我國(guó)高等教育領(lǐng)域一塊新的天地，具有鮮明的中國(guó)特色和時(shí)代特點(diǎn)，經(jīng)過(guò)這十幾年的發(fā)展，其取得的成就也是巨大的，為我國(guó)的高等教育事業(yè)做出了重大的貢獻(xiàn)。這幾年來(lái)，獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展速度驚人，同時(shí)也讓更多的目光注視到獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展中來(lái)，贊揚(yáng)聲和質(zhì)疑聲此起彼伏，在這種形勢(shì)下，教育部的轉(zhuǎn)設(shè)評(píng)估，無(wú)非是對(duì)獨(dú)立學(xué)院的一次重大考驗(yàn)。因此在這種環(huán)境下，獨(dú)立學(xué)院必須要加強(qiáng)內(nèi)部的教務(wù)管理，這不僅要從大方面入手，同時(shí)也要注意細(xì)節(jié)。教學(xué)秘書作為教務(wù)管理中的一小部分，也起到不可或缺的作用。在獨(dú)立學(xué)院里，教學(xué)秘書既是分院的一份子，同時(shí)也是學(xué)校教務(wù)管理工作的最前沿，時(shí)刻起到連接分院和學(xué)校教務(wù)管理的紐帶作用。

2.教學(xué)秘書需要具備的能力

2.1 組織協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書所處的工作地位，要求必須具有一定的住址協(xié)調(diào)能力，作為分院和學(xué)校教務(wù)管理的紐帶，如何處理好這二者之前的關(guān)系，是對(duì)教學(xué)秘書的重大考驗(yàn)。作為教學(xué)秘書需要將學(xué)校教務(wù)管理制度和最新動(dòng)態(tài)第一時(shí)間傳達(dá)到分院，對(duì)一些重大決策和變革性的文件和通知，確保分院完全理解并堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。同時(shí)，如分院有執(zhí)行上的困難，也要第一時(shí)間反饋給學(xué)校，將最前沿的信息反饋給學(xué)校。這樣才能確保所有事情執(zhí)行起來(lái)暢通無(wú)阻。

2.2 服務(wù)管理能力

教學(xué)秘書是一個(gè)特殊的崗位，每天要面對(duì)很多教師和學(xué)生，既不像教師一樣承擔(dān)著教書育人的責(zé)任，也不像輔導(dǎo)員擔(dān)負(fù)著管理學(xué)生的日常生活。但是作為教學(xué)秘書，卻是與教師和學(xué)生無(wú)法分開的。作為教學(xué)秘書，要明確自身的職責(zé)，有一定的服務(wù)和管理能力，在教師和學(xué)生遇到問(wèn)題時(shí)，給予細(xì)心的講解和行之有效的解決方法。日常教學(xué)工作無(wú)小事，每個(gè)出現(xiàn)在教學(xué)秘書面前的教師和學(xué)生所遇到的問(wèn)題都有可能影響這整個(gè)教學(xué)運(yùn)行，這需要在充分理解后，給予第一時(shí)間的幫助。

2.3 辯證洞察能力

作為一名教學(xué)秘書，要用辯證的思想去看待事物，同時(shí)對(duì)事物還要有敏銳的洞察能力。教學(xué)秘書要在第一時(shí)間，領(lǐng)會(huì)學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握住事情的本質(zhì)，用最短的時(shí)間思考出最有效率和最合理的解決問(wèn)題的辦法。在配合學(xué)校教務(wù)管理和分院領(lǐng)導(dǎo)的工作中，也要時(shí)刻保有清晰的思路，高質(zhì)量、高效率的完成各項(xiàng)工作。

3.獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

3.1 教學(xué)秘書工作重視程度欠缺

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容雖然龐雜，涉及到教務(wù)管理的方方面面，但是大多數(shù)都是事務(wù)性工作，這些工作雖然復(fù)雜，卻沒(méi)有較強(qiáng)的專業(yè)性，雖然重要，卻最容易被忽視。教學(xué)秘書工作本身，并沒(méi)有什么顯著的成果，最大的成果就是教學(xué)運(yùn)行平穩(wěn)有序，沒(méi)有任何紕漏和教學(xué)事故。由于對(duì)教學(xué)秘書工作重視程度的欠缺，也相應(yīng)的忽視了該項(xiàng)工作的難度。多數(shù)的獨(dú)立學(xué)院，教學(xué)秘書崗位只設(shè)一人，卻要承擔(dān)相應(yīng)行政秘書、科研秘書、辦公室主任等應(yīng)由多人承擔(dān)的工作。這就加大了教學(xué)秘書的工作難度和工作壓力。

3.2 教學(xué)秘書工作與課堂脫離

由于日常工作的龐雜和瑣碎，是教學(xué)秘書無(wú)法深入課堂，掌握第一手的教學(xué)資料，與教學(xué)環(huán)節(jié)脫節(jié)，作為教務(wù)管理系統(tǒng)中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)對(duì)教學(xué)工作有所了解，這樣才能更好的應(yīng)用到工作中去。隨著高校高學(xué)歷人才的引進(jìn)和教師的自我深造，許多教學(xué)秘書都是擁有碩士學(xué)歷的人才，也可以發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，深入課堂，了解最新的教育教學(xué)動(dòng)態(tài)，系統(tǒng)了解教學(xué)規(guī)律和進(jìn)程，更加完備的做好教務(wù)管理工作。

3.3 教學(xué)培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)少

由于缺乏對(duì)教學(xué)秘書工作的重視，很多院校都會(huì)把外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)給予相關(guān)教師，而且針對(duì)教務(wù)管理方面的培訓(xùn)又相對(duì)較少，導(dǎo)致教學(xué)秘書本身培訓(xùn)和自我提升機(jī)會(huì)較少，無(wú)法得到更進(jìn)一步的學(xué)習(xí)。這些都嚴(yán)重制約著教學(xué)秘書的進(jìn)步和工作能力的提高。

4.教學(xué)秘書在教務(wù)管理中的作用

4.1 組織安排各項(xiàng)教學(xué)工作

教學(xué)秘書首先要傳達(dá)學(xué)校教務(wù)管理工作的具體安排，并將分院的具體情況反饋給學(xué)校，合理的安排各項(xiàng)教學(xué)工作，確保分院教學(xué)運(yùn)行平穩(wěn)有序。每個(gè)學(xué)期中，針對(duì)不同時(shí)間的工作安排，都要采取有效的方式，認(rèn)真細(xì)致完成各項(xiàng)工作，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)教學(xué)工作，確保每一件都能夠平穩(wěn)進(jìn)行，不出差錯(cuò)。

4.2 建立和管理教學(xué)檔案

建立學(xué)院教學(xué)檔案室，并把和教學(xué)相關(guān)的材料，按照相關(guān)順序合理的進(jìn)行保存，教學(xué)檔案指的是所有在教學(xué)運(yùn)行中產(chǎn)生的需要保存的所有文件，包括學(xué)生的試卷，實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書，畢業(yè)論文和涉及，教師的教案和教學(xué)日歷等。并通過(guò)合理的管理，使教學(xué)檔案系統(tǒng)化、規(guī)范化。教學(xué)檔案必須條理清晰，并能反應(yīng)出完成的教學(xué)進(jìn)程。

4.3 做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀

教學(xué)秘書要將學(xué)校的各項(xiàng)制度和決策及時(shí)傳達(dá)給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成具體的工作安排，在安排工作時(shí)，要當(dāng)好助手和參謀，積極去協(xié)調(diào)和落實(shí)各項(xiàng)工作，并將工作安排中遇到的問(wèn)題反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更多的參考建議，讓領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻了解到教學(xué)運(yùn)行的各種情況，對(duì)教學(xué)運(yùn)行中遇到的問(wèn)題第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量。

5.結(jié)論

教務(wù)管理離不開教學(xué)秘書，教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力和管理水平，對(duì)教務(wù)管理的質(zhì)量高低起著重大的作用，盡管教學(xué)秘書的工作十分繁雜，但是要有不怕困難的決心和積極的態(tài)度，不斷地迎難而上。在每天的教學(xué)管理中，不斷地學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)的掌握，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，豐富自己，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，確保教學(xué)運(yùn)行和教務(wù)管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。心系學(xué)校、心系教務(wù)、心系師生，為了能為社會(huì)提供更多更好的優(yōu)質(zhì)人才盡自己全部的能力。

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