二級管理體制下各系教學(xué)秘書工作的探索

侯莉

摘 要 教學(xué)秘書工作聯(lián)系著學(xué)院教學(xué)管理者和教學(xué)工作的實施者，不斷完善的教務(wù)信息管理系統(tǒng)有效地推動了教學(xué)管理的水平。然而，隨著高校的變革，教學(xué)秘書工作也出現(xiàn)了二級管理的體制，如何正確地認識自己的工作，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞 二級管理 教學(xué)秘書 工作認識

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A

Explore the Faculty Teaching Secretarial Work

under Second Management System

——Take Xi'an Jiaotong University City College as an example

HOU Li

（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）

Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.

Key words second management； teaching secretary； working knowledge

隨著高校教育教學(xué)改革的不斷推進，三本院校一枝獨秀，越來越受到社會的認可。與此同時，獨立學(xué)院的教學(xué)管理不斷適應(yīng)發(fā)展要求，向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化方向邁進。系教學(xué)秘書參與學(xué)院、各系的教學(xué)管理工作，需要協(xié)調(diào)各個部門，為更好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)工作，需要從正確認識二級管理體制下的系教學(xué)秘書工作入手，針對存在的問題不斷改進，確保教學(xué)工作順利運行。

1 對二級管理體制下教學(xué)秘書工作的認識

（1）教務(wù)管理工作。協(xié)助系主任制定與實施各專業(yè)教學(xué)計劃，嚴(yán)格按照各專業(yè)人才培養(yǎng)計劃科學(xué)合理的制定各學(xué)期各年級各專業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)以保證教學(xué)秩序的正常運轉(zhuǎn)直至作為最終檢查學(xué)生是否合格畢業(yè)。在編排課表時要協(xié)調(diào)任課教師的時間安排，避免沖突，要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)并及時解決教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題，保證教學(xué)秩序正常進行避免教學(xué)事故的發(fā)生。制定落實教師調(diào)停課制度，保證上課質(zhì)量。配合好教學(xué)中心統(tǒng)一組織的期中、期末、英語四、六級及其他全國性考試，同時，組織安排本系所開課程的考務(wù)工作。對畢業(yè)班的學(xué)生要協(xié)助系主任做好論文工作，嚴(yán)格控制時間流程，督促檢查畢業(yè)論文各環(huán)節(jié)的完成情況，組織協(xié)調(diào)畢業(yè)生的畢業(yè)論文答辯的時間地點及成績評定等相關(guān)環(huán)節(jié)的工作。

（2）教學(xué)研究與質(zhì)量管理。總結(jié)吸取經(jīng)驗，配合系主任做好專業(yè)人才培養(yǎng)方案的制定，改進教學(xué)環(huán)節(jié)和課程規(guī)劃。編制課程教學(xué)大綱，規(guī)劃新專業(yè)的建設(shè)及教材與精品課程建設(shè)。提高應(yīng)用型人才的培養(yǎng)質(zhì)量，加強實驗室的建設(shè)與管理。同時，按照院期中檢查的要求，制定實施系教學(xué)檢查計劃，檢查教學(xué)進度執(zhí)行情況，教師授課、作業(yè)情況等，深入各專業(yè)教研室各班級收集各方面有關(guān)教學(xué)工作的第一手資料，并及時反饋給院系領(lǐng)導(dǎo)供他們決策以保證教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)效果。

（3）實踐教學(xué)。配合系主任做好實驗室規(guī)劃及實踐、實習(xí)基地建設(shè)。結(jié)合人才培養(yǎng)方案，安排好學(xué)生的教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)、科技競賽和社會實踐活動等等。提高學(xué)生的技能，及時收集與本系相關(guān)的各項技能認證、科技競賽等信息。與學(xué)生做好溝通，為領(lǐng)導(dǎo)布置實踐教學(xué)提供信息。

（4）學(xué)籍與外聯(lián)。負責(zé)全系在校生、往屆生、出國留學(xué)生學(xué)籍管理。及時統(tǒng)計學(xué)生學(xué)籍異動情況，對學(xué)生進行編班，按類統(tǒng)計學(xué)生的信息，上報學(xué)院及系主任學(xué)生的情況。審核畢業(yè)生資格、授予學(xué)士學(xué)位資格，學(xué)位證書及畢業(yè)證書，做好畢業(yè)生、新生的信息統(tǒng)計。

（5）科研管理。及時發(fā)布學(xué)術(shù)交流及科研信息，協(xié)助配合做好科研項目立項，科研項目管理，科研檔案管理等，加強教師科研工作的建設(shè)，提高全系教師的科研水平。

2 教學(xué)秘書工作存在的一些問題及對策

（1）二級管理體制下系教學(xué)秘書工作職責(zé)的規(guī)范化、制度化缺失。在實際的工作中，雖然學(xué)院對教學(xué)管理工作有明確的制度要求，但是各系教學(xué)秘書只能根據(jù)學(xué)院的宏觀杠桿進行工作。沒有明確的系教學(xué)秘書工作制度，這會造成系教學(xué)秘書被動的去開展工作，去提供服務(wù)，如果監(jiān)管環(huán)節(jié)缺失很容易造成工作的失誤。針對這一問題，建議院教學(xué)中心與各系進行相關(guān)工作會議，明確和規(guī)范各系教學(xué)秘書的工作職責(zé)，以提高工作效率。

（2）院教學(xué)管理、系教學(xué)管理之間溝通不足。院教學(xué)管理和系教學(xué)管理之間、系與系教學(xué)管理之間缺乏溝通與交流，主要體現(xiàn)在學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、課程免修、補修、重修、選修等問題中，課程是否能替換，學(xué)分是否等同等問題。同時，各系工作之間有交叉時如開課系與上課學(xué)生分屬不同系時工作如何處理，以上問題均缺乏明確的規(guī)定。針對上述問題建議由院教學(xué)管理中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)，組織各系進行協(xié)商，將日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題統(tǒng)一要求，統(tǒng)一規(guī)范，以避免工作中的盲區(qū)。

（3）缺乏對教學(xué)秘書的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機會。教學(xué)秘書崗位雖然重要，但無權(quán)力，職業(yè)發(fā)展前景不明朗，不能引起大多數(shù)人的重視，因此，人員流動性也較大。為保證教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定發(fā)展，建議給教學(xué)秘書建立一個公正、具有激勵機制的制度環(huán)境，讓其能夠享有與其他崗位相同的發(fā)展空間、競爭平臺。同時，給予教學(xué)秘書相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流的機會，多走出校園交流學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。

（4）教務(wù)管理信息系統(tǒng)需不斷進行智能升級。教務(wù)管理信息系統(tǒng)是教學(xué)秘書的主要工作戰(zhàn)場，要實現(xiàn)全方位、高效率的管理，必須有完善的硬件設(shè)備。一方面要不斷更新教學(xué)管理信息系統(tǒng)，另一方面不斷加強教學(xué)秘書的工作技能。及時掌握教師、學(xué)生、教學(xué)設(shè)備等的信息，加強各部門之間的信息交流與溝通，實現(xiàn)方便快捷的資源共享，傳遞，無紙化辦公等。

3 二級管理體制下教學(xué)秘書工作能力的要求

（1）職業(yè)道德。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理一線人員，要熱愛本職工作，甘于奉獻，服務(wù)好廣大的教師和學(xué)生。同時，教學(xué)秘書與學(xué)生、教師、學(xué)校管理者都有接觸，其工作態(tài)度的影響范圍廣泛，必須要嚴(yán)于律己，樹立正確的人生觀、價值觀，在完成本職工作的同時，還要潛移默化地影響廣大學(xué)生，起到榜樣育人的效果。

（2）工作技能。教學(xué)秘書工作涉及面廣，事務(wù)繁雜，在堅持原則性的同時要靈活應(yīng)用，抓住教學(xué)管理工作的特點，妥善安排工作順序，統(tǒng)籌兼顧各項事務(wù)。不斷提高分析問題、解決問題的能力，要從常規(guī)性工作中走出來，跟蹤調(diào)查，深入教學(xué)一線，了解教師的教學(xué)狀態(tài)、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、教學(xué)環(huán)境的情況，進行教學(xué)信息的采集、統(tǒng)計、分析，發(fā)現(xiàn)問題，及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋和調(diào)整，以保證教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果的提高。

（3）自我發(fā)展。各系教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)與本系相關(guān)的專業(yè)知識，了解課程的設(shè)置，不斷調(diào)整、更新自己的知識結(jié)構(gòu)，提升自身的素質(zhì)，以便更好地完成系內(nèi)部的工作。在日常工作中不斷提高自己的溝通協(xié)調(diào)能力，在做到基本信息傳遞無誤的情況下，提高調(diào)研分析、文件撰寫能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的信息和建議；積極思考、創(chuàng)新思維，結(jié)合自身的工作不斷改進工作方式方法。

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