二級管理體制下各系教學秘書工作的探索

侯莉

摘 要 教學秘書工作聯系著學院教學管理者和教學工作的實施者，不斷完善的教務信息管理系統有效地推動了教學管理的水平。然而，隨著高校的變革，教學秘書工作也出現了二級管理的體制，如何正確地認識自己的工作，不斷提高自身業務水平有著十分重要的意義。

關鍵詞 二級管理 教學秘書 工作認識

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Explore the Faculty Teaching Secretarial Work

under Second Management System

——Take Xi'an Jiaotong University City College as an example

HOU Li

（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）

Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.

Key words second management； teaching secretary； working knowledge

隨著高校教育教學改革的不斷推進，三本院校一枝獨秀，越來越受到社會的認可。與此同時，獨立學院的教學管理不斷適應發展要求，向著科學化、制度化、規范化方向邁進。系教學秘書參與學院、各系的教學管理工作，需要協調各個部門，為更好地服務于學院的教學工作，需要從正確認識二級管理體制下的系教學秘書工作入手，針對存在的問題不斷改進，確保教學工作順利運行。

1 對二級管理體制下教學秘書工作的認識

（1）教務管理工作。協助系主任制定與實施各專業教學計劃，嚴格按照各專業人才培養計劃科學合理的制定各學期各年級各專業的教學環節以保證教學秩序的正常運轉直至作為最終檢查學生是否合格畢業。在編排課表時要協調任課教師的時間安排，避免沖突，要協助院系領導協調并及時解決教學過程中出現的問題，保證教學秩序正常進行避免教學事故的發生。制定落實教師調停課制度，保證上課質量。配合好教學中心統一組織的期中、期末、英語四、六級及其他全國性考試，同時，組織安排本系所開課程的考務工作。對畢業班的學生要協助系主任做好論文工作，嚴格控制時間流程，督促檢查畢業論文各環節的完成情況，組織協調畢業生的畢業論文答辯的時間地點及成績評定等相關環節的工作。

（2）教學研究與質量管理。總結吸取經驗，配合系主任做好專業人才培養方案的制定，改進教學環節和課程規劃。編制課程教學大綱，規劃新專業的建設及教材與精品課程建設。提高應用型人才的培養質量，加強實驗室的建設與管理。同時，按照院期中檢查的要求，制定實施系教學檢查計劃，檢查教學進度執行情況，教師授課、作業情況等，深入各專業教研室各班級收集各方面有關教學工作的第一手資料，并及時反饋給院系領導供他們決策以保證教學質量和提高教學效果。

（3）實踐教學。配合系主任做好實驗室規劃及實踐、實習基地建設。結合人才培養方案，安排好學生的教學實習、生產實習、科技競賽和社會實踐活動等等。提高學生的技能，及時收集與本系相關的各項技能認證、科技競賽等信息。與學生做好溝通，為領導布置實踐教學提供信息。

（4）學籍與外聯。負責全系在校生、往屆生、出國留學生學籍管理。及時統計學生學籍異動情況，對學生進行編班，按類統計學生的信息，上報學院及系主任學生的情況。審核畢業生資格、授予學士學位資格，學位證書及畢業證書，做好畢業生、新生的信息統計。

（5）科研管理。及時發布學術交流及科研信息，協助配合做好科研項目立項，科研項目管理，科研檔案管理等，加強教師科研工作的建設，提高全系教師的科研水平。

2 教學秘書工作存在的一些問題及對策

（1）二級管理體制下系教學秘書工作職責的規范化、制度化缺失。在實際的工作中，雖然學院對教學管理工作有明確的制度要求，但是各系教學秘書只能根據學院的宏觀杠桿進行工作。沒有明確的系教學秘書工作制度，這會造成系教學秘書被動的去開展工作，去提供服務，如果監管環節缺失很容易造成工作的失誤。針對這一問題，建議院教學中心與各系進行相關工作會議，明確和規范各系教學秘書的工作職責，以提高工作效率。

（2）院教學管理、系教學管理之間溝通不足。院教學管理和系教學管理之間、系與系教學管理之間缺乏溝通與交流，主要體現在學生轉專業、課程免修、補修、重修、選修等問題中，課程是否能替換，學分是否等同等問題。同時，各系工作之間有交叉時如開課系與上課學生分屬不同系時工作如何處理，以上問題均缺乏明確的規定。針對上述問題建議由院教學管理中心統一協調，組織各系進行協商，將日常工作中經常出現的問題統一要求，統一規范，以避免工作中的盲區。

（3）缺乏對教學秘書的培訓與學習機會。教學秘書崗位雖然重要，但無權力，職業發展前景不明朗，不能引起大多數人的重視，因此，人員流動性也較大。為保證教學秘書隊伍的穩定發展，建議給教學秘書建立一個公正、具有激勵機制的制度環境，讓其能夠享有與其他崗位相同的發展空間、競爭平臺。同時，給予教學秘書相關業務培訓和經驗交流的機會，多走出校園交流學習，不斷提高自身業務能力和業務水平。

（4）教務管理信息系統需不斷進行智能升級。教務管理信息系統是教學秘書的主要工作戰場，要實現全方位、高效率的管理，必須有完善的硬件設備。一方面要不斷更新教學管理信息系統，另一方面不斷加強教學秘書的工作技能。及時掌握教師、學生、教學設備等的信息，加強各部門之間的信息交流與溝通，實現方便快捷的資源共享，傳遞，無紙化辦公等。

3 二級管理體制下教學秘書工作能力的要求

（1）職業道德。教學秘書作為高校教學管理一線人員，要熱愛本職工作，甘于奉獻，服務好廣大的教師和學生。同時，教學秘書與學生、教師、學校管理者都有接觸，其工作態度的影響范圍廣泛，必須要嚴于律己，樹立正確的人生觀、價值觀，在完成本職工作的同時，還要潛移默化地影響廣大學生，起到榜樣育人的效果。

（2）工作技能。教學秘書工作涉及面廣，事務繁雜，在堅持原則性的同時要靈活應用，抓住教學管理工作的特點，妥善安排工作順序，統籌兼顧各項事務。不斷提高分析問題、解決問題的能力，要從常規性工作中走出來，跟蹤調查，深入教學一線，了解教師的教學狀態、學生的學習情況、教學環境的情況，進行教學信息的采集、統計、分析，發現問題，及時給領導反饋和調整，以保證教學質量和教學效果的提高。

（3）自我發展。各系教學秘書應當積極學習與本系相關的專業知識，了解課程的設置，不斷調整、更新自己的知識結構，提升自身的素質，以便更好地完成系內部的工作。在日常工作中不斷提高自己的溝通協調能力，在做到基本信息傳遞無誤的情況下，提高調研分析、文件撰寫能力，為領導決策提供高質量的信息和建議；積極思考、創新思維，結合自身的工作不斷改進工作方式方法。

參考文獻

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