問題導向視角下的人事檔案現狀、原因及對策

摘 要：人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，也是組織考察、摸排了解干部的重要依據。隨著事業單位改革的深入，人事檔案管理也面臨著諸多的現實問題。本文堅持以問題為導向，分析當前人事檔案管理面臨的主要問題，存在問題的主要原因，并針對人事檔案管理現狀提出有針對性的解決之策，為進一步做好人事檔案管理提供有益指導，具有積極的現實參考和借鑒意義。

關鍵詞：人事檔案；檔案信息化；問題導向

概述

根據《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養等情況的歷史記錄材料。從人事檔案內涵來看，它是一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等多種情況記錄下來的文件材料[1]。人事檔案管理中常遇到人員配備不強、硬件投入不足、檔案材料缺失、檔案內容信息不一致等問題。

問題導向就是從當前存在的問題出發，思考工作的切入點，明確哪些做得不夠好，以解決問題為目標方向，少做與問題關聯不大、不做與問題無關的無用功。問題導向視角下的人事檔案管理，就是以發現人事檔案管理存在現實問題為前提，分析人事檔案管理新情況，把握人事檔案問題的本質，并以唯物辯證法來研究和分析人事檔案問題的原因，最終提出問題解決的路徑和方法。問題導向下的人事檔案管理，彰顯了從實踐中來到實踐中去的科學工作方法。

陜西省水工環地質調查中心成立于2018年，是陜西省地質調查院直屬的正處級公益一類事業單位。陜西省水工環地質調查中心始終堅持“支撐政府、服務社會”的宗旨，立足專業技術優勢，發揮地質工作在經濟社會高質量發展中的基礎性、公益性、戰略性作用，強化地質科技創新和成果應用服務，繼續發揚“三光榮”“四特別”的地質人傳統，以高質量的地質科研成果助推經濟社會高質量發展。近年來，中心始終堅持以問題為導向，扎實做好人事檔案管理，為中心人員培養、任用、管理和評鑒提供有力保障。

1 人事檔案管理之問題現狀分析

1.1 資料收集難度大

從人事檔案資料的特點來看，形成部門較為分散，干部履歷表、學歷學位、職稱、培訓進修及考核表、政審類資料主要來自人事科；獎懲材料則來自綜合辦公室、監督科、人事科等；工資待遇、社保等材料主要來自綜合辦公室；發明創造、科研成果、著作譯著、業務技能證書等資料主要來自其所在的相關業務部門，如應用地質研究所、水文地質調查所、農業地質調查所等。人事檔案資料來源廣泛，多部門報送，增加了人事檔案的收集難度，易造成人事檔案資料收集不完整、不規范等。

1.2 材料有缺失現象

隨著事業單位機構改革的深入以及人事制度改革的實施，自主擇業與自主用人的政策，使人員變動較以往更加頻繁，導致人事檔案資料收集不及時、不完整。在人員流動過程中，個人對人事檔案的重視程度不夠，“檔隨人走”未能得到有效落實，使得“棄檔”“死檔”現象不同程度存在。此外，事業單位人員日常的進修、培訓或在職學歷提升，形成的相關材料應及時交到人事部門，統一存到人事檔案中，但由于對人事檔案重視程度不夠，一些重要資料未及時移交。

1.3 檔案整理不合規

從人事檔案管理現狀來看，在內容整理和形式方面還存在不符合規范的現象。從人事檔案內容來看，主要表現在“三齡兩歷一身份”的填寫不規范，履歷表填寫不完整，個人履歷時間記錄有脫節，“姓名”書寫用多音字或簡化字。從人事檔案材料使用來看，紙張大小不一，表格印制超過裝訂線。從分類來看，人事檔案的材料分類不清晰、不規范，如鑒定材料和考察材料認定不清楚，歸類出現混淆。從排序來看，人事檔案《履歷表》、自傳和思想類材料、考核鑒定類、學歷學位及專業技術職務（職稱）等常以形成時間為序排列，而政審或審核類、黨團類材料、違規違紀處分類則應按材料的內容及材料之間的內在聯系排序，但在實際排序整理時常把以時間或內容聯系排序二者混淆。

1.4 檔案管理較滯后

隨著信息技術的發展及其在檔案管理中的應用，檔案數字化、信息化水平越來越高。但人事檔案管理水平較滯后，主要表現在存量檔案數字化落實不到位，新增檔案電子化未及時跟進。按照《干部人事檔案工作條例》的相關規定，要嚴格規范人事檔案目錄建庫，并做好人事檔案數據存儲、交換和備份等，確保人事檔案“四性”。從實際執行情況來看，由于從事人事檔案工作人員較少，還兼任其他行政性事務，存量人事檔案數字化進展緩慢。從新增檔案電子化來看，由于缺乏相應的計算機信息技術知識，電子人事檔案單軌制落實不到位。

2 人事檔案管理之問題原因透析

2.1 人事檔案重要性認識不足

事業單位人事檔案管理工作在開展過程中之所以頻繁出現各種復雜問題，歸根究底，在于對此項工作的重要性缺乏足夠認識[3]。首先是管理者重視程度不夠。人事檔案管理者沒有把事業單位人事檔案管理工作擺在與業務工作同等重要的位置，認為人事檔案管理工作是一項軟任務，對人事檔案在人力資源配置、人員培養選拔等方面發揮的重要基礎性作用認識不足。甚至還片面地認為只有在人員調動、選拔、任用時才會運用到人事檔案，只注重強調現實性、完整性、真實性和機密性等[4]，人事檔案管理的常規性要求落實不到位。具體從事人事檔案管理人員受傳統思想認識制約和影響，重人事檔案資料輕人事檔案利用，創新意識不強，被動“坐等”服務的思想依然存在，人事檔案在人力資源管理中的作用和價值發揮不明顯。

2.2 人事檔案專業化人才缺乏

受事業單位人員編制數的限制，更多的人財物向業務一線傾斜，從事人事檔案管理人員的數量有限。與日益增長的人事檔案管理數量以及信息化、數字化、智能化要求越來越高的現狀相比，事業單位人事檔案管理專業化人才配備不足。尤其是既精通檔案管理專業知識，又能夠熟練操作計算機設備和智能軟件以及一定的人事業務知識的復合型人才缺乏。此外，與業務部門人員相比，從事人事檔案管理人員日常接受檔案業務培訓的機會較少，檔案工作人員的人事檔案專業知識體系更新緩慢。缺乏檔案管理專業知識和素養，也制約了人事檔案數字化建設進程，影響人事檔案管理質量。人事檔案從業者數量與人事檔案業務工作量之間的不匹配，既影響人事檔案管理工作的開展，也不利于人事檔案在事業單位人力資源管理中的作用發揮。

2.3 人事檔案信息化建設落后

信息化、數字化、智能化是實現事業單位人事檔案管理規范化、高效化的必由之路。《檔案法》《干部人事檔案工作條例》均就檔案信息化、數字化做出了相關規定和要求，也是新時代人事檔案事業發展的趨勢和方向。但從事業單位檔案管理現狀來看，大多數事業單位把信息化建設紛紛提上日程，但信息化建設方面所需的人力、物力和財力投入不足事業單位業務系統、財務系統建設緩慢等。這些系統關乎事業單位業務發展、經濟收入，而人事檔案信息化投入不足，信息化基礎設施落后，無論是前期的資金投入，還是日常的系統升級、信息化維護都與人事檔案信息化發展要求不相適應，直接影響人事檔案管理的現代化水平。人事檔案“增量電子化、存量數字化”落實不到位。缺少相應的安全防護措施，人事檔案信息化管理網絡系統易遭到外部攻擊，威脅著信息安全。

2.4 人事檔案制度化基礎薄弱

人事檔案收集不完整、整理不規范、材料有缺失，其中一項重要因素是缺乏相應的人事檔案管理規章制度以及制度制定后缺少一以貫之的落實。從人事檔案管理業務流程來看，包括人事檔案鑒別、分類、排序、編目、信息加工和裝訂等，每一個環節或步驟都有專門的規定。但從人事檔案管理現狀來看，事業單位人事檔案管理制度主要是一些行政管理方面的制度。例如，人事檔案安全保密制度、借閱歸還制度、人事檔案工作人員守則等，缺少人事檔案業務管理方面的制度。主要執行的依據是《檔案法》《干部人事檔案工作條例》，缺少專門的人事檔案收集、鑒定、利用、檢索等規范制度以及人事檔案信息化、數字化等方面的標準規范。

3 人事檔案管理之問題路徑解析

黨的二十大報告指出“問題是時代的聲音，回答并指導解決問題是理論的根本任務”。新時代，事業單位人事檔案管理要始終堅持問題導向，堅持問題導向和目標實現相結合，不斷推動人事檔案工作高質量發展取得新成效。

3.1 人事材料收集突出“全”

針對事業單位人事檔案資料來源分散的現實情況，要積極組建人事檔案工作領導小組，探索建立干部人事檔案聯絡員制度，暢通材料收集渠道，在重要業務部門選優配強1名兼職聯絡員，充實到人事檔案管理隊伍。建立人事檔案常態化收集機制，從嚴從實做好干部人事檔案材料收集工作，在年度考核、干部任免、工資變動、教育培訓等關鍵時間階段，要確保各個環節的人事檔案材料應收盡收、應歸盡歸。此外，人事檔案管理部門要增強工作的主動性，實時組織其他業務科室兼職資料員進行業務培訓，幫助其掌握人事檔案資料收集的范圍和重點，以及收集的相關要求，明確收集時限，確保檔案材料內容齊全，真實準確。

3.2 信息認定突出“準”

人事檔案資料收集后，人事檔案管理部門要進行形式和內容的審核認定，從嚴做好歸檔人事檔案材料的鑒定鑒別，對信息不準、手續不全的材料，及時更正完善后再歸入檔案。對發現干部檔案材料缺失的，采取點對點下發《干部人事檔案缺失材料登記表》的形式，及時補充。堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，以“三齡兩歷一身份”為重點，嚴格干部檔案任前審核和新進人員檔案審核。針對干部檔案存在信息涂改、重要事項存疑、身份無法確定、個別材料難以界定或事實依據不足等問題，采用實地調查、本人書面說明、補證缺失材料、查閱原始戶籍等方式，充分調查取證，確保人事檔案中所記載的每一項信息準確無誤、真實有效。

3.3 材料整理突出“細”

人事資料收集，并經認定后，要按照相關規定做好人事檔案資料的整理，按照精細化的標準和要求，確保人事檔案整理規范，符合要求。按照《干部人事檔案工作條例》做好人事檔案分類；按照人事檔案材料形成時間、內容以及材料之間的內在聯系做好排序；規范做好每個類別中人事檔案材料類號和頁碼的編寫；人事檔案按照排列順序，逐份逐項編目，使目錄清楚，填寫準確，并將卷內目錄至于卷首，使人事檔案資料形成體系；按照“館藏檔案數字化、新增檔案電子化”的原則，做好人事檔案數字化以及人事檔案電子化，建立相應的人事檔案數據庫。

3.4 檔案管理突出“優”

要從軟件和硬件兩個方面突出做好人事檔案優質化管理。一方面，要加強人事檔案制度，尤其是業務制度的建立，并抓好人事檔案管理制度的貫徹和落實。另一方面，要購買專門的人事檔案管理軟件以及數據庫，將新增人事檔案以及館藏人事檔案信息數字化，并將其導入目錄數據庫，實現數字化管理。此外，還要加強檔案從業者的業務培訓，要把人事檔案管理業務培訓納入年初單位業務培訓規劃，與其他業務培訓同部署、同落實、同考核，不斷提高檔案管理人員的綜合能力和水平。根據事業單位編制現狀及人事檔案管理實際需要，適當增加人事檔案管理人員的數量，招錄具有檔案專業知識背景，掌握一定計算機信息技術、人力資源管理方面知識的復合型人才。硬件方面，要加大人事檔案管理人財物的投入力度，添置必要的計算機、掃描儀、檔案柜等設備，按照“八防”標準和要求，改善人事檔案管理庫房。

3.5 責任處理突出“嚴”

《檔案法》《干部人事檔案工作條例》均明確提出違反法律、條例應承擔相應的責任與后果。人事檔案管理也要進一步明確工作紀律、壓實工作責任，確保人事檔案工作程序化、規范化、標準化，維護人事檔案的真實性、嚴肅性和完整性。組織人員專門學習法律和條例，印發《關于進一步從嚴抓好人事檔案管理工作的通知》，嚴格執行《干部人事檔案工作條例》中針對檔案管理工作薄弱環節提出的“十一嚴禁”紀律要求，劃出人事檔案管理工作底線與紅線，架起“高壓線”，標明人事檔案管理工作不可觸碰的“禁區”“雷區”，對違反人事檔案管理的責任單位和個人要做出嚴肅處理，以嚴的標準、優的作風、實的舉措切實抓好人事檔案管理工作，為單位事業發展、人力資源配置和使用提供高質量的信息支持。

參考文獻

[1]熊沈凡.淺談人事檔案管理的現狀及發展管理策略[J]辦公室業務，2015（14）：76-78.

[2]岑利鋒.淺談企業人事檔案管理[J]晉圖學刊，2009（6）：54-56.

[3]李靜.關于加強單位人事檔案管理工作的思考[J]區域治理，2022（24）：63-66.

[4]黃雅君.人事檔案管理工作中的問題及分析[J]平頂山工學院學報，2004（1）：86-89.

作者簡介：孟秦宇（1991—），大學學歷，陜西省水工環地質調查中心中級職稱，主要從事人事檔案管理研究；李琳（1992—），大學學歷，西安西糧實業有限公司工作，主要從事檔案管理研究。