“多校區”學生學籍檔案管理現狀及對策探析

摘 要：隨著城市化進程的加快，城市中學招生規模持續增長，學校紛紛進行擴招，探索分校、合作辦學等模式，共享優質教學資源，實現優質教育資源的均衡化發展?！岸嘈^”發展模式在滿足學校快速擴招、優質發展的同時，也產生了大量需要永久保存的學籍檔案。本文首先從學籍檔案主要內容、歸檔范圍、管理要求等方面分析了“多校區”學生學籍檔案管理的一般規定以及學籍檔案的現狀和要求，并從學籍檔案來源、內容和管理探討了“多校區”學生學籍檔案管理的特點。最后，提出了“多校區”學生學籍檔案管理的具體對策措施，為切實做好在校學生的學籍檔案的各項管理工作，科學評價教學質量、維護學生切身利益、保障正常教學秩序等發揮著重要的積極作用。

關鍵詞：學籍檔案；檔案管理；多校區

概述

學籍是一個學生屬于某學校的一種法律上的身份或者資格。學籍檔案是對學生進行學籍管理工作中形成的各種具有保存價值的學籍管理類文件材料。2013年，教育部出臺《中小學生學籍管理辦法》，確定學生學籍檔案建立的時間、檔案內容、管理方式等。同年9月1日，我國初步建立小中大學籍的信息管理系統。2016年，福建省發布《福建省中小學生學籍管理辦法》，進一步提出學生學籍要堅持“全省統籌、分級負責、學校實施”的管理體制，通過“全國中小學生學籍信息管理系統”對全省的中小學生學籍進行信息化管理。進一步細化了學生學籍檔案建立及轉接學籍檔案為“學生入學之日起1個月內”。

學籍檔案包括“電子檔案”“紙質檔案”兩類，其中電子檔案納入全國學籍系統管理，紙質檔案由學校學籍管理機構管理。除國家統一規定的六類個人學籍檔案內容外，還包括“新生花名冊、學生增加（減少）情況登記表、畢業生花名冊”等。泉州第一中學為福建省首批“示范性普通高級中學”、義務教育標準化學校等，形成“一校兩區”（即泉州第一中學學府校區、泉州第一中學東海校區）辦學格局，秉承“敦品力學”校訓、“以人為本、個性發展、全面發展”教育理念，先后培養了5萬余名優秀學生。切實做好在校學生的學籍檔案收集整理、歸檔移交、檢索利用等管理工作，對科學評價教學質量、維護學生切身利益、保障正常教學秩序等發揮著重要現實作用。

1 學生學籍檔案管理一般規定

1.1 學籍檔案的主要內容

學籍檔案分為一般性內容和特殊性內容[1]。一般性內容主要是指學籍基礎信息及變動、學籍信息證明材料、綜合素質發展報告、體質健康測試及預防接種信息、獲獎、受資助信息等六大類。特殊性內容主要是指由省級教育行政部門規定的相關信息材料。福建省中學生學籍檔案除了一般性的六大類，還包括“新生花名冊、學生增加（減少）情況登記表、畢業生花名冊”等。

1.2 學籍檔案歸檔范圍

學生學籍檔案歸檔范圍包括學生入學登記表、新生錄取名冊、學籍名冊、學生學籍變動登記表、學生綜合素質評價匯總表、選拔、保送學生名單、登記表、中考或高考成績匯總表、畢業生登記表、畢業生審批名冊、學生畢業（肄業、結業）證書發放名冊、學生學籍檔案轉入、轉出交接清冊（手續）、其他具有保存價值的材料。學籍檔案保存期限為“永久”。

1.3 學籍檔案管理要求

學籍檔案管理采取教育行政主管部門統籌、學校實施的分級負責管理體制，并接受教育行政管理部門、檔案行政管理部門的監督、指導和檢查[2]。學籍檔案收集、整理、歸檔由學校學籍管理部門具體負責，并在教學年度結束后3個月內，整理完畢，與電子學籍檔案一并移交學校檔案室歸檔。學校在學生畢業滿10年后將學籍檔案由學校所在教育行政主管部門向檔案館移交。要定期做好學籍檔案清點，執行嚴格的學籍檔案借閱制度，嚴防學籍檔案信息外泄、濫用，確保實體安全和信息安全。

2 “多校區”學生學籍檔案管理現狀及要求

2.1 學籍檔案資料的分散性

《福建省中小學生學籍管理辦法》規定，“學校是學生學籍管理的責任主體”?！岸嘈^”辦學給學籍檔案管理帶來最大的現實影響，學生分散于不同校區，容易導致“一生一檔”的學籍檔案資料分散于不同校區。例如，泉州市第一中學學府校區位于泉州市區梅石路學府街，占地面積為72.1畝；2015年建成并投入使用的東海校區占地約123畝。學?，F有教職工400余名，分別設有高中部、初中部，校區之間間隔有一段的距離，且不同校區的初中、高中生源差異較大，分散于不同校區，由各個校區負責具體的建檔、收集和整理，學籍檔案資料的分散性增加了檔案資料管理的難度。

2.2 學籍檔案收集的長期性

根據《中小學生學籍管理辦法》《福建省中小學生學籍管理辦法》的有關規定，學籍經歷學籍建立、學籍變動，在此過程中，學籍檔案收集也經歷了起始、積累和完善階段。例如，《福建省中小學生學籍管理辦法》規定，中學生初次辦理入學注冊手續后，就應建立學籍檔案。“為學生建立或轉接學籍檔案?！薄皯攺膶W生入學之日起1個月內?！睂W籍檔案建立之初主要是采集學籍的基礎信息及證明材料，到后期的積累階段，主要是指學生在各個學期的學業考試信息、獲獎信息以及受資助信息，等等。這個階段的檔案資料主要是對學生學制期間全面反映學生德、智、體、美、勞等信息。此外，還包括完善階段的檔案資料。主要包括升學、休學等特殊階段的學籍檔案收集整理工作。因此，“多校區”學生學籍檔案收集貫穿學生入學到畢業的全過程，收集的時效性要求高，增加了學生學籍檔案收集難度。

2.3 學籍檔案管理的嚴肅性

“多校區”學籍檔案也要嚴格執行《福建省中小學生學籍管理辦法》等相關規定，學生的學籍檔案要嚴格通過“全國中小學生學籍信息管理系統”進行信息化管理。要同步做好電子學籍檔案和紙質學籍檔案的管理，其中電子學籍檔案納入全國學籍系統管理，紙質學籍檔案則由學校學籍管理機構管理。并且明確提出學籍檔案信息發生變化或者修改學籍基礎信息的，應憑借相關證明資料向學校提出申請，學校方可變更學籍檔案，還需要經主管教育行政部門的核準[3]。而且明確要求學校應為學籍檔案管理提供專用電腦、打印機、掃描儀等設備，校長是學籍檔案管理的第一責任人，學校學籍檔案管理人員是直接責任人。發生違反學籍檔案管理規定的行為，視情節及后果分別給予不同的處理處分。

2.4 學籍檔案管理的專業性

“多校區”學籍檔案管理要嚴格遵守《檔案法》《檔案法實施條例》《福建省中小學生學籍管理辦法》等規定，明確提出要推動學籍檔案信息化建設，并將信息化建設納入學籍檔案管理整體規劃。同時提出電子學籍檔案應做到“來源可靠、程序規范、要素合規”，要確保電子學籍檔案的“四性”要求?！岸嘈^”學籍檔案管理是一項專業性極強的工作，既要依托“全國中小學生學籍信息管理系統”的統一學籍信息采集、錄入和管理，也要嚴格按照《檔案法》《實施條例》以及《電子檔案移交與接收辦法》《檔案分類標引規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等法律法規，國家檔案標準和規范等。因此，學籍檔案管理是一項專業性很強的工作。

3 “多校區”學生學籍檔案管理特點

3.1 學籍檔案來源的分散性與綜合性

根據《福建省中小學生學籍管理辦法》的相關規定，學籍檔案直接來源于學生初次入學1個月內注冊采集的學籍信息以及轉接學籍檔案。因此，學籍檔案來源于學生管理、教學業務活動過程中產生的[4]。因此，從來源來看，“多校區”學籍檔案來源涉及部門更多、范圍更廣，既有上級教育行政主管部門下發的指導性文件，也有各個校區在學生入學注冊、管理過程中形成的錄取名冊、注冊表，還包括學生業務考試成績、表彰獎勵等等。來源于教務處、辦公室、年級班組等。將來源分散于不同部門的學籍檔案，還需要按照學籍檔案管理的特點和規律，進行綜合整理，形成具有系統性的學籍檔案管理體系。

3.2 學籍檔案內容的原始性與真實性

學籍檔案是學生基礎信息和日常在校綜合表現的原始記錄。根據《福建省中小學生學籍管理辦法》，學生學籍號作為學生學籍信息的核心要素，基于學生身份證號生成，采取“一人一號”“終身不變”，中學生學籍輔號由11位數編列，且必須連續，不得出現斷碼。而且還明確了學籍信息更改的程序和要求。如此種種的規定，都使得學籍檔案信息可靠性和真實性強、準確度高。此外，學籍檔案直接來源于學生基礎信息采集以及日常教育教學成果?？梢姡岸嘈^”學生學籍檔案內容上具有原始性與真實性。

3.3 學籍檔案管理的一般性與特殊性

學籍檔案作為檔案的重要組成部分，其歸檔、查詢、整理、編目以及檔案數字化都需要遵循檔案管理的一般性規定，但隨著《檔案法》《實施條例》的修訂和實施以及《福建省中小學生學籍管理辦法》出臺，學籍檔案管理也做出新的要求。例如，學籍信息應通過“全國學籍系統申請學籍號”、學生學籍檔案主要包括的6個方面內容，學籍檔案的永久保存以及“一人一籍，籍隨人走”等，這些特殊性規定對學籍檔案管理提出了新的要求，需要檔案管理部門及人員要加強學習，全面掌握，并落實到具體的學生學籍檔案管理實際中。

4 “多校區”學生學籍檔案管理措施

4.1 強化學籍檔案管理思想認同

“多校區”學生學籍檔案管理面臨各個校區在人財物等檔案管理方面的差異，形勢更加復雜多樣。因此，要加強學籍檔案工作的宣傳培訓，進一步強化思想認同，構建“多校區”統一的思想認識。為此，首先是要成立學生學籍檔案管理工作領導小組，要統一思想認識、管理內容和具體要求[5]。其次是要始終堅持以學生為本，聚焦學生學籍檔案管理的內容，優化學籍檔案服務職能，認真貫徹《檔案法》《實施條例》的最新規定和要求，依托“互聯網+”，加快推進學生學籍檔案信息化建設。再次是加大學籍檔案工作的支持力度，根據學生學籍檔案管理的任務和現實要求，從人、財、物等加大支持力度，將學生學籍檔案納入統一管理范疇。

4.2 整合學籍檔案管理資源內容

根據學生學籍檔案收集、歸檔的范圍，做好各個校區的學生學籍檔案資源的收集、歸檔和整合，建立健全統一規范的學生學籍檔案收集管理制度，將各個校區的學生學籍檔案收集的標準和要求統一起來。統一各個校區學生學籍檔案收集歸檔的范圍、時間及要求，如“在校期間的獲獎信息”，進一步明確細化“獲獎信息”歸檔范疇的等級、時間等規定。此外，還要明確各個校區的學生學籍檔案管理部門及責任人，按照《中小學生學籍管理辦法》《福建省中小學生學籍管理辦法》的具體規定，整合每個校區的學生學籍檔案資料，由專門的檔案管理部門負責統一收集和管理。

4.3 統一學籍檔案管理標準要求

“多校區”是學校擴展的需要，但多校區的學生學籍檔案管理標準要求應保持一致性。組織每個校區從事學生學籍檔案管理人員業務培訓，熟練掌握學生學籍檔案管理流程，明確學生學籍檔案管理的要點、內容。以“全國學籍系統”為基礎，做好學生學籍注冊、學籍變動的全面管理。學校教務部門、檔案管理部門要牽頭制定統一的學籍檔案管理標準規范，明確學生學籍檔案管理的原則方法、管理的流程內容等，不斷提升各個校區學生學籍檔案信息化管理水平，按照“增量數字化、存量電子化”原則，持續推進“多校區”學生學籍檔案管理信息化水平。

4.4 夯實學籍檔案管理保障體系

要從人財物等方面持續夯實“多校區”學生學籍檔案管理綜合保障體系。首先是重視學生學籍檔案管理人才隊伍建設。根據“多校區”學生的規模以及學生學籍檔案管理的現實需要，適當增加學籍檔案管理人員數量。通過人才社會招聘、特殊人才引進綠色通道等方式，加大學生學籍檔案管理人員引進力度。根據“多校區”學生學籍檔案管理規模，優化人才配置。必要時，采取“專職檔案員+兼職資料員”的模式，壯大學生學籍檔案管理力量。其次是加大學生學籍檔案管理經費保障力度[6]。將學生學籍檔案管理所需經費納入學校經費預算之中，實行?？顚Ｓ茫_保檔案管理有充裕的經費做保障。最后是加強學生學籍檔案管理物質保障。根據學生學籍檔案管理的現實要求，添置必要的計算機、掃描儀、檔案管理軟件，按照“八防”的標準和要求，配備檔案室，改善學生學籍檔案管理的基礎條件。

結語

學生學籍檔案是學生德智體美勞的全面反映，也是評價教學質量、維護學生切身利益、保障正常教學秩序的重要憑據。隨著辦學規模的不斷增加，要針對多校區學籍檔案管理的現實特點和規律，高度重視學生學籍檔案管理工作，凝聚思想共識，規范管理制度，統一標準要求，夯實保障體系，持續推進學生學籍檔案管理提質增效，為校區教育教學和高效管理提供有力支持。

參考文獻

[1]陳惠瓊.基于智慧校園視角的學籍檔案信息化管理創新思考[J]文化創新比較研究，2023（30）：119-122.

[2]秦雪慧.加強學籍檔案管理，搞好高招綜合治理[J]蘭臺內外，2023（14）：34-36.

[3]褚海燕，賈樹行.淺談學籍檔案的特點、作用及管理途徑[J]科技創新與應用，2013（11）：284-284.

[4]梁芳.淺析如何提高中學學籍檔案管理工作水平[J]辦公室業務，2016（17）：79-79，81.

[5]淺王婷婷，田海燕.談普通高中學生學籍檔案信息化管理[J]辦公室業務，2018（6）：101.

[6]繆芳.中學學籍檔案管理信息化建設[J]經濟研究導刊，2019（32）：168-169.

作者簡介：陳桂菊（1982.11—）大學學歷，福建省泉州第一中學館員，從事學生檔案管理研究。