《實施條例》實施背景下人事檔案精細化管理研究

摘 要：《中華人民共和國檔案法實施條例》從2024年3月1日起正式實施。《實施條例》的實施使人事檔案管理面臨著諸多新變化，提出了新要求。本文以《實施條例》的實施為研究背景，結合醫院人事檔案管理實際，深入分析了《實施條例》的實施對醫院人事檔案管理的責任落實、管理要求、價值實現和安全建設提出的具體要求，在此基礎上，圍繞精細化管理理念，從專、全、細、嚴四個方面提出人事檔案精細化管理、落實《實施條例》的具體措施，對提升醫院人事管理科學性、增強績效考核客觀性、增強人崗匹配精準度、發揮人事檔案管理價值功能具有積極的現實意義。

關鍵詞：人事檔案；精細化管理；《實施條例》

概述

人事檔案是基層醫療機構科學配置醫療人力資源、加強醫療人才隊伍建設、管理的重要依據，在人才培養、選拔、晉升及薪酬待遇等方面發揮著重要作用。《實施條例》于2024年3月1日起正式施行。這是繼2021年新修訂《檔案法》之后，檔案管理領域出臺的又一個重要法規，其中賦予電子檔案與傳統載體檔案同等效力，詳細規定檔案信息化建設的具體要求。這是為新時代檔案事業發展作出許多新的制度性安排，也為人事檔案創新發展提供有力法治保障。精細化管理起源于企業管理，與公立醫院管理和現代化管理理念一致。公立醫院屬于公益性衛生事業單位，人員成份結構多樣，通過人事檔案精細化管理，拓寬醫療人才隊伍培育路徑，優化醫療人才資源配置，激發基層醫療人員積極性，助力公立醫院管理邁上科學高效的發展之路。

1 人事檔案精細化管理的現實意義

《干部人事檔案工作條例》明確指出，“干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據”。基于公立醫院人事檔案內容的復雜性、管理結果的重要性等，要求其落實“精細化管理”理念，實現公立醫院人事檔案規范、高效管理[1-2]。因此，做好人事檔案精細化管理具有積極的現實意義。

1.1 提升人事管理的科學性

人事檔案是人事管理的全面反映，也是人事管理工作實踐的產物，來源并最終服務于醫院的組織人事工作。根據《干部人事檔案工作條例》規定，人事檔案包括履歷類、思想類、考核鑒定類、學歷學位及專業技術職務類等10項資料，做好人事檔案資料收集，通過人事檔案信息分析，能夠幫助組織人事部門全面掌握醫護人員以及醫療機構行政管理人員的專業能力、學業水平、思想動態、醫德醫技醫風醫貌、社會關系、性格愛好等。通過這些信息的綜合分析，為人力資源量化管理、科學管理夯實基礎，能夠全方位、立體地反映醫護人員的工作能力與精神面貌，并根據其一貫表現、業務能力、業務實績、工作年限等情況，為組織人事部門做出當事人的崗位調整、職級晉升、表彰獎勵、職稱評定等決定，提供科學依據。在醫療機構樹立“以實績用干部”“能者上、平者讓、庸者下”的鮮明用人導向，體現人事管理的公平性，提升整個人事管理科學性。

1.2 增強績效考核的客觀性

2023年下半年的醫療衛生體制改革中數次提及“薪酬制度改革”。人事檔案中包含歷年年度考核、專項工作考核結果，工作鑒定情況以及專業技術職務（職稱）資格和評審資料、科研成果獲獎、著作譯著資料以及工資待遇審批類、職級套改類資料、管理崗位等級晉升資料等內容。通過這些反映醫護及行政管理人員工齡、職級、實績的檔案資料的分析，為其績效考核工作實現全面量化打下扎實基礎，使薪酬考核結果公正、客觀、準確，充分地體現了考核的公正性和客觀性。此外，通過人事檔案信息分析，可分門別類地采取多元化的激勵手段，了解員工事業發展的不同階段及個性化需求，采取物質獎勵與精神激勵相結合，提升績效考核的客觀性。

1.3 提高人崗匹配的精準度

隨著社會分工越來越細，醫療行業崗位、職能也呈現出越來越精細化的發展趨勢，這就要求從業者的專業知識、業務能力與其崗位需求相匹配，做到人崗相適、人崗相宜，最大程度地發揮其能力和水平。近年來，人事檔案管理的數字化、信息化水平越來越高，通過人事檔案信息分析，能夠全面掌握人員的綜合素能，為組織部門人崗調配提供決策參考[3]。例如，結合醫院技術及行政管理崗位工作內容與職責差異，根據各崗位人才能力需求模型，從工作崗位業務需求與個人能力、性格特點等分析，挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的人員，實現精準匹配，最大程度地發揮個人潛力。此外，在獲取醫院新進人員簡歷信息等基本人事檔案基礎上，為其崗位分配提供精準指導。

2 《實施條例》實施背景下人事檔案精細化管理的新要求

2024年3月1日正式施行的《實施條例》較之前的《檔案法實施辦法》有了較大幅度的修改，是適應新時代黨領導檔案工作的生動體現，強化檔案工作責任制，突出檔案管理信息化建設，體現以人民為中心的發展思想，也對人事檔案信息安全做出更高要求[4-5]。

2.1 人事檔案責任落實更細

《檔案法》《實施條例》進一步明確了檔案管理工作的各級責任。《實施條例》第四條規定縣級以上政府應把檔案工作所需經費納入本級預算。還規定了，檔案工作的主體責任由機關、企事業單位直接負責，還進一步明確要求其建立檔案機關或確定檔案工作人員，并履行本單位的檔案管理職責，包括向檔案主管部門移交相關檔案。檔案主管部門在其職責范圍內對檔案工作給予指導。《實施條例》第十八條進一步要求機關、企事業單位或組織“應當建立檔案工作責任制”，還進一步要求落實檔案工作的“領導責任”“管理責任”“執行責任”，并要求主要負責人為檔案完整與完全的第一責任人。這些具體規定對新時期人事檔案管理責任制的要求和落實提出了更細的要求，要求醫療機構強化人事檔案管理，確定具體從事人事檔案管理部門或人員，明確分管人事檔案工作的領導及具體職責以及檔案管理部門及人員的管理責任內容。

2.2 人事檔案管理要求更高

主要表現在人事檔案信息化管理的具體規定和要求。近年來，隨著信息技術的發展以及人事檔案管理的現實需要，《條例》明確規定檔案信息化建設的內容及要求。如“電子檔案的全過程管理”“推進電子檔案信息系統建設”“要求電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規”等，還規定“電子檔案與傳統載體檔案效力相同”，同時還對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性做出強制性規定。這些規定和要求，也對新時代醫院人事檔案管理提出了更高要求。以信息化為例，要加快推進醫院人事檔案信息系統建設，把人事檔案信息化建設納入醫院整體信息化建設規劃，并與人事管理系統軟件銜接，實現全過程管理。要做好人事檔案安全管理工作，采取具體的管理措施和技術，確保電子人事檔案真實性、完整性、可用性、安全性，做好數據信息備份等安全管理，同時，要推進人事檔案管理與醫院人事部門之間信息共享，發揮人事檔案應有的價值和功能。

2.3 人事檔案價值體現更實

《實施條例》通篇體現了“以人民為中心的發展思想”。其中“檔案的利用和公布”明確規定了檔案形成單位會同檔案館建立檔案開放審核協同機制，共同做好檔案開放審核工作，滿足公眾檔案信息需求。未移交進館的檔案開放由檔案形成單位負責。此外，《實施條例》還明確規定其他機關或企事業單位、公民在經檔案形成單位同意，可以利用其檔案。而且，還明確規定了五種檔案公開方式。同時，《實施條例》還專門規定國家鼓勵和支持向社會開放檔案，促進檔案資源社會共享。人事檔案作為醫療機構在人力資源管理過程中形成的具有保存價值的檔案資料，在醫院人事管理、人才資源配置、薪酬制度改革等方面發揮著重要作用[6]。因此，作為人事檔案管理部門應積極落實《實施條例》的相關規定和要求，加大檔案開放的審核力度，拓寬檔案開放渠道，為人事檔案查詢、檢索、利用提供便利，把“以人民為中心的發展思想”落到人事檔案管理的具體環節與過程之中。

2.4 人事檔案安全建設更牢

安全是工作必須堅守的底線與紅線，也是落實總體國家安全觀的需要。《實施條例》通篇貫徹著“安全”思想和理念。如檔案開放審核、檔案異地備份、檔案“安全性”檢測、違反檔案規定應承擔的法律責任等方面，從制度、風險、應急、庫房、設施設備等方面細化了檔案安全管理內容和要求。這些檔案管理方面的安全規定和要求也對新時代人事檔案管理安全提出更高要求，使安全管理根基更牢。明確提出主要負責人承擔人事檔案完整與安全第一責任人職責，要制定針對人事檔案安全風險管控具體措施，編制相應的安全管理應急預案，提高應對突發事件的能力和水平。同時，要確保電子人事檔案滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”等要求，人事檔案數字化要做好真實性、完整性、可用性、安全性檢測，并為長期安全保存營造良好安全環境和條件。

3 《實施條例》實施背景下人事檔案精細化管理路徑

新時代醫院人事檔案管理必須要認真貫徹落實《檔案法》《實施條例》，以精細化管理理念和要求為根本遵循，把精細化理念貫穿于人事檔案管理、落實《實施條例》的全過程與各環節[7]。要從隊伍的專業性、資料的完整性、整理的細致性和要求的嚴格性等方面，持續推動醫院人事檔案高質量發展。

3.1 規范管理，材料收集求“全”

嚴格按照《干部人事檔案工作條例》的相關規定和要求，持續做好人事檔案資料的收集，重點圍繞干部履歷類、思想類、學歷學位、職稱等10個方面做好資料的規范收集。要注重人事檔案資料收集程序的規范化、收集方法的多樣性。一方面，要嚴格按照醫院人事檔案管理程序以及人事檔案管理制度，做好體現干部人事方面普遍檔案的收集，如鑒定類、考核類、黨團類、任免類材料。此外，要注重人事檔案資料收集的方式方法，采取經常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合、紙質收集與電子收集相結合，通過上門收集、發放通知單、電話索要等形式向人事檔案形成部門及時做好收集，防止缺漏。此外，還要做好特殊性人事檔案資料的收集，如職級晉升、學術成果、表彰處分類等，要做到逐一收集，確保應收盡收、應歸檔盡歸檔。

3.2 堅持標準，審核整理求“細”

嚴格落實“三必審”機制，重點要做好干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”的審核。把醫院干部人事檔案審核整理作為一項重要工作落實落細，作為醫院人才隊伍建設和培養的重要基礎，始終要做到“凡進必審”“凡提必審”“凡轉必審”的工作要求，對人事檔案要做到逐頁逐項進行信息審核。要做好醫院人事檔案規范化整理，按照檔案管理的規范和標準，堅持“增量電子化、存量數字化”原則，扎實做好人事檔案數字化工作，對人事檔案中所填寫信息、檔案記載情況與干部基本信息要同步審核，對不一致的信息重點核對，發現問題，及時核查，對不實或不完整的人事檔案材料及時處理或補齊，力求質量。此外，要確保人才隊伍管理系統與人事檔案信息管理系統“無縫對接”，做好及時數據信息整理、歸檔、掛接，不斷提升人事檔案信息化水平。

3.3 建章立制，檔案管理求“嚴”

要把人事檔案管理制度作為精細化管理的重要保障，不斷提到人事檔案管理現代化、信息化水平。除了堅持“三必審”和任前檔案審核外，還要針對《實施條例》中有關檔案管理責任落實、查詢利用要求以及安全管理等相關規定，進一步細化作為人事檔案形成單位——醫院的各項規章制度，如《XXX醫院人事檔案查（借）閱制度》《XXX醫院人事檔案收集補充制度》《XXX醫院人事鑒別整理制度》《XXX醫院人事檔案轉遞制度》《XXX醫院人事檔案管理保密實施辦法》等管理制度。堅持“三不查”（無介紹信不準查、非正式黨員不準查、未經批準不準查）、“三不借”（未經批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借）、“三不轉”（個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接受單位不明不轉）等原則，切實把牢人事檔案管理的安全防線。

3.4 培優提能，隊伍建設求“專”

《實施條例》的落實需要一支高素質的檔案管理隊伍，要始終圍繞“又紅又專”的標準和要求，持續抓好人事檔案管理人員思想政治、職業道德和責任意識等教育，不斷提升檔案人員的綜合素能。一方面，采取跟班學習、以老帶新、以會代訓、以學促干等多形式多舉措。重點要加強人事檔案管理人員學習《干部人事檔案工作條例》《檔案法》《實施條例》的業務知識和法規知識的學習。另一方面，要加強專業人員引進。根據醫院人員編制等實際，適時引進掌握檔案學、人事檔案等專業知識的復合型人才，充實到一線人事檔案管理工作崗位，不斷增強人事檔案管理專業化水平。此外，還要圍繞精細化管理需要，加強人事檔案安全保密教育，提升做好人事檔案管理工作的責任感、使命感和榮譽感，打造一支政治、業務素質過硬的人事檔案管理隊伍。

結語

《實施條例》正式實施，為新時代醫院人事檔案管理提供了根本遵循和行動指南。醫院人事檔案管理要以精細化管理理念為引領，把《實施條例》貫徹落實到人事檔案收集、整理全過程以及制度建設和人才培養的各方面，不斷提升新時代醫院人事檔案管理現代化水平。

參考文獻

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[2]鄧李燕.流程再造理論視角下醫院人事檔案精細化管理策略[J]知識經濟，2024（3）：164-166.

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[6]宗靜娟.醫院人事檔案精細化管理分析[J]蘭臺內外，2019（10）：44-45.

[7]謝奕青.醫院人事檔案精細化管理措施探究[J]辦公室業務，2020（4）：172-173.

作者簡介：李志武（1974.6—），大專學歷，山東省萊州市郭家店中心衛生院館員，主要從事醫院檔案管理研究。