疾控體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設

摘 要：疾控體系的健全與高效運轉對于社會公共衛生和應急管理至關重要。在這一體系中，檔案管理的規范化與標準化建設扮演著不可或缺的角色。它不僅是記錄和保存重要信息的關鍵手段，還是確保數據完整性、可追溯性和可持續性的重要保障。本文將探討疾控體系中檔案管理的規范化與標準化建設，深入剖析其在促進科學決策、應對突發事件和提升工作效能中的關鍵作用，以期為這一領域的發展提供有益的參考和指導。

關鍵詞：疾控體系；檔案；問題；對策；現實意義

概述

疾病控制與預防是保障公眾健康和社會穩定的重要組成部分。在建設疾病控制體系的過程中，疾病預防控制中心扮演著關鍵角色，其檔案管理的規范化與標準化建設更是不可或缺的一環。疾病預防控制中心的檔案管理不僅僅是記錄與存儲信息，還是確保數據安全、準確性和可追溯性的重要手段。因此，有必要從理論層面探討疾控體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設，助力疾病控制體系的持續完善和發展。

1 疾控體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設的現實意義

1.1 有助于疾控中心制定正確的決策，有效應對突發性事件

疾病控制中心作為關鍵的公共衛生機構，其在日常工作中產生大量的檔案信息。這些檔案資源對于疾控中心制定正確決策至關重要[1]。首先，完整和準確的數據是疾控中心正確決策的基礎。通過收集、整理和分析這些檔案信息，疾控中心能夠獲得對疾病傳播、流行病學趨勢和特定疾病的詳盡了解。這種了解有助于及時識別并應對潛在的公共衛生風險，有利于預防疾病的爆發和傳播。其次，這些檔案資源承載著豐富的信息，能夠幫助疾控中心進行深入的數據挖掘和分析。通過技術手段和科學方法，疾控中心能夠從海量的檔案信息中提取出更有價值的數據，洞察疾病的模式、風險因素及其變化趨勢。這種信息的深入挖掘能夠為疾控中心提供更全面、精確的決策支持，幫助其制定更為有效的應對策略。再次，基于這些檔案資源的分析和研究，疾控中心可以更科學地評估疾病控制政策和干預措施的效果。通過對過去事件的回顧性分析以及對當前數據的監測，疾控中心能夠評估已采取措施的成效，并及時調整和優化相應的應對策略[2]。最后，準確的檔案資源可以幫助避免疾控中心因信息不足或錯誤導致的決策失誤，從而降低公共衛生事件的發生概率。

1.2 提升檔案管理質量，強化各部門之間的協同合作

疾病控制中心內部各部門之間的工作交叉與緊密聯系，對于確保整個體系的高效運轉至關重要。因此，檔案管理的規范化與標準化建設是提高疾控中心工作效能的關鍵一環。首先，疾控中心檔案資源的規范化與標準化建設為各部門提供統一的檔案管理規范和標準操作流程[3]。使得部門之間的信息交換更加順暢和高效，避免因工作流程不一致而導致的信息傳輸障礙。其次，規范化與標準化的檔案管理建設提升數據的可靠性和一致性。通過統一的數據標準和規范，疾控中心能夠更準確地收集、存儲和管理信息，降低數據錯誤和混亂的可能性，確保信息的可信度和穩定性。再次，這種規范化建設提高檔案信息的可訪問性和共享性。各部門能夠更便捷地獲取所需信息，并在必要時與其他部門共享數據，促進信息資源的充分利用和共同開發。最后，規范化與標準化的檔案管理有助于提升疾控中心整體的工作效率[4]。工作流程更加順暢和透明，部門之間的協作更加緊密，避免信息孤島和工作重復，使得疾控中心能夠更快速、更有效地響應突發事件和制定相關政策。

2 疾控體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設中常見的問題

2.1 信息化管理意識不足

部分疾控中心或工作人員對信息化管理的重要性認識不足，未能意識到信息化對檔案管理效率和質量的提升，導致對信息化工具和技術的應用不積極。一方面，某些疾控中心的技術設備水平滯后，未配備先進的信息化管理系統和設備，導致無法有效地進行檔案數字化、存儲和管理[5]。另一方面，缺乏信息安全意識和相應的保護機制，可能面臨檔案信息被泄露、篡改或丟失的風險，尤其是在傳統檔案管理模式轉向數字化的過程中。

2.2 數字化轉型滯后

由于對數字化轉型的投入不足或計劃執行不力，導致數字化轉型進度緩慢，無法及時實現檔案信息的數字化和信息化管理，典型表現在大數據、云計算技術應用能力不足。在數字化轉型中，可能存在不同系統數據難以整合的問題，造成信息孤島，影響了檔案信息的統一管理和利用。還有部分單位檔案管理系統功能單一，無法對檔案資源進行系統性整合、查詢與開發利用，難以適應時代發展的新趨勢。

2.3 檔案管理體系不完善

不規范的檔案管理制度可能導致檔案管理流程不清晰，工作人員對于檔案歸檔、存儲、檢索等環節缺乏統一的操作標準，影響工作效率和信息準確性。之所以出現這種問題，主要是制度更新滯后，修訂不及時，未能跟上業務變化和法規更新的步伐，導致檔案管理制度與實際工作脫節，無法有效應對新情況和新要求[6]。除此之外，不規范的檔案管理制度可能導致工作責任不明確，缺乏明確的責任界定和工作流程，增加了工作中的不確定性，可能導致責任推諉和工作效率下降。

2.4 忽視人才隊伍建設

首先，缺乏檔案管理崗位準入機制。缺乏檔案管理崗位的準入機制可能導致工作人員的素質和能力參差不齊，缺乏專業背景和技能的人員可能從事檔案管理工作，影響檔案管理的質量和效率。其次，忽視檔案隊伍成長的土壤。缺乏關于檔案管理的培訓、繼續教育和發展計劃，使得檔案管理人員難以提升技能水平和專業知識，進而影響檔案管理工作的質量和創新。最后，忽視人才交流學習和激勵。缺乏有效的人才交流和學習機制，檔案管理人員缺少相互溝通、交流經驗的平臺，導致工作中難以積極創新和提升工作效率。同時，缺乏有效的激勵機制使得人員缺乏動力和積極性。

3 疾控體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設的對策

3.1 立信息化管理意識，加大檔案管理的資金投入

疾病控制中心的檔案管理在當今社會中顯得尤為重要，而隨著信息技術的不斷發展，信息化已成為提升檔案管理效能的必然選擇。為此，疾病控制中心需要采取一系列措施來加大資金投入、完善硬件設備及安全環境，從而提升信息化水平。首先，對于信息化管理的推進，疾病控制中心必須充分認識到信息化與硬件設施、環境之間的緊密關系。因此，加大資金投入是非常必要的。適應檔案信息化管理的要求，配備先進的硬件設備和設施是保證信息化發展的基礎。投入資金用于引進先進設備、更新硬件設施以及構建更安全、穩定的網絡環境，這將為信息化提供堅實的基礎支持。其次，疾病控制中心需要增強對信息化管理的資金投入，以提升信息化水平。這涉及到為新設備、引進專業人才和采用現代技術提供足夠的經費支持。這些投入不僅使得檔案信息化管理更為順利，也是為了更好地適應信息化的發展趨勢和新要求以及提升整體的信息化水平。最后，隨著檔案信息化管理的不斷發展，疾病控制中心需要加強對安全防護的重視。

3.2 提升檔案安全意識，強化檔案信息安全管理機制

檔案資料作為重要的公共資源，其私密性和使用價值較高。因此，保障檔案信息的安全存儲和使用顯得尤為重要。要預留資金加強系統的安全防護能力，防止檔案信息化系統、平臺等出現安全風險，確保疾病控制中心的各項檔案資料能安全存儲于系統內，避免檔案丟失或信息被泄露的風險。一方面，使用安全技術手段，采用多種技術手段提高系統的安全性，如防火墻技術、入侵檢測系統（IDS/IPS）、加密技術等，有效防范惡意攻擊和未經授權的訪問。設立嚴格的安全措施和備份策略，確保云平臺檔案數據的安全性和穩定性。這包括加密技術、權限管理、定期備份等，以應對可能的數據被泄露、丟失或損壞等風險。建立嚴格的訪問權限控制機制，限制用戶對檔案的訪問權限，確保只有授權人員能夠獲取敏感信息。另一方面，制定緊急響應計劃，以應對突發的安全事件或數據被泄露，保障檔案信息的安全性和機密性。對系統進行持續監控和漏洞掃描，做好安全管理。

3.3 加快檔案數字化轉型，適應數字化時代發展趨勢

隨著互聯網時代的來臨，大數據、人工智能和云計算等技術的迅速發展，疾病控制中心面臨著檔案管理的數字化轉型。檔案資料的多樣來源和大數量，傳統的存儲方式已不再適用，因而引進大數據、人工智能和云計算等技術成為一種重要選擇。構建云平臺存儲檔案可以極大地提高存儲容量，方便后續檢索、操作，從而保障檔案資料的完整性和準確性。為深化疾控中心的檔案數字化建設，一是要引入云計算技術。選擇適合疾控中心需求的云計算服務提供商，建立安全可靠的云平臺。這個平臺應具備強大的存儲能力、高效的檢索功能以及安全保障機制，保證檔案數據的完整性和安全性。檔案管理人員可以將現有的檔案數據有序遷移至云平臺，并確保遷移過程中數據的完整性和準確性。在數據整合過程中，注意對不同來源的數據進行統一格式、標準化處理，以便于日后的檢索和分析。二是要引入大數據技術。要進一步加強數據的收集工作，包括來自公共衛生部門、醫院、實驗室、疫苗接種點等各個環節的數據。整合不同來源的數據，建立統一的數據標準和格式，以便于后續的分析和利用。構建完善的數據倉庫和管理系統，實現對大量檔案數據的存儲、管理和訪問。檔案管理人員要強調數據質量的重要性，采取措施確保數據的準確性、完整性和一致性。包括數據清洗、去重、標準化處理等，以保證數據分析的可靠性和有效性。在實踐中，為了更好地利用檔案資源，檔案管理人員可以運用先進的數據分析工具和技術，對檔案大數據進行深入挖掘和分析。利用數據挖掘、機器學習等方法，發現潛在的關聯、規律和趨勢，為疾控決策提供科學依據。三是要加快建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統。首先，疾控中心需要深入了解電子檔案的特點，包括數字編碼方式、格式要求等。清楚了解這些信息有助于構建適應性強、兼容性好的信息化采集系統。在系統中建立檔案數據庫，實現檔案信息的集中管理和存儲。這有助于保障檔案數據的完整性和可追溯性，方便管理和檢索。其次，要確保電子采集系統具備多種功能，可以實現疾控中心工作時檔案類型和數據的同步更新。及時更新系統，保證檔案信息的準確性和及時性。為此，可以引進現代化采集技術，提升系統的采集效率和準確性。這包括自動化數據采集、OCR（光學字符識別）等技術的應用，以減輕人工操作壓力并提高數據的準確性。最后，要對系統進行持續監管和優化，定期進行系統性能評估，發現問題及時解決，并對系統功能和性能進行不斷改進，以適應疾控中心工作需求和技術發展。

3.4 建立健全疾控中心檔案管理體系，提升標準化、規范化管理水平

一是要修訂更新管理制度。要根據最新的檔案法規文件、標準等，對現有管理制度進行修訂和更新。通過綜合各項規范性法規和最佳實踐，建立和完善疾控中心檔案管理的制度框架，確立標準操作流程和規范要求。結合改革后專業部門調整和工作變化，重新調整和擴充專業檔案管理機制。設立專門的檔案管理部門或崗位，明確責任和職能，提升檔案管理的專業化水平。及時梳理機構改革后的職能變化和新增檔案材料，制定檔案管理的應對措施。編寫本單位檔案管理的作業指導書，對歸檔整理方法、范圍和時限等方面進行統一規范和要求。二是要加快流程標準化和規范化。疾控中心要設計和建立標準的檔案管理流程，確保每個環節都有明確的操作指引和規范。包括檔案歸檔、整理、檢索、銷毀等各個環節的規范化要求，以確保檔案的有序管理和使用。

3.5 打造高素質檔案管理隊伍，緩解檔案人才稀缺難題

一是要加快建立檔案管理崗位準入機制。設立專業技術職務評聘標準，按照標準嚴格評定和招聘檔案管理崗位人員。二是要培育檔案隊伍成長的土壤。注重檔案崗位人員的理論學習和實踐提升，通過加強檔案崗位的繼續教育工作，提供各類理論學習和實踐機會，促進檔案管理人員專業知識和技能的持續提升。三是要構建全方位學習機制。加強其他崗位管理和技術人員的檔案業務培訓，通過內部培訓、外部研修等方式，促進整體團隊對檔案管理工作的了解和重視。四是要構建科學完善的激勵機制。建立檔案管理人員的定期評估機制，對工作表現突出、業績優異的人員進行肯定和激勵。可以通過獎勵、晉升、榮譽稱號等方式，激發他們的工作積極性和創造性。同時，提供檔案管理人員發展通道，為其提供晉升和職業發展的機會。制定晉升計劃，為檔案管理人員提供成長空間和晉升機會，激發他們的事業發展動力。五是要建立交流平臺與分享機制。建立內外部交流平臺，鼓勵檔案管理人員之間的經驗分享和交流。這有助于激發學習欲望、促進團隊合作，提高整體管理水平。六是要持續關注隊伍需求。疾控中心要不斷關注檔案管理隊伍的實際需求和成長狀況，及時調整和完善激勵機制。聽取隊伍的意見和建議，為其提供更符合實際需求的激勵措施。

結束語

疾控檔案作為疾病控制預防和管理過程中積累的原始數據信息，具有相當的專業性和綜合性特點。這些檔案記錄了疾病流行病學、病例報告、疫苗接種、疾病監測、應急事件應對等諸多方面的數據，是疾控工作中寶貴的信息資源。通過對疾控檔案的開發利用，可以為其他各項工作的順利開展提供重要的保障和支持。積極探索疾控檔案開發利用的有效途徑至關重要。

參考文獻

[1]楊銘文.大數據時代疾控中心數字檔案建設研究[J].蘭臺內外，2023（33）：51-52+55.

[2]陳麗.疾控體系改革中進一步優化檔案工作管理機制的方法研究[J].辦公室業務，2023（22）：134-136.

[3]陳金玲.面向健康中國建設的疾控檔案跨界融合開發與共享服務模式探討[J].檔案管理，2023（06）：118-119.

[4]王建紅.疾控中心檔案管理信息化和科學化建設探析[J].蘭臺內外，2023（31）：37-39.

[5]郭晶.疾控檔案信息資源開發利用的路徑研究[J].黑龍江檔案，2023（04）：180-182.

[6]李永臣.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及其解決措施[J].蘭臺內外，2023（22）：58-60.

作者簡介：姚清華，大學學歷，煙臺市疾病預防控制中心副研究館員，研究方向：檔案管理。