高職院校學籍檔案管理的現實困境與提升策略

摘 要：在信息化時代背景下，高職院校學籍檔案管理面對諸多挑戰，學籍檔案管理人員需以積極的態度創新管理模式、提高管理效率，彰顯學籍檔案信息的價值，更好地為學生服務，為后續工作的開展做好鋪墊。學籍檔案多為紙質版資料，在學籍檔案管理過程中受到多重因素的影響，容易出現紙質版檔案信息的損傷、丟失，導致學籍檔案信息缺失影響學生后續升學以及就業。高職院校學籍檔案管理人員需革新管理理念，認真研讀《檔案法》，嚴格按照法律法規開展管理工作，反思以往檔案管理模式的疏漏，引入多種管理手段、學習借鑒管理經驗，針對學校學生檔案信息的數量制定有效的管理方案，加快學籍檔案信息化的進程，構建信息資源庫，避免出現學籍檔案信息遺留的情況。本文從高職院校學籍檔案管理的現實困境入手展開分析，探究學籍檔案管理的有效策略，提高檔案管理的實效性。

關鍵詞：高職院校；學籍檔案管理；現實困境；提升策略

在新時期，高職院校學籍檔案管理受到重視，學籍檔案信息中詳細記錄了學生的求學歷程，是學習生涯的直接體現。學校在收集整理學生檔案信息的過程中，需投入更多的精力杜絕工作失誤，提高學籍檔案管理的有效性，保障學籍檔案完整無誤，為學生后續升學、就業做好鋪墊。因此，高職院校需重視檔案管理人員的培訓，開展多種培訓活動以提高管理人員的專業素養。邀請專家解讀《檔案法》中的相關條例，以法律法規為約束，規范學籍檔案信息管理工作。結合院校學生的特點制定有效的管理模式，按照年級、專業、班級對檔案信息進行歸類，引入現代化管理模式突破學籍檔案管理的現實困境。

1 革新管理理念，提高管理效率

在信息化時代背景下，高職院校重視學籍檔案管理模式的創新。檔案管理人員需投入更多的精力，學習現代化設備的使用方法，聯合學校推動學籍檔案管理信息化進程。但是通過學籍檔案管理人員情況調研發現，多數管理人員對學籍檔案管理工作的認知存在偏差；受資金、人員多重因素的影響，學籍檔案管理流于形式；學籍檔案信息的利用率較低、更新速度緩慢，無法發揮學籍檔案管理的實效性，實際管理工作效率低下；學籍檔案管理存在局限性，檔案信息丟失、管理模式陳舊使得學籍檔案管理難以達到預期的效果。學生在就業、升學中需使用檔案信息時，管理人員無法在短時間內完成操作，管理效率低下會影響后續工作的開展。

基于此，高職院校需革新管理理念。結合時代的發展開展創新實踐，轉變學籍檔案管理人員的思想觀念。管理人員要突破思維困境，充分認識學籍檔案管理的重要性，肩負起崗位職責管理、完善學籍檔案信息，積極探索實踐，尋找新穎高效的管理模式，加快信息化建設，提高管理效率[1]。

2 構建服務中心，彰顯學籍價值

通過高職院校學籍檔案管理工作情況調研發現，受學生生源、人數的影響，管理人員需在短時間內處理學生大量的檔案材料。如整理入學檔案、納入評優評先材料、開展檔案轉出工作。以往的管理模式陳舊，會加劇工作人員的工作壓力，使其無法在有效的時間內將檔案信息資源補充完整，人工整理收效甚微，導致學籍檔案信息的實效性較差，學生在檔案檢索中難以獲取實時的信息。

基于此，高職院校要重視學籍檔案管理模式的創新，緊跟時代發展的浪潮，借助信息技術優化檔案管理，構建云端服務器建設檔案信息資源庫，為工作人員檢索、補充學籍檔案信息提供便利，提升檔案管理工作的有效性，避免紙質檔案的丟失、缺損。學籍檔案管理信息化建設，推動構建數據共享平臺。管理人員結合學生提供的獲獎材料完善檔案信息，學生在進行實習、就業期間借助線上平臺查閱檔案信息，以獲取用人單位的信任，能夠提高學生的就業率。信息化檔案管理在緩解管理人員工作壓力的同時，能夠提高檔案資源的利用率，其借助共享平臺自主查閱，指出檔案信息的疏漏并及時加以整改，能夠避免后續問題的出現。

高職院校學籍檔案信息數字化建設，可以顛覆陳舊的管理模式。高職院校結合學籍檔案管理面臨的現實困境，制定有效的措施加以彌補和改善。面向學生開展信息資源的采集，完善學籍檔案信息構建信息系統。對線上檔案資源庫設置權限，學生、教師在需調取檔案資源時，通過管理人員賦予的權限查閱檔案信息，能夠發揮學籍檔案的真正價值。通過檔案管理人員與學校的協同合作，構建線上檔案資源庫。針對學生、教師提出的檢閱檔案資源的需求，管理人員為其提供檢索流程，供使用者檢閱，并為其提供良好的服務。以學生學籍檔案資源的補充為例，學生在校期間參與的各項活動、評優評先、實習的材料、所受的各類批評以及懲罰皆為檔案資源，工作人員借助線上資源庫調取檔案補充學籍檔案信息，學生可以通過檢索獲取實時信息，在今后的就業中彰顯學籍檔案的價值，提高高職院校學生的就業率[2]。

3 健全管理體系，構建信息系統

在信息化時代背景下，高職院校需結合學校學生學籍檔案管理的現狀，引入數字化技術構建信息系統，彌補以往檔案管理的疏漏。因此，學校需投入更多的資金，聘請專業團隊開展數字化建設。優化學籍檔案管理的模式，引入專業設備為信息系統的構建做好鋪墊，根據學生的專業、年級、班級做好分類，構建不同的模塊健全管理體系。由于高職院校開設的專業以及招生情況并不一致。因此，在構建管理體系的過程中，不能照搬其他高校的管理模式，需結合院校的專業設置、班級設置劃分不同的模塊，統籌分析不同的模塊構建信息系統，為后續管理工作的開展做好鋪墊，在此期間，學籍檔案管理的工作人員需積極參與其中，與專業團隊密切地溝通交流，了解學籍檔案模塊化的進程，了解信息系統的構建思路，在不斷的學習中提高自身的專業素養，為精細化檔案管理的實施做好充足的準備。經由專業團隊與管理人員的努力，高職院校能夠突破學籍檔案管理的現實困境，提高管理效率有效地避免工作失誤。值得注意的是，信息系統的建設并非一勞永逸的工作，隨著時間的流逝信息系統受到設備、工作人員的操作等諸多因素的影響，容易出現系統崩潰而導致學籍信息丟失。為了避免這一問題的出現，高職院校需定期進行檢修，聘請專業人員負責這一工作，優化系統運行[3]。

高職院校學籍檔案信息化系統需要制定安全防護機制，避免其受到網絡中不良病毒的侵蝕，提高安全防護等級。在此基礎上，學校的學籍檔案管理人員要投入更多的精力，對紙質檔案進行數字轉化，將其納入電子系統并進行分類處理，轉化檔案信息的同時對紙質檔案進行檢閱，及時查漏補缺，避免檔案信息的遺失。

構建線上、線上檔案管理模式，為后續檔案的調取提供便利。學籍檔案的轉化按照形式以及工作對象可以大致分為兩類。其一，檔案管理工作人員承擔轉化工作。借助圖片掃描工具完成轉化，如掃描儀，掃描儀的種類眾多，其操作以及掃描效果存在較大的出入，高職院校需投入資金引進先進的掃描儀器，確保掃描后呈現出的電子圖片清晰可查，同時緩解工作人員的工作壓力，為其提供諸多便利，部分高職院校借助攝影機的掃描功能開展轉化工作，拍攝照片并將其歸入信息系統，結合學生的專業、班級、年級納入不同的模塊，系統中模塊交錯構建學籍信息網，通過輸入關鍵詞來檢閱檔案信息。其二，為學生重新錄入。這一工作模式對工作人員的信息技術操作能力要求較高，工作人員需在系統中依次輸入學籍信息，工作量較大且容易出現工作失誤，但是這一方式便于后續檔案信息的修改。因此，高職院校需結合院校學生的情況選用不同的轉化方式，構建檔案管理信息系統[4]。

4 引入數字技術，優化管理策略

以往的學籍檔案管理工作受到諸多因素的影響，問題頻發，管理效率低下、學籍檔案信息混亂，為后續工作的開展產生了諸多阻礙。而在信息化時代背景下，高職院校引入數字技術加以優化，能夠提高學籍檔案管理工作的實效性。由于數字技術對工作人員的專業素養要求較高，學籍檔案管理工作流程煩瑣，若學校并未規范管理流程，放任自流，工作人員依據自身的理解刪除部分操作，會導致數字化學籍檔案管理難以達到預期效果。

基于此，高職院校需完善管理體系。對比之前的管理模式找出其中的疏漏，加強工作人員的培訓學習，制定數字化管理的規范流程，為工作人員開展實踐操作指明方向。工作人員需嚴格按照工作流程實施，避免不規范的操作，發揮數字技術的優勢。在構建數字化管理體系之前，高職院校需深入一線，了解不同崗位的工作內容，有針對性地制定工作流程，加強崗位工作內容的銜接。在此期間，高職院校需考量工作人員的專業素養以及接受情況，秉持民主公開的原則邀請工作人員參與制定工作流程。開展互動討論優化工作流程，調整不同的工作內容以及環節，規避以往管理模式的影響。在實踐工作中加以驗證并不斷地優化工作流程，找出數字化學籍檔案管理的不足，持發展的理念優化創新，制定有效的整改措施加以彌補和改善，推陳出新，制定新穎高效的管理制度[5]。

5 加強人員培訓，提高專業技能

在新時期，高職院校開展學籍檔案管理，必須認識到工作人員專業素養與管理效率的密切關系。針對學校學籍檔案管理人員，制定合格標準、開展集中考核，提高工作人員的積極性。針對工作人員在理論以及實踐上操作的不足，開展培訓工作，提高工作人員的專業素養，為學籍檔案管理的實施奠定堅實的基礎。高職院?？梢越M織系統培訓，讓工作人員及時了解學籍檔案系統的建設進程，對信息化系統形成初步認知，轉變思想觀念、認真學習實踐操作技巧。在培訓活動中提高管理人員的綜合技能，掌握多種操作并在實踐工作中靈活運用，提高管理工作的效率。高職院?？梢远ㄆ诮M織培訓活動，以月或周為單位，規劃學籍檔案管理工作內容，抽出時間開展培訓學習。根據學籍檔案管理現狀，邀請專家解讀《檔案法》的相關條例，引導管理人員認真反思，找出實踐工作的疏漏。在此基礎上，與高校達成合作關系，給予學籍檔案管理人員外出學習的機會，到高校進行參觀學習積累管理經驗、革新管理理念，邀請高校管理人員到校分享管理經驗，解決日常學籍檔案管理中遇到的問題，對信息系統有著更深入的認知，以推動學籍檔案管理信息化的進程。

高職院校還需從多角度入手，針對學籍檔案管理人員為其制定成長計劃。如面向專業理論知識薄弱的管理人員，學?？梢詷嫿ň€上學習平臺，整合學籍檔案管理的相關資料，為管理人員下達學習任務。要求在規定時間內完成線上學習并參與線上考試，考試合格即可參與線下培訓學習，為實踐操作奠定堅實的理論基礎。高職院校學籍檔案管理人員之間的學習借鑒，能夠推動管理人員不斷進步和提高。在實地參觀中，能夠了解到對方院校先進的管理模式，感知信息化系統的優勢，反思學校的管理模式，尋求管理突破口。在交流活動中，互相分享工作經驗，借助線上交流平臺取得聯系，結合日常工作內容提出問題，尋求幫助，工作人員根據實踐工作情況給予解答，能夠妥善解決日常工作問題，提高學籍檔案管理的有效性。除此之外，（下接66頁）

（上接63頁）高職院校還要重視激勵機制的構建，激發學籍檔案管理人員的內在驅動力，堅定理想信念，開展自主學習，結合自身所掌握的理論知識以及實踐操作技巧，制訂針對性的學習計劃，以達到高職院校的要求。宣貫《檔案法》，開展實踐管理工作，以法律為約束提高工作的實效性。高職院校所構建的激勵機制需貼合日常工作，定期組織開展工作考核，結合崗位職業要求設置不同考核內容、提出差異化的要求，嚴格落實獎懲制度[6]。

結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，信息技術與教育教學領域的融合，推動教育教學改革的進程，也為高職院校學籍檔案管理工作提供諸多便利。檔案信息管理至關重要，高職院校需加強管理人員的培訓學習，學習先進的管理理念、管理模式，引入數字技術，創新管理模式，提高管理的實效性。學籍檔案管理人員需投入更多的精力，參與學校組織開展的培訓活動，與學校協同合作，尋求資金支持，聘請專業團隊構建檔案資源庫，反思以往的管理模式，開展創新實踐，規范管理流程，完善管理體系。學籍檔案信息關乎學生的升學和就業，與學生的評優評先有著密切的關聯。檔案管理人員需做好服務工作，為學生提供便利，發揮學籍檔案信息的真正價值，同時密切關注學生在校期間獲取的諸多成就，不斷地完善學籍檔案信息，做好記錄。除此之外，學籍檔案信息的管理人員也要積極學習先進的管理理念，持終身學習的思想觀念，在不斷的學習中提高自身的管理能力，為高職院校學籍檔案管理工作的開展投入更多的精力。

參考文獻

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[3]樓蔚文，馮恩杰.高校學籍檔案數字化建設策略研究[J].黑龍江檔案，2022（4）：129－131.

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[5]邱兆波.基于改進大學生學籍檔案管理以服務學生就業的探索[J].文淵（小學版），2020（5）：628.

[6]張清.基于區塊鏈技術的高校學籍檔案數字化管理應用探究[J].信息技術時代，2023（6）：61－63.

作者簡介：陳雪虹（1978.10—），大學學歷，延安職業技術學院館員，研究方向：檔案管理。