如何做好鄉鎮計劃生育檔案管理工作

李愛明

[摘 要]改革開放以來，經濟不斷發展，人口也逐漸增多，政府對鄉鎮地區計劃生育工作的實施也逐漸重視。計劃生育檔案管理工作在計劃生育工作實施中占據著重要的地位，是計劃生育工作深化改革、完善內部機制、實現管理現代化管理的客觀要求。本文闡述了計劃生育檔案管理的重要性，分析了鄉鎮計劃生育檔案管理工作中存在的問題，并提出了一些加強鄉鎮計劃生育檔案工作的建議。

[關鍵詞]鄉鎮；計劃生育；檔案

中圖分類號：G279.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0352-01

鄉鎮計劃生育檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計生檔案是每個鄉鎮計生工作者必須履行的重要職責和任務。雖然現在計劃生育工作實施順利，但是仍有很多問題有待進一步改善。只有做好鄉鎮計劃生育檔案管理工作，才能保證計劃生育的工作的順利進行。

一、 計劃生育檔案管理的重要性

1、人口計生檔案可為領導決策提供依據

人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統計數字的來源。通過對人口檔案統計數據的分析，可以幫助計劃生育工作者量化人口和計劃生育工作目標，為統計計生工作、明確工作重點提供可靠的數據支持。

2、能有效的對流動人口進行管理

通過有效利用人口計生檔案能隨時幫助有關部門掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節育措施，促進社會撫養費兩地配合征收，又可防止出現工作疏漏。

3、人口計生檔案可為人口計劃生育工作政務公開和民主管理服務

人口計劃生育工作總的要求是既要控制人口增長，又要密切黨群、干群關系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計劃生育政務公開，以公開促公正，維護群眾合法權益，促進他們自覺實行計劃生育，推進計劃生育民主管理和民主監督。人口檔案管理可以在計劃生育工作中建立群眾需求信息檔案，通過幫助群眾解決避孕節育、生殖保健、優生優育、政策法規等方面的疑問來促進計劃生育工作在群眾中的開展。

二、 鄉鎮計劃生育檔案管理工作中存在的問題

1、 檔案工作意識淡薄

有的鄉鎮沒有把計生檔案管理工作放到重要位置，缺乏對計生檔案工作重要性的認識，沒有把檔案工作提到議事日程上來，也沒有把檔案工作納入計生的考核體系中。檔案人員兼職過多，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，沒有真正從對歷史負責、對計生事業負責的高度去做好檔案管理工作，從而影響了計生檔案管理工作的健康發展。

2、 檔案管理力量薄弱

檔案人員素質偏低，鄉鎮大部分單位計生檔案管理人員由老與弱的女同志承擔，或辦公室勤雜人員兼任，文化素質不高，檔案專業知識缺乏，實際操作能力差。有的檔案員對立卷歸檔的基本知識不了解，對檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清，常出現編錯號、蓋錯章的現象，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻繁，也造成了檔案資料的散失。

3、 檔案管理手段落后

當前鄉鎮計生檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低；資金保障不到位，基層計生辦公經費不足，用于檔案收集、整理和保管的資金投入少，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

4、檔案服務現實能力差

鄉鎮計生檔案門類不夠豐富，有的鄉鎮只注重文書、報表檔案的收集，忽視聲像以及與計生業務有關的資料的收集，影響了計生檔案的系統性和完整性；計生檔案資源流失嚴重，由于歷史的或保管不善等原因，計生檔案存在整年丟失的現象，部分人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、 加強鄉鎮計劃生育檔案工作的建議

1.提高認識，增強責任意識

要充分認識鄉鎮計生檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查；要增強責任感，檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2、 強化培訓，提高業務素質

要選好用好檔案管理人員，將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，鄉鎮計生領導要從政治上、生活上關心他們，充分發揮他們的潛能和熱情。強化檔案業務培訓，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。

3、 規范管理，提高檔案質量

要制訂和健全收集歸檔材料制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集，要創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合，遵循各類檔案的形成規律，適時收集。同時還要積極改善檔案保管環境和條件，配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備。要積極應用檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化。要編撰好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料。

4、鼓勵檔案人員自我成才

檔案人員應積極主動地學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。各級檔案部門要為檔案人員提高自身素質營造良好環境，為他們學習、應用新技術創造條件，并積極引進競爭機制，注入拼搏活力， 使其通過競爭增強危機感和使命感，激發檔案人員充分發揮潛能， 營造創優爭先的良好氛圍。

四、 結束語

人口檔案管理是做好計劃生育工作的基礎，是計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展的必然前提，因此要把檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規、科技服務、計劃生育協會等人口計劃生育業務工作同等重要的位置，只有這樣才能從整體上提高人口檔案的管理水平。

參考文獻：

[1] 楊冰.電子檔案長期保存的對策與措施[J].蘭臺世界，2006（8）.

[2] 李晶.加強鄉鎮計劃生育檔案管理工作的幾點思考[J].圖書檔案，2010（6）.

[3] 杜紹敏.淺談如何加強人口和計劃生育檔案管理[J].科技視界，2012（5）.

[4] 孫建菲.談加強人口計劃生育檔案工作的幾點認識[J].科技視界，2011（5）.