機關事業單位人事檔案管理優化的思考

莊宇春

【摘要】隨著我國機關事業單位改革的深入推進，人事檔案管理工作的重要作用日益突顯，對檔案管理工作的規范化、標準化提出了很多新要求，事業單位檔案管理工作也要與時俱進，創新和優化管理理念，才能更好地適應時代發展需要，目前機關事業單位人事檔案管理工作仍存在一些問題，比如對檔案管理重視程度不足、專業人才匱乏，制度不健全等影響了機關事業單位其他工作的有序開展。因此，需要進一步提出切實可行的對策，不斷優化和提升檔案管理工作，才能確保機關事業單位各項工作的有序開展。基于此，本文詳細分析了機關事業單位人事檔案管理優化措施。

【關鍵詞】機關事業單位;人事檔案;管理優化;思考

引言

在日常工作中，檔案管理的任務在各機關事業單位中大多數隸屬于人力部門，這些單位甚至會為了管理檔案而建立檔案室，并安排相應的人員負責。檔案作為信息資源，也絕不僅僅是人事檔案這一種，但無論是什么檔案，規范化、科學化的檔案管理都是機關事業單位必須做好的一項基礎性工作。

一、優化人事檔案管理工作的必要性

1.合理開發人才資源的重要依據

人事檔案是人才信息的重要承載，關系到單位工作人員的考核、調動、升職等諸多事項，是培養和考察選拔干部的重要依據。因此，在實際工作中，優化和改進人事檔案管理工作，對單位合理運用人才發揮著十分重要的作用。

2.人事檔案能夠為事業單位實現人力資源的最佳配置

人事檔案能夠為每一個人提供最為公平和客觀的歷史資料，但是隨著時間的推移，事業單位的實際運營情況也會隨著時間發生一定的變化，這就要求單位的人力資源管理者需要結合單位員工的實際情況進行人事調整和崗位調整，這符合事業單位未來發展的趨勢。在這個過程中，人事檔案就能幫助人力資源從業者提供數據的支持，能夠對每個員工進行科學的評價和預測，在崗位調整的過程中讓人力資源實現最優的配置。

二、人事檔案管理工作存在的問題和不足

1.人事檔案歸檔的及時性有待提升

目前大多數事業單位的人事檔案記錄的都是員工在參與本職工作前的基本信息，包括年齡、學歷、參加工作時間、主要社會關系和家庭關系等。有些單位會在固定的時間對檔案信息進行更新，但是更新的內容較為單一，一般是在工作中的獎勵、入黨資料和職稱晉升資料等能夠量化的數據材料。但是從單位的發展角度出發除了這些基本的信息外還需要更新員工的專業技能水平、近期取得的科研成果、業務能力等，只有這些信息得到了補充才能客觀且全面地反映一個員工實際情況[1]。

2.人事檔案管理工作的制度落實不到位

目前機關事業單位按照相關規定都制定了嚴格的檔案管理制度，但是在日常管理工作中，并沒有參照管理制度進行，存在著對規章制度的落實不嚴謹，工作方式過于隨意等問題。主要表現在：人事檔案資料的收集不全，一些歸檔的材料還不夠真實和準確;履歷表、年度考核表、學歷、職稱等資料不能及時補充，出現人事檔案信息滯后、借閱登記制度履行不嚴格等，造成管理流程規范性較差。

3.檔案的收集工作力度不夠

很多事業單位在人事檔案收集方面認識不足，收集不全面，導致個人檔案信息不全，檔案有所缺失。在載體方面，只注重文書紙質的收集，而忽視了電子、聲像、實物等載體的檔案;在范圍方面，只注重收集本單位本部門形成的人事檔案，而忽略了向組織、人事、勞資等單位和部門收集，很多檔案無法及時歸檔，破壞了人事檔案資料的全面性、完整性，影響單位職工晉升或學歷、工齡認定等，這種現象在沒有專職人事檔案管理人員的單位尤為突出。

三、優化人事檔案管理工作的策略

1.提高思想認識，重視人事檔案管理工作

一是要與單位的中心工作同部署同安排，定期對其進行檢查、指導、督促，筑牢檔案管理人員的責任心。二是配備專職人員負責人事檔案管理工作。人事檔案工作涉及的內容繁雜、任務量大，需要耗費一定的時間和精力。因此，優化人事檔案管理關鍵要配備專職的檔案管理人員，確保檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等各項工作都實現規范化和專業化。三是要加大資金投入和設備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設施。如，創建專用檔案庫房，配置優質的檔案柜等。

2.制定高效的人事檔案管理制度

制定高效的人事檔案管理制度是優化人事檔案管理工作的前提，只有根據事業單位自身的實際情況制定切實可行的制度，所有工作人員按照制度執行才能把人事檔案的管理工作層層落實。在設定的工作中首要保證的就是制定的規范性，這會為后續的工作帶來非常大的便利性，也可以借鑒國內一些檔案管理工作做得比較好的單位的經驗，結合自身的特點和現狀形成適合的制度。在設定獎懲條例時，需要充分考慮員工工作的積極性，制度的設立應該傾向那些工作效率高且態度認真的員工，給予其制度上最大力度的支持。制度落地的過程中一定要保證執行力，不能“上有政策，下有對策”，嚴格落實獎罰制度，盡量把工作做全做細，實現制度真正的作用。

3.加大人事檔案的收集鑒別力度

要與各個科室和其他相關單位部門建立聯系，加強溝通和交流，由被動接收變為主動收集，不斷開拓收集渠道，拓展收集范圍，細化完善收集內容，全面收集入黨志愿書、思想匯報、年度考核表、獎勵審批表、工資變動審批表等反映黨員培養、考核獎懲、工資變動、職務晉升等的檔案材料。對于缺失的必須歸檔的檔案，要采取各種措施，主動補充完善，確保人事檔案齊全完整[2]。

4.注重培養復合型的檔案管理人才

建設一支強有力的檔案管理隊伍是優化檔案管理工作的關鍵。一方面，要重視提升檔案人員的素質，加強檔案管理人員的業務培訓，及時更新自身知識體系，不斷提高業務水平和工作能力，特別是熟練掌握信息技術操作技能，適應信息化發展的要求，為檔案管理工作有序開展提供有力保障。此外，必須要重視檔案管理人員的職業道德建設，要選擇政治可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案管理工作，要重視對檔案人員的職業道德教育，增強他們的社會責任感，讓他們有足夠的能力勝任此項工作。

結語

綜上所述，目前我國人事檔案管理工作還處于發展階段，需要行業內所有的從業者不斷地創新和突破，秉承與時俱進的思想，為人事檔案管理工作的未來做出自己的貢獻。

參考文獻

[1]席凡，羅天文.新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考[J].明日風尚，2019（06）：176.

[2]宗大娟.機關事業單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：99.