高校檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：根據高校當前管理存在的問題探索高校檔案管理模式，同時對高校當前管理問題進行分析分析，并依據高校當前管理內涵來構建高校檔案管理服務理論，著力強化現代高校檔案管理模式，以供行業參考。

關鍵詞：高校檔案管理;現狀;管理效率

高校檔案管理囊括了高校教育、管理與科研的諸多內容，其作為高校的信息數據資源具有重要意義。隨著信息時代的到來，以及高校的辦學實踐越來越長，高校需要進行管理的檔案數量也在不斷增加，傳統的檔案管理方式以及無法滿足當高校的需求，高校應當結合現代技術，對檔案管理進行創新改革，強化高校的檔案管理工作，助力于高校的長遠發展。

一、檔案管理

高校檔案是指代以不同的載體承載的數據檔案的綜合，其中包含有圖像、音頻、視頻、文本等以多種形式存在的信息。這些材料通常是在高校管理、教學以及科研活動中產生、收集的，具有重要的保存、研究以及應用價值。且現代檔案管理可分為兩種方式：其一，實體檔案管理方式，實體檔案管理方式指的是對以實物為載體而存在的檔案管理形式 ，實體檔案包含有：書本、相片、錄影帶、CD等。其二，信息化檔案管理方式，以計算機技術為載體，利用數據庫、檔案管理平臺對信息數據進行收集、核實、分類、歸檔的管理方式，其信息數據檔案包含：文本、圖片、音頻、視頻等。

二、高校檔案管理存在的諸多問題

（一）檔案管理工作觀念有待完善

由于高校屬于教育系統，所以多數人員對于檔案管理并不重視，甚至高校領導層的檔案管理意識也較為淡薄，對檔案管理工作認識不明確，認為只要檔案不損壞。不遺失、不泄漏就可以了，能應付平常的使用以及上級領導的視察便可，從而對高校檔案管理工作人員缺乏注重，對檔案管理工作的認識不足，并未將高校檔案管理工作納入到高校的管理日常當中，從而使高校檔案管理缺乏保障。

（二）制度不完善，缺乏保障機制

雖然我國頒布的《普通高校檔案管理辦法》已實施多年，但多數高校在檔案數據的收集、分類、歸納等管理制度依然缺失，或缺乏細節處理，對于檔案管理工作僅限于基本的大體。同時由于高校檔案管理制度不完善，管理制度工作落實、執行不到位，有的高校連高校年度工作規劃以及相關崗位責任制度以及高校教師的考核范圍等都為納入到高校檔案管理當中。

（三）高校檔案管理技術落后，設施缺乏

多數高校由于并不看重檔案管理工作，從而對于檔案管理并沒有給予重視，甚至部分高校都沒有獨立的檔案管理系統以及檔案管理工作人員，更加不談檔案室以及相關設備與系統了。而大多數額高校雖然具有檔案室，但缺乏重視而缺少檔案管理款項，導致檔案管理的設備老舊，管理方式以無法滿足當前時代的高校發展狀態。從而導致高校檔案管理工作信息化程度非常低，直接的制約了高校檔案的管理、存儲以及施工，進而在一定程度上制約著高校的發展動力。

（四）檔案管理團隊整體素質偏低

當前屬于一個互聯網信息技術高度發達的時代，在此一個以知識經濟為主時代中，高校檔案管理工作對于管理人員的要求也被提高了。由于高校檔案管理工作得不到有效的重視，從而導致多數高校并沒有逐漸高素質、高技能的專業檔案管理人才團隊，從而使高校檔案管理工作缺乏科學性、合理性。甚至多數高校的檔案管理人員屬于高校中退休的教師，由于這些人缺乏專業的高效檔案管理專業知識，進而無法最大化的發揮出高校檔案管理工作的實際效用。且人才的缺失以及團隊的專業素質偏低，直接的導致高校檔案管理工作無法發揮出既定效果，是高校檔案管理工作更加得不到重視。

三、提升高校檔案管理效率的對策

（一）提升檔案管理部門的服務意識

檔案的檢索、利用是檔案管理工作的核心內容，其能夠有效的發揮出檔案的效用。且想要進一步提高高校檔案利用率，一般可通過開展一定的校園競賽以及學習會與等活動，并像學生團體以及教師普及檔案管理工作的內容，以及檔案的效用與重要性，進而提高人們對于檔案管理工作的認知，并引導人們檔案利用的需求，充分的發揮出人們使用檔案的主觀能動力。同時，高校檔案管理人員應當積極的去收集、歸類高校數據檔案，并加強檔案數據的利用效益以及作用效果，從而為高校提供優質的信息檔案服務。

（二）完善高校檔案管理工作制度

高校檔案管理工作制度是高校檔案管理工作的前提，也是開展檔案管理工作的重要保障。高校要順利的進行檔案管理工作，其一需要建立完善的檔案借閱審批、檔案保密、檔案室安全保衛制度等，并根據實際情況來建立一套符合高校發展的有效制度。其二，有關單位領導應當不定時的對高校檔案管理工作進行視察、監督，并制定良完善的考核制度，進而確保高校檔案管理工的效率。

（三）推動高校檔案管理現代化發展

在當前信息化發達的時代，由于互聯網技術的普及，數據呈現出了噴井式的出現，大量的數據材料出現給高校檔案管理帶來了一定的難度， 傳統的檔案管理方式明顯已經無法適用于現代信息化時代。且在知識經濟的時代，檔案管理工作應當給予一定的創新改革，并強化檔案管理的現代化與組織領導，次那個人健全檔案管理工制度，實現高校檔案管理信息化管理、運用，實現檔案管理系統的數字化、信息化，并借助互聯網信息技術打造現代化的檔案管理西宮。當前的計算機技術以及能夠具備一定的便利性、高效性、真實性以及權威性，并采用有效的推廣手段能夠有效的吸引讀者，同時建立專門的數據庫，是高校檔案管理的信息化服務能夠得以展開。且檔案部門帶動檔案的收集、分析、整理等工作的有效性，同時也是借助互聯網信息技術開發檔案信息資源的、擴大檔案管理影響力的有效方式。發達國家的檔案管理信息化以及我國較為有名的圖書館已經在檔案管理上走在了我國多數高校的前面。且我國科技以及網絡技術的發展壯大，為我國檔案管理信息化提供了有利條件。且為了能夠更好的為高校檔案管理信息化辜負，應具備完善的計劃并細分實施步驟，準確的抓住發展的機遇，從而使高校檔案管理能夠進一步發展，進而滿足社會對于數據檔案的需求，實現檔案（非保密）數據資源的共享。

（四）通過有效途徑提高高校檔案管理人員的職業素質

且提高高校檔案管理人員的職業素質可從以下幾個方面入手：

其一，通過系統性教育。系統性教育是使一個人接受正規、全面教育的最有效方式，其是提高檔案管理人員職業素質以及培養檔案管理專業性人才的必要手段之一，其成體系的知識能夠為檔案管理人員提供有效的學習資源。且規范性、系統性的教育方式，通過豐富的教學資源以及指導老師，嚴格的專業技能訓練制度以及要求，能夠有效的提高檔案管理人員的業務能力、專業技能以及職業道德。

其二，繼續教育或機構培訓。當前是一個知識體系在不斷發展、創新的時代，由于科技、文化等都在快速更新當中，從而使得人們所需要學習的知識越來越多。因為職業需要，已經步入社會的人士能夠通過繼續教育或機構培訓的方式來提高自己的專業技能以及知識水平，并將學習到的知識運用到職業崗位當中，從而發揮出該崗位、職業的實際作用。

四、大數據時代高校檔案管理工作的創新發展路徑

當前是一個數據信息較為發達的時代，這個時代要求我們不斷的進行串行改革，無論是傳統的檔案管理方式以及傳統的檔案信息檢索服務模式，我們需要轉變傳統的檔案管理思想觀念，在思想上進行發散，在行動上進行創新，進而是高校檔案管理工作能適應當前時代的發展，滿足社會群體的需求。

（一）轉變傳統觀念

由于時代背景不同以及科學技術等諸多不同，當前時代背景下，高校檔案管理工作應當打破傳統檔案管理工作設置的制約。同時也需要從思想觀念出發，建立一個良好的指導方針，從而堅定檔案管理工作的信念以及信息。且創新是一個職業以及一個行業發展的推動力，想要讓檔案管理工作得到創新發展，我們便需要對高校檔案管理工作具有一定的認知，且首先便是需要了解市場、社會對于檔案管理的需求，進而摒棄低效落后的傳統業務模式，順應時代發展的腳步，更新觀念，不斷的進行實踐發展，進而推動高校檔案管理工作的發展步伐。

（二）對高校檔案管理的基礎管理模式進行創新

在大數據時代，大數據技術能夠有效的彌補傳統模式下檔案收集、歸納的缺陷，通過大數據技術能夠實現對各類數據信息的收集、分析，進而提高檔案管理的效率。且大數據技術是否能夠運用充分，取決于基礎數據的管理與運用。在進行高效檔案管理時，需要對其數據信息進行簡單的收集與整合，并對數據信息進行比對，從而保證數據信息的實際效用以及真實性，從而實現數據信息的分類以及綜合運用。且對于大數據技術用于檔案管理而言，其檔案管理的每個環節都是息息相關的，教育傳統檔案管理模式能能夠體現出現代科學技術的有效性。同時由于電子檔案過于依賴電能，所以在載體上也具有一定的限制，我們應當使其與傳統檔案存儲方式進行結合，從而達到互相彌補的效果。

五、結語

綜上所述，我國當前時期的高效檔案管理模式任然存在著諸多問題，其中最主要的便是多數高效缺乏完善的檔案管理體系以及現代化的檔案管理設備，以及對檔案管理工作缺乏一定的重視，從而使其無法發揮出實際的效用。我們應當從此入手，通過現代信息化技術，將傳統的檔案管理模式向著信息化管理模式發展，從而體現出現代科學技術的時效性與便利性，并將現代信息化檔案管理方式與傳統方式相結合，進而彌補傳統檔案管理載體上的制約以及信息化檔案管理數據上的制約，從而推動高校檔案管理工作的發展步伐。

參考文獻

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作者簡介：史彩慧（1980- ），女，寧夏人，本科，館員，研究方向：檔案管理。