淺談計算機辦公軟件在職業學校中的作用

陳華

摘 要：隨著我國信息技術及電子技術的高速發展，計算機的普及率越來越高，在各行各業中發揮者巨大作用，然而辦公軟件在計算機應用中扮演著極為重要的角色。以職業教育為例，計算機專業學生入門課程計算機應用基礎中的辦公軟件知識占據整本課程三分之二、教師需要制作考勤表、學校需要批量制作榮譽證書等方方面面都離不開辦公軟件的使用。職業教育有著其特殊的性質，在辦學方向、學生管理方面等都與普通中小學區別較大，辦公軟件在職業學校中有著更廣泛而重要的作用。

關鍵詞：辦公軟件;職業學校;作用

辦公軟件是指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作等方面工作的軟件。目前國內較為廣泛使用的是微軟公司開發的Microsoft office以及金山公司的WPS OFFICE，如文字編輯的WORD、數據處理的EXCLE、幻燈片展示的PPT，這些軟件各自優勢突出，都發揮著便捷、高效、實用的重要作用。對其的熟練應用程度關系到工作、學習的效率性，嫻熟的操作技能可以成倍地提高效率，甚至發揮著不可思議的作用。計算機辦公軟件在職業學校中的運用，既可以調動教師和學生的積極性，也可提高學校各種工作的效率，幫助學校實現科學、高效管理。

一、激發學生的學習興趣，培養學生邏輯思維和創新意識

在職業學校中，必修課程計算機應用基礎中辦公軟件的學習不可缺失，無論是汽車維修、數控加工、護理、學前教育、計算機等任何專業，辦公軟件的學習都必須涉及，軟件的美觀性、可操作性、便捷性等都容易被學生所接受，學習起來入手快，學生興趣濃厚，可以很好激發學生的學習興趣。如使用WORD文字排版編輯軟件制作精美賀卡、個人簡歷、宣傳海報等，絢麗多彩的圖文能給于學生視覺上的沖擊，吸引其眼球;利用EXCEL數據處理軟件的函數快速求全班考試成績總分、成績排名以及繪制學科成績比較直方圖等都可給學生以思維上的驚詫，感嘆軟件的強大功能和易操作性;用幻燈片展示軟件PPT設計制作公司宣傳、產品介紹、會議內容等，讓學生以企業經理的角色感受其就業時工作的場景，給于學生以良好就業期望。

二、提高班主任班級管理效率，提升社會認可度

作為班集體的領導者，面對全班幾十位學生，加之職業學校的特殊性，在學生管理工作上具有較大復雜性和高難度，需要制作考勤量化表、成績表、收費情況統計表等各式各樣的表格，并且表格層出不窮，此時辦公軟件便起到重要作用。如學生管理中期末成績表的制作不可少，職業學校學生以學習技能為本，如果每個學期能及時將學生的期末各科成績、出勤、平時表現、班主任評語等打印發放給學生，讓學生交與家長，讓家長對孩子在校的表現能一清二楚，提高社會對學校的滿意度和認可度。然而目前很多職業學校并不能做到這點，當期末成績出來后，班主任便通過QQ群、微信群等方式告訴學生和家長，學生在校的日常表現并不能完整的告知家長。如果利用WORD的郵件合并功能便可很好解決上面的問題，在學生期末考試結束離校那天將所有學生的成績、出勤、平時表現、班主任評語自動批量制作成一張表，整個過程不到10分鐘便可以完成，大大提高了效率，使一切成為可能。最后用A4紙打印交給學生并帶回家中，讓父母了解學生一個學期的表現。辦公軟件的應用，不僅提高了班級管理的效率，更重要的是能讓學生高興、家長滿意、社會認可。

三、提高學生信息錄入準確度和效率

學生在校讀書，學校要完成對學生姓名、身份證、家庭地址、收費情況等各種信息錄入，這就少不了EXCLE的奇特功能。如名單的序號快速填充、班級和專業名稱的快速復制、身份證長度有效性驗證、重復數據錄入的警告提示等都為信息登記的準確性、完整性、高效性提供了強有力的支撐。

然而這些功能只是辦公軟件中的基礎模塊，當其與現代科技充分融合時，便更能充分發闡釋辦公軟件在學校中的重要地位。大型職業學校每年的招生數量達到數千，甚至上萬，職業學校中的中職學校為搶奪生源、提高學生入學報名社會滿意度，如何在短短幾天報名時間段內將大量學生信息的準確錄入，縮短家長、學生報名排隊等待時間，成為職業學校的關注要點。將現代科技產品身份證閱讀器與EXCEL聯接，只要輕輕在身份證閱讀器感應區刷下學生身份證，一秒鐘內便可將身份證上所有信息，包括姓名、性別、身份證號、家庭地址、發證機關等各種信息錄入在EXCEL中，這樣，一方面，減少了手動錄入學生信息的繁瑣，減輕了負責錄入信息的教師負擔，另一方面，縮短了信息錄入的時間，高效完成了信息錄入過程，更為重要的是保證了學生姓名、身份證等重要信息不會錯一個字或一個數字。

計算機辦公軟件在職業學校中扮演著重要角色，充分發揮其在教學、管理、提高社會認可度等各方面的作用，不僅體現了職業學校技能專業、精技強生的理念，職業學校學生就業后，更能提高社會整體工作效率，縮短人力、財力成本，節約了社會資源。

參考文獻

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