建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略探析

摘 要：數(shù)字化的檔案模式逐漸成為當代檔案建設的基礎條件，從傳統(tǒng)的檔案處理形式中，演變出多樣的數(shù)字管理要求，進而實現(xiàn)綜合化的檔案控制，利用網(wǎng)絡的模式建立數(shù)據(jù)庫，將檔案更加系統(tǒng)化的集成起來，通過信息的科學化處理、統(tǒng)計分析，從多個認知視角出發(fā)，讓檔案的歸納更加符合工作需要，與當代的發(fā)展目標相融合，檔案管理應進一步的借助先進的技術手段，開發(fā)出具備多功能的管理模式，令資源得到有效的利用。

關鍵詞：建立;數(shù)字化;檔案管理體系;方法策略

數(shù)字化、科學化、智能化的檔案管理方式，正在逐漸的更新與改正，填補了傳統(tǒng)管理中的漏洞，與此同時，還讓數(shù)字化的控制方向與整體的單位目標相結合，現(xiàn)代化的技術不斷的革新，應重視檔案管理的變革，吸納科學技術人才，構建針對性的檔案管理體系，提煉出檔案管理的關鍵性內容，開發(fā)出更加高效的模式，分門別類的展示檔案的內容，提供更加優(yōu)質的檔案資料解讀形式，通過數(shù)字化的形式，使得檔案管理創(chuàng)新步伐持續(xù)邁進。

一、現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設問題解構

1.管理機制嚴重缺失

當前，無論是在各個企業(yè)，還是相關的機關單位，不難看出對于經(jīng)濟成本、效率等問題重視度較高，但對于檔案的管理重視度不足，雖然網(wǎng)絡的發(fā)展日新月異，但網(wǎng)絡與數(shù)字模式的融合還處于一個摸索的階段，不同的企業(yè)在檔案的利用與控制上需求不同，這就導致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒有確定具體的管理制度與方案，尤其是對檔案信息資源的控制仍沒有引起足夠的重視。

2.隊伍建設機制嚴重滯后

數(shù)字化的檔案管理，需要有專業(yè)的人才提供技術支持，同時持續(xù)地進行數(shù)據(jù)庫的維護與問題處理，還需要配備有關的器材設備等。然而現(xiàn)實生活中多采取老員工培訓的形式，現(xiàn)學現(xiàn)賣進行數(shù)字化分析，尤其是創(chuàng)新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態(tài)，在創(chuàng)新后不一定能夠獲得預期的效果，不僅績效得不到提高，還可能由于系統(tǒng)漏洞獲得處罰，在不嚴謹、不合理的獎懲制度下，員工較為消極怠工，復合型人才不足，傳統(tǒng)檔案管理專崗專職，或者兼職模式下對于檔案的管理工作認識不深，在有限的水平下無法展開網(wǎng)絡問題的調節(jié)。

3.網(wǎng)絡安全性能有待提高

檔案中留存部分的保密信息，這些內容將會成為網(wǎng)絡漏洞中的危險性因素，一旦有所泄露，很可能損害企業(yè)的利益。網(wǎng)絡受到病毒的侵擾，或者外部的攻擊，而內部沒有設定防火墻等體系，造成的損失是不可估量的。另外，內部的安全問題也應引起重視，如隨意的數(shù)據(jù)查詢與獲取，沒有按照崗位與部門分類，創(chuàng)建權限模塊，那么在員工無知的情況下，可能帶著原始檔案數(shù)據(jù)去復印，帶出數(shù)據(jù)丟失，在信息的傳輸中出現(xiàn)系統(tǒng)的肆意修改等，致使檔案內容保存狀態(tài)不穩(wěn)定。

二、建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法

檔案數(shù)字化的建設形式中，應綜合的考慮檔案的管理流程與控制模式，將檔案的收集、采集、整理分析、歸納匯總、查詢查閱、統(tǒng)計歸類、借閱定位、編輯改編、分享移交、銷毀清除等，均借助數(shù)據(jù)形式建立系統(tǒng)化的管理模塊。數(shù)據(jù)化的控制應全面覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，一方面減輕用戶的調取困難度，另一方面便于企業(yè)自身進行檔案管理的分析總結，為后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)化變革提供經(jīng)驗基礎。

1.電子文件的歸檔管理

現(xiàn)階段檔案的管理處于紙質版與電子版兩種模式中，傳統(tǒng)的紙質版歸納也不可忽視，然而無論是歸納到電子文件、信息處理部門還是歸納到檔案的紙質存儲空間中，都存在歸納的風險。為避免將電子檔案歸納為一般的電子信息，可設立專門的檔案歸納小組，結合檔案管理中常常出現(xiàn)短期管理，缺乏長期維護的現(xiàn)象，應落實責任進行定期的檢查匯總。另外，應把握電子文件與企業(yè)發(fā)展、各個部門項目運作之間的聯(lián)系性，注重檔案的真實性、系統(tǒng)性和時效性。企業(yè)應充分的認識到檔案的管理即使處于電子化的變革階段，也不能視為基本的信息內容歸納到信息管理部門，忽視檔案的歸納意義，以保障檔案的充分合理利用。

2.電子文件的鑒定

電子文件應在歸檔前做好甄別工作，部分的文檔存在不足、錯誤等，應及時糾正， 而對于前期累積的內容，已經(jīng)被替換的文件，可將原始文件選擇刪除，或者在另外的移動硬盤中保留備用，鑒定能夠保障歸檔的安全性與完整性，由于檔案的管理是一項較為復雜的工作，因此鑒定是必不可少的，同時也應鑒定歸檔的保存時效等。為提高電子歸檔利用的效率，應鑒定檔案的審閱期限，可在內部建設檔案保管期限表，這樣避免大面積的篩選檔案浪費時間，文件生成后，會提示保管的期限，據(jù)此確認或者更替期限時長后，進入正常的處理流程，可參考單位的實際文件利用需求，對于一些需要長期保存與短期保存的文件，分別予以類別限制，保管期限應有一定的規(guī)律，并劃分不同的范圍，具有延展性，可隨時結合檔案的信息內容與應用方向進行期限的補充等，按照系統(tǒng)的提示進行設定與修正。

3.電子文件的著錄

為便于查閱相關的信息，按照目錄進行檔案的劃分，需要進行電子化文檔的著錄，檔案部門應在上述的期限表的設置同時，注意著錄單的設計，通過界面進行著錄項目的編撰標準化，將著錄的項目可歸納為適用于企業(yè)的統(tǒng)一編制，方便部門之間進行工作的銜接，將機構內的全部檔案歸納到著錄的范疇內，而后結合文件之間的聯(lián)系，與部門的文件利用要求等，進行類別的劃分。

4.電子文件的維護

電子文件的數(shù)據(jù)化信息較多，很多數(shù)據(jù)內容、文字內容、圖像內容等儲存起來可能出現(xiàn)錯位等問題，應讀取網(wǎng)絡環(huán)境，做好電子化的文件承載與分類，減少管理中的成本支出。對于有關設備磁性等問題，應結合其精密設計的需求控制好其溫濕度，日常進行防塵、防濕、減震等處理，避免陽光的長時間照射，控制電源的安全性，注重對有關磁盤、硬盤的保存方式。對于部分重要的文件，應做好電腦的備份，并留有硬盤的備份，數(shù)據(jù)可傳輸?shù)皆贫耍休^為復雜的密碼保護。明確責任制度，相應的查詢權限，可依照結構的內部職位與項目責任等進行調節(jié)，加密電子文件，有一定的解密密碼，定期進行病毒的檢測，落實權限，管理人員應做好崗位的交接，定時進行維護處理，內部設計防病毒與防入侵系統(tǒng)，避免對于數(shù)據(jù)進行肆意的改正與填充。

5.電子文檔的色彩、分辨率

傳統(tǒng)紙質版形式只有黑白兩種設定，這樣的檔案管理模式下，部分的圖像資料顯示的不夠具象化，通過電子版的彩色創(chuàng)建，不僅能夠利用色彩簡單的區(qū)分有關的檔案條目，構建檔案的內容框架，還能夠凸顯出部分的重點內容，弱化相應模糊的資料，為了保留信息的真實內容，因此在檔案紙質版到電子版的轉化過程中，可建議將批量的轉化內容直接掃描成為彩色，這樣在批量的信息整理時更加一目了然的觀察到相應的信息界限，考慮到各個歸檔部門有差異，歸檔的信息利用渠道也不同，因此可結合現(xiàn)實的情況進行彩色的插圖處理或者原始的黑白模式存儲，這里不可一概而論。另外，在掃描處理下，應注重分辨率的控制，部分員工的技術能力不足，對于計算機的控制能力薄弱，一些較為清晰的紙質資料在掃描錄入中出現(xiàn)了分辨率較低的問題，再次經(jīng)過幾次的傳輸與傳遞，最終的圖變得十分模糊，數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差。通常掃描的分辨率較高，其存儲占據(jù)的空間也較大，因此也不是說分辨率越高越好，應有一定的分辨限制，如圖片、文字等分辨率達到一個統(tǒng)一的標準，文字偏小、密度較大等情況下，掃描的分辨率應不低于300DPI，通過這樣的原則式概念建立，可分別針對仿真復制的圖像、有關的數(shù)據(jù)等進行規(guī)定處理，按照檔案的內容等可區(qū)分存儲形式如TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，適應于不用的場景，如長期存儲的、信息量較大的可利用TIFF等，這就需要相關人員對于各個存儲形式有充分的了解，并區(qū)分檔案的利用目標，達到合理保存的目的。

三、檔案數(shù)字化建設的主要目標

1.完善檔案數(shù)字化管理體系

檔案的數(shù)字化建立體系應逐步完善，利用現(xiàn)有的管理章程，找出其中的數(shù)字化管理不協(xié)調問題，進行數(shù)據(jù)化管理設定，并留存一定的空間限制，進行下階段的研究體系創(chuàng)新。

2.加強與信息管理部門的強強聯(lián)合

檔案管理部門的信息化處理能力若是不足，應加強與信息化管理部門的聯(lián)合，通過檔案的信息安全防護鎖等形式，獲得各個部門之間的配合協(xié)作，多部門進行檔案整理，推進數(shù)字化的建設。

3.豐富數(shù)字檔案的采集途徑

基于機構內部的檔案模式，拓展檔案的海量庫存，將檔案融于市場環(huán)境中，進行綜合的測評與分析，以期提高檔案的利用率，在檔案的信息采集中，完善數(shù)字化的生成系統(tǒng)，構建更加廣闊的信息采集途徑，獲得更多的數(shù)據(jù)進行對比分析。

四、結語

綜上所述，數(shù)字化的檔案管理正在如火如荼的展開，檔案的管理體系也更加健全，應充分的了解當前數(shù)據(jù)化的信息處理問題，采取具有針對性的形式去化解數(shù)據(jù)信息的管理疑點，提高數(shù)據(jù)化的控制效率。

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作者簡介：石修銀（1965-），男，本科，助館，研究方向為檔案管理。