高校教學檔案編碼探析

摘 要：檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是人類歷史上最重要的載體之一。高校教學檔案是高校教學內容、方法、途徑和效果真實記錄的文件集合體，是了解教學全過程最原始的依據。本文將對高校教學檔案編碼的現狀進行分析，結合教學檔案編碼的原則，探尋加強高校教學檔案編碼工作的具體措施。

關鍵詞：教學檔案;編碼;措施

一、高校教學檔案編碼的現狀

在教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中論述到“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”。然而現實的情況是高校檔案工作一直受到忽視，尤其是教學檔案這種范圍廣、內容多、管理復雜的檔案類別。這也導致高校檔案工作中存在著許多問題，最突出的問題之一就是檔案編碼不科學。檔案編碼是對檔案進行編號，編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。科學的檔案編號能夠顯示檔案的屬性，了解該檔案在全部檔案中的位置和聯系，幫助人們快速的提取檔案。檔案編碼不科學會導致檔案編號混亂，使檔案的查找困難，直接導致極大降低檔案的利用率。

高校教學檔案編碼不科學主要體現在三個方面。首先，高校內部編碼規則不統一，各學院“各自為政”，一所綜合性高校普遍都有15個以上的學科性學院，然而很多高校的教務部門并沒有嚴格規范教學檔案的編碼規則，這就導致每個學院自行甚至是隨意地進行教學檔案的編碼，沒有辦法進行統一的檔案管理。學院之間互相查看，學校要迎接評估時就需要花費大量的時間去提取檔案。其次，教學檔案編碼不完整，很多教學檔案制作人和管理者為了省事，采取最簡單的方式，直接用幾個數字來依次排序，既看不出部門，也看不出類別。時間一長，當事人都忘了是什么檔案，后期要查閱時提取就非常困難。再次，檔案編碼流程不正確，檔案收集不完整的情況下就進行了編碼，后期需要補編，又沒有留補編的空間，就導致重號、空號等情況。

二、高校教學檔案編碼應遵循的原則

高校教學檔案編碼的混亂會直接關系到檔案的生命力，檔案的存在絕不是“束之高閣”，而是可以作為評估、改進高校教學質量的重要依據。要想科學合理的進行高校教學檔案的編碼必須要遵循以下原則。

1.高校教學檔案編碼的唯一性原則

檔案編號之于檔案就像身份證號之于個人，每個人都有唯一的身份證號，這個身份證號是你區別于他人的一個客觀依據，是獨一無二的。檔案號即是這份檔案的“身份證號”，這個“身份證號”必須是唯一的，查詢這個編號就能找到這份檔案。如果出現兩個重復的檔案號，就說明檔案編碼的過程中出現了問題。對于高校的教學檔案，每份檔案的學年度、年級、課程名稱、教師、學生等信息都會有不同，同樣的檔案原件不可能出現兩次，因此務必要注意編碼時的唯一性。

2.高校教學檔案編碼的穩定性原則

檔案編號一經確定就不可以隨意更改。隨意更改檔案號會導致該檔案在整體檔案中的位置混亂，并且打亂檔案的整體聯系。如遇不可控因素必須更改檔案編號，應保證檔案目錄，該類別里的其他檔案還有電子版的檔案號同步更改，保證檔案的整體關聯性。高校教學檔案一般都是階段性制作形成的：學生的試卷檔案一般是期末考試改卷登分完畢之后制作收集;畢業論文檔案是在論文答辯完成，登分完畢后進行制作收集;學籍檔案是在學生入校以后就制作而成的。因此，高校教學檔案的編碼，其穩定性是較好把握的。

3.高校教學檔案編碼的可擴充性原則

在對檔案進行編碼之前應該保證相關類目的檔案已經收集完整，相關類目的所有檔案收集完整之后再進行宏觀的整體編碼。但如遇后續還有檔案需要遞增，則要保證在檔案編碼時數字序列應留有一定的空間。高校教學檔案編碼是可以根據學生人數，每學期的開課列表等已知的數據大概估算出來檔案數的，后期的補充空間不大，只要預留一定空間，就可以保證檔案編碼的可擴充性。

4.高校教學檔案編碼的簡單性原則

檔案編碼時必須要完整清晰地表示出該檔案所屬的部門、屬性、時間、次序等要素，但過于復雜的檔案編號除了會增加檔案管理人員的工作量，還會使檔案提取效率變低。因此在進行檔案編碼時，在將必須要展示的信息展示清楚的基礎上，編碼越簡單越好。高校教學檔案在歸檔時許多不同類別的檔案會采用不同的檔案袋、檔案盒，這在一定程度可以簡化一些檔案編碼的數據。

三、加強高校教學檔案編碼工作的具體措施

檔案編號能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，科學的檔案編碼便于檔案的管理與提取，同時還能在不同載體檔案之間建立聯系，為后續進行多樣式、高水平的檔案資源開發奠定基礎。高校教學檔案編碼相較其他的檔案編碼有共性，也有其特殊性，在實施教學檔案編碼工作時可以采取以下措施。

1.依據國家文件規范結合高校教學檔案編碼特征制定編碼規則

從1987年國家教育委員會和國家檔案局頒布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、1993年國家教育委員會頒布的《高等學校檔案工作規范》到2008年教育部和國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》，國家多次頒布專門文件來規范高校檔案管理工作。《高等學校檔案管理辦法》中將高校檔案劃分為黨群、行政、學生、教學、科研等11類，《高等學校教學文件材料歸檔范圍》將高校教學檔案劃分為學籍管理、課堂教學、畢業論文、教學實習生產實習等17類。這些劃分標準就為我們指定高校教學編碼規則提供了依據。

一般來說檔案編碼時可以根據檔案所需展示的內容指定幾級目錄，根據高校教學檔案的范圍、時間、數量等要素我們可以編制四級目錄。一級目錄：學院拼音縮寫。一所綜合性高校一般有15個以上的學院，為方便全校的統一管理，可將一級目錄定位學院拼音縮寫，例如，商學院為“SXY”、文學院為“WXY”。二級目錄：以教學檔案類別劃分，依舊使用拼音首字母。教學檔案類別非常多，但是根據不同高校的要求，存檔的內容也不同。一般來說，高校會根據本科教學質量評估所檢查的檔案內容進行存檔內容的確定。因此，我們在指定教學檔案類別編碼時可以根據現實情況來進行劃分，可以將試卷檔案編碼為“SJ”、實習檔案編碼為“SX”、論文檔案編碼為“LW”。三級目錄：學年度或專業拼音首字母。例如，2018-2019第二學期的試卷檔案，即可編碼為181902;會計學的論文檔案、實習檔案可直接編碼為“KJX”。四級目錄：考慮到不同教學檔案所需展示的內容不同，四級目錄可以是檔案的流水號，也可以是學生的學號、教師的工號等。一般可根據字母排列順序、數字大小進行排序。例如，商學院2018-2019第二學期的名稱以“A”為首字母試卷檔案的標準化編碼就應該是SXY-SJ-181902-001;商學院學號為2014001的同學的畢業論文的標準化編碼就應該是SXY-LW-KJX-2014001。

2.制定標準化檔案編碼流程，降低檔案編碼的錯誤率

想要高校教學檔案編碼科學合理且錯誤率低，除了制定統一的編碼規則，還要按照標準的編碼流程，標準化流程的設計與實施能夠提高檔案編碼的效率，降低編碼的錯誤率。在編碼規則的基礎上，第一，保證該類別的檔案全部已經收集完畢。要保證檔案收集完整，可以在檔案收集前根據教務系統等平臺上考試安排、學生花名冊、開課安排等原始數據擬一份簽收表，檔案收取完畢后再根據簽收表進行整理、催收。只有確保檔案收集完整才能夠保證檔案編碼時不會出現重號等現象。第二，可通過計算機軟件進行初步編碼，同類別的檔案可以直接依據流水號生成全部編號，并制作成教學檔案目錄冊。第三，可清理檔案順序，給每一份檔案編號。隨機抽查某一份檔案的編號與檔案目錄冊中該檔案的編號是否一致，保證每一份檔案編號與檔案目錄冊中的編號完全一致時，檔案的編碼流程就初步結束了。當然，后期如果有增補的話還要繼續進行編號，如遇到已形成的完整順序的檔案中間有需要補充的檔案時，可在補充檔案的后面加括號進行編碼。

3.利用技術手段，開發多樣化的檔案編碼形式

隨著信息技術的高速發展，二維碼技術日趨廣泛的應用于生活的方方面面，二維碼可進行高密度編碼，信息容量大、范圍廣、容錯能力強還具有糾錯功能。許多圖書館都已經利用二維碼技術對圖書進行編碼，手機對著二維碼一掃就可以知道書籍的各種信息。高校教學檔案編碼同樣可以開發多樣化的編碼形式，二維碼就是一個操作性強的形式。對于那些重要的、提取率高、保存期限長的教學檔案可以制作二維碼，將電子文件和元數據儲存在二維碼里，再將二維碼打印出來粘貼在紙質檔案上，這樣掃描二維碼即可知檔案的相關信息，使紙質檔案、二維碼、電子檔案形成一個有機的整體。相對復雜的字母、數字編碼，二維碼編碼提取簡單，利用率高，并且容易糾錯。當然，二維碼編碼的專業性對檔案管理人員提出了更高的要求，其制作成本也會提高，但積極探索多樣化的編碼形式，也可讓高校教學檔案編碼工作煥發新的生命力。

四、結語

高校教學檔案作為評估高校教學質量和辦學水平的重要依據，其重要性不言而喻。想要保持高校教學檔案長久的生命力，提高其利用率，就必須進行科學合理的檔案編碼。不同的高校對于教學檔案的編碼各不相同，本文只是思考了其中一種編碼規則，力求在唯一性、穩定性、可擴充性、簡單性的原則指引下，充分研究各類教學檔案規范、檔案編碼方式，積極探索新的思路，制定出符合自身特色的高校教學檔案編碼規則，為提升高校教學檔案的管理水平，提供有力的支撐。

參考文獻：

[1]國家檔案局.歸檔文件整理規則[S].DA/T 22—2015.

[2]丁德勝.《歸檔文件整理規則》檔號編制的原則與要求（之三）[J].中國檔案，2016，（12）：26-28.

作者簡介：陳曉敏（1992-），女，湖北武漢人，碩士研究生，教學秘書，助理館員（檔案），研究方向：教學檔案管理。