淺談高校檔案利用工作的現狀、問題及解決途徑

摘 要：做好高校檔案利用工作，充分發揮檔案的價值，為學校的全面發展提供服務，是當今高校檔案工作的重點與難點。本文論述了高校檔案利用工作的現狀、存在的問題的同時，也探討了解決問題的途徑，從被動服務變為主動服務、創新現代化利用方式等五個方面提出了一些見解。

關鍵詞：高等學校;檔案利用;利用途徑

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它見證學校的發展足跡和所取得的巨大成就，是學校極其寶貴的資源財富。現在越來越多的高校對檔案工作都非常重視。檔案工作人員也要轉變觀念，切實做好高校檔案基礎工作，不斷豐富高校檔案館（室）藏，挖掘檔案信息資源，提升高校檔案的利用水平和質量。隨著社會經濟的迅速發展和科學技術的不斷進步，高校的改革力度也進一步加大，高校檔案利用工作如何在新形勢下，充分發揮檔案的價值，為高校教學、科研、管理等工作提供服務，為社會服務，則是當前高校檔案工作的重點。

一、高校檔案利用工作的現狀

檔案利用工作既是高校檔案工作的重點，也是高校檔案工作的難點。同時它也是發揮高校檔案館（室）藏檔案價值、實現檔案信息共享的重要途徑。目前，許多高校檔案館（室） “重藏輕用”的現象比較突出，只要檔案收集進館，就算是萬事大吉了，檔案工作人員安于守成，主動服務的意識不強。高校檔案利用的主要方式是等待用戶上門查詢或電話查詢的被動服務，而不是主動服務。隨著信息技術快速發展、用戶需求差異化、用戶類型多樣化化（用戶不僅限于校內的廣大師生，還擴大到高校畢業生、校友、各類審計人員、法務人員、基建施工人員等），對檔案利用服務工作提出了種種新的要求，檔案工作人員面對變化如何應對缺乏有效的手段。高校檔案利用服務工作的現狀與新形勢下的要求之間還存在很大差距。

二、目前高校檔案利用工作中存在的問題

隨著檔案意識的增強，師生員工利用檔案的頻次日益增加，在檔案利用過程中有時并不能滿足利用者的需求，原因如下：

1.滿足現狀，對檔案利用工作重視不夠

由于檔案工作的封閉性，造成高校部分檔案工作人員滿足現狀，缺乏開拓創新的精神，沒有充分認識到館（室）藏檔案所蘊含的價值，工作停留在收集、整理、保存的表層，對于檔案工作的根本目——提供利用，缺乏深度認知，重視不夠，造成了寶貴的檔案資源藏在深閨無人知，檔案的利用率比較低。

2.高校檔案館（室）的宣傳手段單一

高校檔案部門不注重對外宣傳，宣傳工作做得少之又少。我校基本就是每年 “6·9”國際檔案日張貼個海報，不定期舉辦專題展覽，多是圖片展覽，在兼職檔案員范圍內開展檔案法律法規、檔案知識競賽活動等，參與人員有限，受眾面小。高校檔案館（室）對館藏檔案的內容及其蘊含的價值缺乏宣傳，導致學校領導對檔案工作支持不夠，師生員工不清楚檔案館（室）究竟有哪些檔案資料。

3.高校檔案館（室）藏檔案不夠豐富，檔案信息資源不夠優化

我校館藏檔案以黨政、教學、財會、基建類檔案居多，其他幾類的檔案內容不夠豐富;反映學校辦學理念、學科、師資建設等特色檔案材料較少;由于工作謹慎，觀念保守，怕擔責任，對過期或已經失去利用價值的檔案沒有進行及時的鑒定銷毀，且鑒定標準一味的從寬，占用緊張的庫房用地，導致檔案信息資源優化不夠，影響了檔案的利用率。

4.檔案編研工作滯后

除去全國重點高校之外，大部分高校檔案編研工作開展得并不多，很多編研工作都是在被動的情況下進行的，也僅僅是重“編”輕 “研”，研究成果寥寥無幾。編研工作主要是對館藏檔案材料進行一次加工、二次加工，如大事記、組織機構沿革等。而對館藏檔案蘊含的豐富資源缺乏精細加工，編研成果未有很強的針對性，不能為學校的各項工作提供有效的幫助。

5.檔案利用方式陳舊、落后

目前檔案利用主要還是以利用者上門查閱檔案為主，電話、傳真查詢為輔。雖然高校都有自己的檔案管理系統，但因為檔案數據龐大，系統錄入工作比較重，系統里的數據并不齊全，個別檔案還要沿用手工檢索、查詢，不僅費時費力，而且影響查準率、查全率。大部分高校檔案館（室）雖然都進行計算機管理，但現代化程度不高，基本上都是案卷級、文件級目錄可查，全文瀏覽做不到，極大的影響了檔案的利用效率。

三、做好高校檔案利用工作的有效途徑

1.轉變觀念，變被動服務為主動服務

高校檔案工作人員要真正認識到高校檔案利用工作的重要性，要解放思想、更新觀念，摒棄被動服務，進一步強化服務意識。改變之前坐等利用者上門的服務模式，要主動出擊。越過檔案部門的小范圍，要加大格局，放眼全校，站在學校各方面發展的角度來考慮檔案提供利用的問題，加大檔案的開放和開發力度。檔案工作人員要發揮主觀能動性，拓寬思路，深入實際，了解各相關部門對檔案的需求，定期對檔案利用情況進行統計，分析檔案利用工作中出現的新問題、新需求，并盡快加以解決，方便利用者查詢、借閱。

2.拓寬高校檔案信息的宣傳途徑

在信息化的時代，高校檔案館（室）的宣傳途徑其實很多。在保留原有的宣傳方式的同時，可以加強與宣傳部門聯動，合力打造檔案宣傳的效果。充分利用高校的廣播臺、校報、校園網、宣傳櫥窗等對學校的歷史、重大事件、先進人物進行宣傳，還可以借助互聯網傳播，如檔案館官網、微信公眾號等。微信公眾號作為新型的傳播手段為高校類檔案工作的發展提供了重要載體和平臺。檔案部門可以利用微信公眾號傳播檔案文化、拓寬宣傳渠道、創新服務方式，可以邀請廣大師生掃碼關注，可以在公眾號上發布一些檔案的基本知識、館藏情況介紹、動態信息等，還可以在線互動，及時答疑解惑，增進廣大師生對檔案工作的了解，增強廣大師生的檔案意識，擴大檔案工作的影響。

3.豐富高校檔案館（室）的館藏，優化調整檔案結構

豐富館藏，一直以來都是高校檔案館（室）常抓不懈的工作。近年來，隨著高校檔案事業的發展，檔案數量激增，所以及時做好檔案的鑒定工作，避免有價值的材料淹沒在無價值的材料之中，是很有必要的。目前，大部分高校還是按照《高等學校檔案實體分類法》中規定的十大類檔案來確定收集范圍。隨著高校各項工作不斷地向前發展，檔案材料收集的范圍也應與時俱進，不斷拓寬。以中國民航大學為例，就增加了實物檔案、名人檔案、招投標檔案等。根據檔案利用情況統計，我校教學、財會、黨政和基建檔案的利用率比較高，我們就在現有的基礎上，充實檔案的內涵，調整檔案結構，科學整合檔案資源，加強利用研究，提高檔案利用的整體水平。

4.加大檔案編研工作力度

高校檔案編研工作水平高低，是檢驗高校檔案館水平的重要依據之一。首先，檔案編研對檔案工作人員的要求較高。檔案工作人員要有敏感度，能從學校實際需要出發，了解學校各項工作的最新需求，確定編研選題，再對館（室）藏檔案所蘊含的信息進行挖掘，在突出學校特色的前提下，進行文字方面的編纂。檔案部門可以依據館藏，編寫學校《規章制度匯編》《年鑒》或是專題匯編，如《學校歷屆黨代會文件匯編》等。其次，高校檔案館（室）還可以借助外部力量，與學校的其他業務部門聯合進行編研，優勢互補，例如與宣傳部合作，進行校史檔案圖片展，或聯合拍攝學校名人紀錄片等。

5.創新現代化檔案利用方式

高校檔案館（室）普遍采用的檔案利用方式為檔案閱覽服務、檔案外借服務、電話、傳真咨詢服務、信函查詢服務、現代化網絡查詢服務等。但是現代化的利用手段，在工作實際中應用并不廣泛。在信息化水平不斷提高的時代，檔案利用的方法和手段都有了很大的變化，檔案系統查閱是今后檔案利用的主流方式，高校檔案館（室）一定要跟上時代的步伐，加強建設自己的網頁和選擇適合自己實際的檔案管理系統。在檔案信息化建設中，目錄數據庫和全文數據庫是系統數據資源的基礎。目前高校普遍建立了目錄數據庫，但全文數據庫因為耗時費力，并不完善。為了更有效的利用高校檔案資源，為學校的師生員工和社會人士提供服務，實現檔案資源共享，就要加快檔案信息化建設，提供多元化利用平臺。其中，檔案數字化加工就是一項重要工作。這項工作任務量比較大，我校采取分批、分主次來完成。利用率比較高的教學檔案、黨政檔案優先進行，然后陸續做其他類的檔案。利用這種方式查閱，省時省力，快捷方便，還可有效保護檔案原件。

總之，檔案利用工作是高校檔案工作的重點，利用工作水平的提升需要全體工作人員的努力。在檔案信息化建設方面，因為檔案館（室）中相關專業人員比較少，所以高校檔案工作人員還需培訓學習，提高自身的業務素質，提高服務技能。在日常工作中，也要不斷豐富館藏、優化檔案結構、充分發揮檔案的價值，為學校的全面發展提供服務。

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作者簡介：高云燕（1971-），女，中國民航大學檔案館館員;研究方向：檔案管理、史料研究。