論社會保險業務檔案管理現狀及提升對策

賈丹丹

摘 要：當前，隨著社會保險事業的不斷發展，社會保險業務規模逐年遞增。在社會保險經辦機構辦理業務的過程中會形成各種原始憑證，例如業務臺賬、人事資料、清單、工作底稿等，而這些材料被集中保管以后，就形成了社會保險業務檔案。社會保險業務檔案不僅是對參保主體社會保險權益的真實記錄，也是社會保險事業發展歷史的有形體現，因此，做好社會保險業務檔案的規范化管理就顯得尤為重要。但是目前依然可見一些社會保險業務檔案管理不規范的問題，需要尋找措施有針對性地改觀。本文主要據此展開論述。

關鍵詞：社會保險業務；檔案管理；現狀；提升對策

當前，隨著社會經濟的不斷發展，人們參加社會保險的意識不斷提高，社會保險業務規模也逐年遞增。而社會保險業務檔案是社會保險經辦機構在辦理各項業務過程中直接形成的原始憑證，包括業務臺賬、人事資料、清單、工作底稿等。社會保險業務檔案是對參保主體社會保險權益的真實記錄，是確保參保主體享受社會保險待遇的重要依據，因此做好社會保險業務檔案的規范化管理對于社會保險事業具有十分重要的意義。但是目前依然可見一些社會保險業務檔案管理不規范的問題，需要尋找措施有針對性地改觀。

1 社會保險業務檔案管理現狀

1.1 管理規范性不足

社會保險業務檔案不僅關系到參保人的切身利益，也與社會保險經辦機構工作的正常開展及外部形象有著重要關系。但是很多社會保險經辦機構并沒有充分認識到這一點，在社會保險業務檔案管理的規范性方面還是存在一些不足之處，比如在業務檔案的儲存空間上，沒有嚴格按照相關規定做好檔案存放場地的溫濕度、防火、防震等防范措施，一旦遇到意外情況，將有可能造成不可逆的損失；再比如，在檔案材料的存放上，就簡單堆砌在箱柜里，不僅容易松散、掉落、丟失，而且查閱也十分不便。

1.2 管理不統一，多頭管理

由于社會保險業務涉及的險種及工作環節比較多，因此所產生的社會保險業務檔案種類構成也比較多。但是目前很多社會保險經辦機構對于這些不同種類的業務檔案并未遵循統一管理的規定，往往是按照險種或工作環節分別存放在相應的業務部門，形成了多頭管理的現象，給檔案的安全存放和高效利用都帶來了一些負面影響。

1.3 現代化管理手段不足

目前，隨著社會保險業務規模的不斷發展，所形成的檔案材料也日漸增多，在這種情況下，一方面，不斷增多的社會保險業務檔案給存放空間帶來了很大壓力，往往出現有限的空間內反復擠壓過多檔案的情況；另一方面，業務檔案的日益增多也給檔案的查找調閱帶來了越來越多的不便；再有，很多社會保險經辦機構還是采用傳統的紙質檔案+檔案柜的存儲方式，制約了社會保險業務檔案管理的效率。

2 社會保險業務檔案管理提升對策

2.1 強化社會保險業務檔案規范性管理

作為社會保險經辦機構，首先應當按照《中華人民共和國檔案法》、《檔案庫房技術管理暫行規定》、《社會保險業務檔案管理規定（試行）》及其他相關檔案管理制度規定，做好標準化檔案管理庫房的建設，使得檔案管理庫房能夠滿足建筑材料耐火大于4小時標準，庫房溫濕度及防潮、防蟲、防霉、防有害氣體等均能夠達標，在煙霧報警和滅火設備上面也能夠滿足意外情況應對需要；此外，紙質檔案應當存放于標準的檔案柜中，并且在容積、數量上滿足檔案柜額定容量；還有就是要推動相關檔案管理制度的剛性執行，可以通過加強培訓，提高問責處理力度，不斷強化檔案管理人員對相關管理制度的敬畏之心，確保檔案管理制度能夠真正落到實處。

2.2 做好檔案統一化管理

社會保險經辦機構應當對存在的檔案多頭管理的現狀進行調整，一是要將原先分散存放于各部門的社會保險業務檔案集中到專門的檔案管理部門，統一管理，統一維護，統一查詢。二是在業務檔案統一收歸專門的檔案管理部門進行管理以后，社會保險經辦機構依然要明確業務各環節部門在檔案的收集、整理、立卷等方面的責任，以及各業務部門在社會保險業務檔案的調閱、歸還等方面應當遵循的原則和要求，確保檔案集中管理之后的有序化利用。

2.3 探索檔案電子化

面對社會保險事業發展給檔案管理帶來的壓力日益加重，探索并實行業務檔案電子化是有效解決這一問題的途徑。具體而言，就是通過掃描、拍照等手段，將原先的紙質檔案轉化為電子檔案信息和文件影像，集成整合于電子存儲系統中，并且在系統中實現相關業務檔案的檢索、查找、下載等功能，這樣能夠大大節省檔案管理空間，提高檔案利用效率。為此，社會保險經辦機構首先是要加大投入，可以和一些專業的科技公司進行合作，合作開發基于業務經辦工作實際的社會保險業務檔案管理系統，并且將原有的紙質檔案通過掃描轉移到系統中，實現檔案的線上管理；其次是推進社會保險業務與檔案信息系統一體化進程，基于“邊經辦、邊收集、邊影像化”的原則，構建起現代化的社會保險業務檔案信息系統管理模式；三是要做好相關人員的培訓工作，確保檔案管理人員能夠掌握檔案電子化管理系統的使用和維護方法。

綜上所述，社會保險業務檔案管理對于社會保險事業的深層次發展和改革創新有著重要意義，但是目前在社會保險業務檔案管理方面還是存在一些問題，本文對此提出了若干具體對策，希望可以提供一些有價值的參考和借鑒。

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