辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

李光緒 孟霞 王紅玉

摘 要：醫院檔案管理工作不同于其他行業的檔案管理工作，由于醫院內部人員的流動性較大，而且相應的醫療器具的更換頻率十分頻繁，所以整個醫院檔案管理工作的難度較大，而且隨著我國醫療事業的不斷發展，相應檔案管理工作的難度還會進一步的提高。在實際的檔案管理工作之中，如果還是只依靠傳統的人工管理模式，則會占用醫院大量的人力資源成本，不利于醫院的發展，所以需要將自動化辦公系統有機的結合到醫院實際的檔案管理工作之中，從而切實的提高醫院的運行效率，就目前辦公自動化的時代背景之下，有效的依托自動化辦公軟件開展相應的檔案管理工作，能夠促進醫院更好的發展。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；實際應用淺析

自動化辦公軟件目前已經應用在了各個領域之中，其主要的優勢在于，自動化辦公軟件可以實現整個辦公過程實現無紙化，所有的信息都可以通過辦公軟件進行交互，其次，自動化辦公軟件能夠切實提高公司內部文件的保密性，以往傳統的辦公模式，公司內部相應資料的傳遞是以紙質的形式進行的，而這種辦公模式很容易導致企業的內部信息泄露出去，從而對整個公司的發展造成影響。而且，自動化辦公軟件的效率較高，其內部帶有運算功能，可以對工作人員編輯好的信息進行排序，方便工作人員開展接下來的工作。對于醫院的檔案管理工作而言，自動化辦公軟件的應用能夠有效的提高整個檔案管理工作的效率。

1 主要優勢淺析

1.1 切實提高醫院檔案管理效率

自動化辦公軟件最大的優勢在于，能夠切實提高醫院檔案管理工作的實際效率，在實際使用自動化辦公軟件的過程之中，只需要少量的人工操作就可以完成，所以在節約人力資源成本的同時，大大提升了工作人員每天的工作效率。能夠切實有效的提高整個醫院在檔案管理工作開展過程中的效率[1]。

1.2 安全系數高

由于自動化辦公軟件實際使用過程中，所有的信息都是在互聯網上進行交互的，所有的信息在傳輸的過程之中都是處于絕對安全的狀態的，整個作業模式十分的安全，不會發生任何的信息泄露事故。除此以外，醫院相關的檔案管理工作人員還可以通過對相應的信息加密，來提高信息傳遞過程之中的保密性[2]。

2 實際應用淺析

2.1 自動化軟件在人員調動中的應用

醫院所有工作人員的檔案都實行統一化管理，當每一位工作人員辦理完相應的入職手續之后，其檔案就會歸納進其所對應的部門，但是在實際檔案管理工作進行的過程之中，由于內部工作人員崗位的調整，以及部分工作人員離職，都需要到檔案室辦理相應的檔案處理手續，傳統的作業模式，采用的是人工辦理模式，檔案管理部門需要配置專人進行相應的檔案管理工作的，當醫院內部人員需要進行人事調動的時候，檔案部門的管理人員需要將該工作人員的檔案從其原部門調出，在移送到調整之后的部門，并對整個調整工作做出詳細的記錄，整個工作開展的流程十分復雜，需要花費大量的時間，不利于醫院的正常運轉。所以，需要使用自動化辦公軟件來代替傳統的人工作業模式，實際使用自動化辦公軟件的過程之中，需要對醫院所有工作人員的信息進行收錄，建立醫院自己的檔案管理庫，當醫院內部的工作人員因為相應的人事調動需要對其個人檔案的中的個別信息進行修正的時候，只需要該工作人員將現部門開具的人員調用申請提交給檔案管理部門的工作人員就可以了，檔案部門的工作人員會根據該工作人員提供的身份信息搜索到其個人的電子檔案，直接在其電子檔案上進行修改就可以了。整個電子檔案有效的規避了傳統檔案管理模式繁瑣的作業流程，也能夠真正意義上的實現無紙化辦公的期望[3]。

通過自動化辦公軟件的使用，能夠有效的提高醫院在人力資源管理工作中的實際效率，對于整個醫院的實際發展具有十分深刻的意義，在醫院實際開展相應的人力資源管理工作時，要充分利用自動化辦公軟件的優勢，全面實現檔案管理工作的無紙化模式。

2.2 自動化軟件在設備調整過程中的應用

目前，醫院在實際開展醫療工作的過程之中，離不開醫療設備的輔助，而且對于一些特殊的疾病，通過設備對相應的患者展開化療，以及放療已經成為一種常規化的治療模式，而且，醫院為了不斷提升相應醫療水平，需要不斷購置新型的醫療設備，所以，實際對醫院所有醫療設備的管理工作也十分的關鍵。傳統的設備管理模式主要是由醫院的設備管理部門負責，醫院每購置一臺新設備的同時，設備部門都要對該臺設備進行詳細的記錄工作，將該臺設備登記入冊。但是由于醫院購置新設備的速率過快，設備部門相關的工作人員無法進行記錄新設備的信息，就會造成整個醫院設備管理工作的脫節。

所以，需要使用自動化辦公軟件對所有購置的新設備進行相應的信息采集工作，在實際信息采集工作的過程之中，可以使用自動化信息采集系統來代替傳統的人工采集模式。自動化信息采集系統，主要是一個虛擬的檔案庫，工作人員需要使用手持掃描設備將新購置設備的信息進行掃描，系統會自動收錄相應的信息，整個過程只需要工作人員掃描設備的條形碼即可。

3 結束語

辦公自動化環境之下，通過使用自動化辦公軟件來代替傳統的人工作業模式，能夠有效的提高整個檔案管理工作的實際效率，并且對于整個醫院而言，檔案管理工作效率的提升，能夠實現醫院更好的發展。自動化辦公軟件目前已經應用在了各個領域之中，其主要的優勢在于，自動化辦公軟件可以實現整個辦公過程實現無紙化，所有的信息都可以通過辦公軟件進行交互。

參考文獻

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：51-53.

[2]甄玲，雷蕾，李璐，etal.辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J].中國管理信息化，2016，19（2）.

[3]卜照鋒，劉亞男.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業，2016，13（19）：21-23.