面向知識管理的企業檔案管理創新發展

姚一民

摘要：檔案管理是企業內部管理的重要組成部分，是促進企業穩定發展的重要保障，企業檔案作為基礎信息資源，記錄著生產、科研、經營、人力資源等多方內容，體現著每個發展階段的具體情況。本文主要闡述面向知識管理的發展趨勢，企業應如何創新檔案管理，希望能夠為企業提高管理水平提供切實可行性建議。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；創新發展

前言：

隨著經濟一體化和文化全球化發展，我國各方企業對檔案管理的重視程度越來越高。知識管理是指企業在充分肯定知識價值的基礎上，利用信息技術為員工創造能夠獲取、共享內外部知識信息環境的管理方式，將其應用于企業檔案管理能夠有效提高企業的創新能力和信息管理水平，從而推動檔案管理工作發展。

一、知識管理的內涵

知識管理的內涵為：企業以當代先進技術為支持，對企業的內外知識進行程序化挖掘、儲存、共享和使用，從而提升自身整體競爭力和生存發展能力的管理方式[1]。知識管理目標通常與企業的經營活動目標保持一致，由于知識處于不斷更新狀態，所以知識管理具有動態性。

二、創新檔案管理的途徑

（一）創新檔案管理模式

1.構建管理目標

隨著經濟發展速度加快以及文化傳播程度加深，我國信息化發展趨勢越來越強大，對國內企業的管理模式和思想觀念帶來巨大影響，利用知識管理實現檔案信息的資源化、信息化和現代化，是我國當前大多數企業進行檔案管理建設的主要目標。企業根據知識管理理論，建立知識型文檔，采用不同方式對不同檔案信息進行分類和保存，不僅為提高搜索、查詢檔案信息工作效率奠定了基礎，還為設計、構建現代化檔案管理系統提供了理論支持，有利于為企業決策提供準確數據，保證決策的科學性和合理性。

2.創新管理方式

企業想要在知識管理背景下，創新檔案管理模式和方式，就應當將知識管理與檔案管理相結合，制定科學的知識資源檔案信息管理方案，堅持知識管理是檔案管理工作的核心內容，建立知識資源管理隊伍。對企業的技術知識、管理制度、硬件設施、人力資源等信息進行調查，并對其進行分類處理，鼓勵管理隊伍發揮自身作用，令檔案信息管理方案的實施目標、實施要素與企業檔案管理現狀保持一致，從而保障檔案管理系統具有高效性。

（二）完善檔案分類管理體系

我國大多數企業目前仍采用傳統的檔案管理分類方式，根據信息來源、以卷或件為單位進行分類儲存，盡管能夠保證檔案之間的聯系，但因為忽視檔案內容而降低后期搜索、查詢檔案的效率。因此，企業應當完善檔案分類管理體系，提高檔案檢索效率。工作人員在查詢檔案時，通常根據檔案的主題和內容進行檢索，比較重視信息內容的查找，面對傳統的檔案分類方式，極大程度上會延長搜索時間，既影響自身工作質量，又限制其他部門員工的工作效率。所以，企業應當將知識單元作為檔案分類基礎，先對檔案信息進行分類，隨后對每一類中的檔案進行主題標號，令其滿足檔案搜索者的實際需求，保證搜索者能夠在最短的時間內確定檔案條目，從而降低檢索時間，提高工作效率[2]。另外，在完善檔案分類管理體系之前，企業應當先對檔案室、用檔需求等信息進行調查研究，先利用知識管理理論建立檔案模塊，整合企業檔案信息，然后再以檔案內容為對象建立虛擬分類體系，并將其作為實體檔案分類體系的補充，從而大幅度提高企業檔案管理效率。

（三）提高檔案管理人員素質

企業想要快速實現檔案管理的創新發展，提升自身競爭力和生存能力，就必須提高檔案管理人員的職業能力和綜合素質，管理人員只有具備較高的接受能力和學習能力，才能利用知識管理相關理論對檔案管理進行革新。對此，企業首先要改變檔案管理人員“輕利用、重保管”的傳統思想觀念，定期對其進行知識管理相關教育，提升其職業素質和工作能力，保證新型檔案管理模式能夠為企業提供高效知識服務。其次，檔案管理人員自身也應革新工作觀，對自己進行重新定位，努力向“知識提供者”轉變，加強對檔案室內所有檔案信息的了解，熟悉檔案信息內容，實現專題性信息開發。再者，企業要堅持檔案知識服務是科學開展檔案管理工作的指導，根據實際工作需求對檔案信息進行收集、分析、整理、儲存，從而實現提高檔案管理效率的目的。最后，檔案管理人員要與其他部門員工開展合作，擴大知識服務開發渠道，降低檔案管理人員的工作壓力，增加檔案知識的影響強度，通過整合多方人員的思想建議來實現檔案管理的創新發展。

（四）提高檔案管理服務水平

企業在開展檔案服務工作時，一般情況下是以借閱為主，但是隨著信息技術的普及發展，傳統的借閱形式已經無法滿足企業員工的需要，因此企業應當提高自身檔案管理服務水平，對檔案管理方式進行創新。首先，企業要將知識管理服務理念與檔案管理工作有機融合，將傳統檔案管理被動式服務轉變成自動化服務，加強檔案管理人員與企業各部門之間的交流溝通，令其明確企業經營重點，及時向企業提供信息準確的檔案，保證企業決策的科學性。其次，企業應以“知識服務”方式開展檔案管理，對開展對象進行重新定義，將傳統檔案管理中的原始記錄更改為檔案內容和條目，以此提高搜索檔案信息的效率[3]。除此之外，企業可以結合計算機技術、智能技術等信息技術開發自動式檔案管理服務，通過整合檔案信息建立知識數據庫，針對不同部門設置不同權限，員工完全可以自行搜索查閱所需信息，有利于提高檔案管理和其他部門的工作效率。

結束語：

綜上所述，知識管理是當今社會持續發展的必然趨勢，為了提升企業檔案管理能力和水平，企業必須結合知識管理理論對傳統檔案管理模式和方式進行革新。通過建立知識體系，將內部知識與外部知識相結合，實現檔案信息管理的科學規劃，保證檔案管理具有合理性、高效性和準確性，從而促進企業穩定發展。

參考文獻：

[1]金利希.知識管理背景下企業檔案管理信息化建設研究[J].人力資源管理，2017 （12）：319-320.

[2]蔡錦軒.知識管理視角下的企業戰略管理創新發展策略探討[J].中外企業家，2016 （14）：7.

[3]劉義龍，顧潔.以知識管理為導向的企業戰略管理創新發展研究[J].河北企業，2016 （01）：11-12.