辦公室文秘工作效率提高策略分析

吳曉燕

摘要：作為綜合協(xié)調(diào)部門，辦公室相對(duì)于一個(gè)單位的內(nèi)部構(gòu)成來(lái)說(shuō)，是非常重要的一個(gè)組織結(jié)構(gòu)。在辦公室工作中，文秘需要處理單位內(nèi)部多種類型繁雜的工作。以此能夠看出，辦公室文秘工作效率的提高，可以增強(qiáng)單位內(nèi)部辦事效率，同時(shí)也能將辦公室工作職能發(fā)揮到最大化。在此基礎(chǔ)上，本文對(duì)事業(yè)單位的辦公室文秘工作提升策略進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，為提高事業(yè)單位的辦公室文秘工作質(zhì)量提供建議與參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室文秘；工作效率；策略

一、事業(yè)單位辦公室文秘工作效率提高的意義

相對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部整體環(huán)境來(lái)說(shuō)，辦公室既是一個(gè)獨(dú)立的綜合性職能部門，也是整體行政管理工作的中樞，是內(nèi)部結(jié)構(gòu)中承上啟下的重要組織結(jié)構(gòu)。既要下達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)與指示，還要向上匯報(bào)總結(jié)各部門的實(shí)際工作落實(shí)執(zhí)行情況，所要承擔(dān)的工作任務(wù)量大且繁瑣。不僅如此，辦公室還需建立對(duì)外工作窗口，使整個(gè)單位與外部相關(guān)部門的信息保持正常交流與溝通，為事業(yè)單位樹(shù)立良好的公眾形象。文秘是辦公室工作主要承擔(dān)者，所以辦公室的工作效率深受文秘工作效率影響，只有提高辦公室文秘工作效率么，才能保證辦公室工作有效開(kāi)展。

二、事業(yè)辦公室文秘工作應(yīng)遵循的準(zhǔn)則

在工作實(shí)踐中，事業(yè)單位的辦公室文秘應(yīng)圍繞以下兩點(diǎn)原則來(lái)展開(kāi)：第一，辦公室文秘需以事業(yè)單位各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)范流程為主開(kāi)展工作，身為辦公室文秘，要嚴(yán)格要求自己，對(duì)待工作要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男膽B(tài)與積極的情緒，認(rèn)真按照規(guī)章制度辦事，以此才能確保各個(gè)部門工作的順利開(kāi)展；第二，辦公室文秘需要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，具體工作中辦公室文秘面對(duì)的是多個(gè)部門的繁雜業(yè)務(wù)往來(lái)，所以辦公室文秘要具備一定的崗位責(zé)任感，以提高自身理論基礎(chǔ)和實(shí)踐能力，塑造與崗位需求相符的形象。在日常工作中，需要辦公室文秘可以積極參與理論學(xué)習(xí)，以此提升自身的工作能力，為辦公室工作順利開(kāi)展打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)；第三，作為承上啟下的行政管理中樞部門，辦公室文秘工作要服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)部署，保證事業(yè)單位內(nèi)部工作井然有序。

三、事業(yè)單位辦公室文秘工作效率提高的策略

辦公室文秘工作對(duì)于事業(yè)單位行政管理工作來(lái)說(shuō)是非常重要的環(huán)節(jié)，所以應(yīng)對(duì)辦公室文秘工作效率提升做出詳細(xì)的研究，筆者將從以下三個(gè)方面討論辦公室文秘工作效率提高的策略，為辦公室文秘具體工作實(shí)踐提供建議與參考。

（一）強(qiáng)化辦公室文秘工作人員的崗位職業(yè)培訓(xùn)。

辦公室文秘這一崗位對(duì)工作人員的基本要求，就是具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備及專業(yè)能力，在日常工作中能夠?qū)⒆陨砉ぷ髋c單位長(zhǎng)期發(fā)展結(jié)合在一起，不斷學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識(shí)，提高自身的綜合素養(yǎng)，以此才能做好辦公室文秘工作，保證與各個(gè)部門之間展開(kāi)順利的交流與溝通。

事業(yè)單位應(yīng)為辦公室文秘工作人員定期舉辦崗位職業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容可以圍繞以下幾個(gè)方面：1.我國(guó)的大政方針；2.最新的法律法規(guī)；3.與自身單位相關(guān)的新法規(guī)、新業(yè)務(wù)以及新型工作模式等。通過(guò)定期的培訓(xùn)使辦公室文秘工作與時(shí)代發(fā)展相協(xié)調(diào)，并且要走在時(shí)代發(fā)展的前沿，保證事業(yè)單位內(nèi)部文秘工作新型工作模式和工作理念的執(zhí)行力。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作人員職業(yè)精神的教育，使他們樹(shù)立服務(wù)意識(shí)與奉獻(xiàn)精神，并用具體的實(shí)際行動(dòng)服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作，為單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（二）構(gòu)建辦公室文秘工作人員的管理制度。

西方國(guó)家大部分事業(yè)單位在辦公室文秘工作方面的經(jīng)驗(yàn)是非常成熟的，而且已經(jīng)形成了體系式、制度式的辦公室文秘工作理念與模式，可以從整體上提升事業(yè)單位的辦公室文秘工作效率及管理質(zhì)量。國(guó)內(nèi)事業(yè)單位應(yīng)該長(zhǎng)期不斷的學(xué)習(xí)國(guó)外相對(duì)相近的事業(yè)單位管理理念與模式，以此積累事業(yè)單位管理經(jīng)驗(yàn)，完善自身的經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行管理體系，是發(fā)展事業(yè)單位管理現(xiàn)代化、國(guó)際化等目標(biāo)的有效途徑之一。國(guó)內(nèi)事業(yè)單位的發(fā)展歷史相對(duì)來(lái)說(shuō)較短，事業(yè)單位辦公室文秘工作并未形成制度式與體系式的理念與模式，所以在全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展進(jìn)程中，需要向國(guó)外事業(yè)單位借鑒學(xué)習(xí)。所以，在我國(guó)科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的今天，事業(yè)單位的辦公室文秘工作應(yīng)以更新管理、變革管理模式為主，引進(jìn)西方事業(yè)單位先進(jìn)的辦公室文秘工作理念，并應(yīng)用相對(duì)先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、完善的管理制度，確保辦公室文秘工作順利開(kāi)展。

（三）優(yōu)化辦公室文秘工作人員考核體系

為確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作制度、規(guī)章能夠有效執(zhí)行，并發(fā)揮積極作用，事業(yè)單位還應(yīng)該積極構(gòu)建與之配套的考核制度和獎(jiǎng)懲辦法.例如在事業(yè)單位內(nèi)部建立三級(jí)考核體系，引入曝光機(jī)制、綜合季度評(píng)比制度等，并做好制度執(zhí)行狀況的監(jiān)督和考核工作。事業(yè)單位需要定期對(duì)各個(gè)職能部門以及部門責(zé)任人執(zhí)行工作責(zé)任制的情況進(jìn)行考核，同時(shí)將工作責(zé)任和個(gè)人經(jīng)濟(jì)相掛鉤，并納入到員工的績(jī)效考核中去。針對(duì)較好執(zhí)行辦公室工作責(zé)任制，能夠有效避免工作失誤的人員給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)玩忽職守，不履行辦公室工作責(zé)任制的要求，出現(xiàn)重大錯(cuò)誤的人員給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。獎(jiǎng)懲并非終極目標(biāo)，而是通過(guò)這樣一種手段來(lái)提醒各個(gè)職能部門牢記己任，全面樹(shù)立良性的工作意識(shí)，以便于真正將辦公室工作責(zé)任制落到實(shí)處，從而確保事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室是事業(yè)單位的綜合協(xié)調(diào)部門，同時(shí)也是單位行政管理的中樞，提高辦公室文秘工作的效率是單位實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展的必然選擇，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求，對(duì)于單位的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文對(duì)提高辦公室文秘工作的重要意義以及應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則進(jìn)行了介紹，并從加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)、建立晉升考核制度、設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī)制三個(gè)方面提出了提升事業(yè)單位辦公室文秘工作效率的建議。

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