高中學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策研究

吳素娜

摘 要：人事檔案既是高中學(xué)校信息資源的重要保存體又是信息傳播的基本承載體，對(duì)教職員工及學(xué)生的人生起著憑證、依據(jù)和參考的作用。完善高中學(xué)校人事檔案管理，可以增強(qiáng)檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性，提高檔案信息服務(wù)水平，促進(jìn)高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。文章論述了高中學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀與完善對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；人事檔案管理；現(xiàn)狀；舉措

中圖分類號(hào)：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學(xué)校人事檔案是存儲(chǔ)教職員工信息以及學(xué)生個(gè)人信息的重要?dú)v史記錄，其內(nèi)容主要由有價(jià)值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說(shuō)明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對(duì)教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時(shí)對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理活動(dòng)，并以此來(lái)向教職員工和學(xué)生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。

一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因?yàn)閷W(xué)校的教育水平測(cè)定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識(shí)薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無(wú)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對(duì)上一級(jí)部門的檢查而進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學(xué)校會(huì)存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無(wú)關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無(wú)實(shí)際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先檔案歸類不細(xì)致，過(guò)于簡(jiǎn)單；其次對(duì)于檔案的實(shí)效期限管理失當(dāng)，以致堆積過(guò)多而混淆了對(duì)近期收集檔案的處置；再次，對(duì)于應(yīng)當(dāng)銷毀檔案的處理沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋蛔詈?，檔案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長(zhǎng)此以往，就會(huì)出現(xiàn)管理者對(duì)檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對(duì)檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。

二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過(guò)宣傳引導(dǎo)等形式，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識(shí)度，讓其明晰檔案本身的重大價(jià)值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會(huì)以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類等相關(guān)工作事項(xiàng)，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無(wú)故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)，也就是說(shuō)現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強(qiáng)了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對(duì)于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識(shí)，那么在日常管理工作中一定會(huì)事半功倍，因?yàn)橹挥芯邆淞己脤I(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問(wèn)責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識(shí)或者經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理檔案，短期內(nèi)問(wèn)題可能不大，時(shí)間一長(zhǎng)，檔案越積越多，問(wèn)題則逐一暴露出來(lái)。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長(zhǎng)、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，對(duì)失效檔案的管理不及時(shí)。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問(wèn)，是解決檔案管理問(wèn)題行之有效的方法。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動(dòng)最客觀的證明，它的影響力和價(jià)值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)，促使檔案管理人員樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來(lái)處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實(shí)際意義。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動(dòng)高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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