提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

李輝

摘要：伴隨著社會經濟的發展，企業經營規模的擴大對各項工作的開展提出了嚴格要求。尤其是檔案管理工作的進行，要求引進先進技術、創新管理方法繼而實現信息化建設模式，滿足事業單位工作要求。對此，筆者結合實踐經驗，就提升事業單位檔案管理信息化建設方法進行簡要分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；方法研究

現階段，怎樣提升事業單位檔案管理信息化建設成為重要研究課題，對單位檔案管理工作效率的提高與檔案利用率的提升具有重要作用。另一方面，隨著科學技術的進步，傳統紙質檔案管理模式已經無法滿足現代檔案管理工作要求，信息化管理模式已成必然，成為當務之急。

一、提升事業單位檔案管理信息化的意義

現代化社會建設發展中，事業單位檔案管理工作信息化模式可以根據數據信息展開檔案資料保存，相對于傳統紙質管理形式節省較多儲存面積。另一方面，信息化管理形式也便于信息搜集與查找，人們可以及時搜集到所需資料；并且，盡可能的降低檔案保存與統計偏差錯誤。由此可見，檔案信息化建設能夠從根本上提高管理效率。此外，伴隨著事業單位經營時間的延長與業務范圍的擴大，檔案資料信息也會不斷的增加，如果一直沿用人工整理形式將耗費較多人力物力。而通過信息化建設能夠有效解決這一問題，提高管理效果。但是，檔案信息化的建設還需要提升管理人員專業技術水平，熟練操作計算機展開檔案管理，提高工作效率。同時，經過規范的操作也能夠提高工作質量與工作時間。這樣一來，新經濟社會條件下，事業單位展開檔案信息化管理對長期經營發展有著重要意義。

二、事業單位檔案管理信息化不足

（1）硬件設施問題

事業檔案檔案信息化管理硬件設施指的是數字化的硬件設備保障，例如：數據化管理裝置等，對檔案管理工作具有作用。但是，現階段各單位檔案信息化管理，因為資金投入不足使得硬件設施建設存在諸多問題。例如：設備老化，無法滿足現代檔案管理需求。信息化管理設備也是檔案工作開展的前提條件與數據化管理的組成部分；不過，當前在該方面有待進一步提升與完善。

（2）管理人員信息化認識不到位

管理人員作為檔案管理信息化建設的根本與核心，管理人員專業素養與信息化操作水平直接影響檔案管理信息化建設效果。只有管理人員全面了解檔案管理工作內容與規范的操作，才能夠在檔案管理中達到信息化標準，提高管理水平。不過，根據現階段檔案管理效果看，多數管理人員管理理念落后、對信息化建設的認知處于初級階段，這與其工作性質有著直接影響。因為多數單位檔案管理工作較為輕松、工作要求不高，使得管理人員對信息化認知不到位。另一方面，管理人員對于新型管理方法了解不夠深入，存在諸多問題。

（3）缺少檔案管理培訓

怎樣進行檔案信息化管理能夠從根本上折射出單位內部檔案信息化管理工作是否到位，集中體現在兩方面：首先，基于軟件設施培養上分析，單位檔案信息化建設培養水平如何。現階段，70%的單位對于信息化建設管理工作缺少認可性，管理層缺少信息化關注而制約工作效率的提升。所以，事業單位檔案信息化建設中存在的問題無法及時化解。其次，基于檔案管理贊同程度上分析，目前各單位缺少信息化技術教育培訓，不管是職工思想意識還是信息技術上，成為單位信息化建設中的缺點。基于培訓方面而言，單位進行信息化管理培訓是提高信息化管理的主要途徑。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（1）注重基礎設施建設

事業單位檔案管理信息化第一要素即是提升基礎設施建設，首先預留一定資金投入在硬件設施優化與引進中。將信息化建設列入財務預算，綜合分析單位經營狀態，做好設施需求統計。這樣一來，使得檔案信息化管理工作有目的性的引進檔案管理設施。事業單位根據經營發展特征，引進先進掃描技術、光盤刻錄、計算機等設施，并引導管理人員規范利用電子設備，延長設備使用時間，節省經濟投入。另一方面，檔案管理信息化建設中應統一計算機系統，全面掌握系統兼容性，為后續系統維護創造條件。同時，充分利用計算機資源，共同推動事業單位檔案管理信息化建設。

（2）檔案管理考核標準化

事業單位想要做好信息化建設也要注重內部工作審核，加強檔案管理人員工作考核，結合現階段檔案管理工作狀態制定審核標準。工作審核標準制定中，應把信息化檔案管理列入審核標準，調動管理人員工作積極性、加強對檔案管理信息化建設的認知與重要性認識。只有從思想意識上提升，才能做好檔案管理信息化建設。例如：在錄入資料信息時應嚴格遵守國家制度要求，規范格式、文字等，使用統一模式展開檔案錄入。

（3）注重檔案管理培訓

加強管理人員檔案管理信息化培訓，也是事業單位提升檔案管理效率的有效途徑。因為現階段事業單位缺少專業技能與思想意識培訓，導致檔案管理信息化建設問題重重。因此，事業單位還應做好培訓工作，從技術與思想上提升，確保檔案管理效率的提升。只有管理人員能夠熟練、規范操作計算機并且積累豐富的管理經驗，才能逐一解決信息化建設中存在的問題。而提高管理人員思想意識是引導管理人員認識到信息化建設的重要性與急迫性，能夠主動投入到檔案管理信息化建設中，從根本上提高檔案工作質量與效率。

總而言之，信息化建設已經成為社會發展必然，各單位想要提高綜合水平與管理效率，跟上現代社會發展變化就應積極投入到信息化建設中，特別是檔案管理工作。只有這樣，才能確保檔案管理水平，推動單位發展，

（作者單位：吉林省白城市通榆縣三家子種牛繁育場）