新時期文書工作的服務創新意識

摘 要：辦公室文書工作是一個綜合性服務性工作，同時也是一項非常嚴肅的政策性、業務性很強的工作。在單位內部起著聯系溝通各級各部門上情下達、下情上達的作用，對外又是服務的窗口直接關系到本單位的形象和聲譽。文書工作要改進工作方法增強創新服務意識提高服務水平，加強溝通聯系提高綜合協調能力。

關鍵詞： 辦公室工作；服務意識；責任意識 ；創新意識

各單位辦公室文書工作是一項責任強、要求高、細致認真的工作。公文工作流暢有效是辦公室工作質量和工作效率的體現。為單位日常事務工作的正常運轉提供強有力基礎保障。如何做好辦公室服務性工作及時有效的發揮職能作用，有待我們進一步的思考與探索。

一、文書工作的重要性

（一）文書工作是行政管理的重要組成部分也是單位辦公室工作的主要內容，其重點是文件編輯、傳遞、使用、保存或銷毀管理工作

文書工作質量與辦事效率對其單位上下各部門的工作成效有直接影響。文書事務需要及時、準確地、有效處理和安全地管理往來公文，嚴格按照具體工作程序來實現辦公室文書工作的職能，正確地發揮承上啟下、聯系左右、辦理業務的作用；在日常工作和業務活動中，文書起著溝通聯系上下各級，相互協調的作用，不僅要隨時向領導介紹所送公文的要素提醒公文的急緩、密級。還要協助領導完成工作及時處理交辦事項。還要通過各種有關報表、資料了解掌握情況有針對性的指導、提示、催辦所部署的工作在各部門貫徹執行辦理情況。

（二）文書檔案記載社會的前進歷程，客觀地反映著領導決策、問題處理、基本工作過程、研究開發等方面成果

及時、準確、系統、完整地提供檔案信息是為以后工作提供可靠文字、數據依據。

二、文書工作的突出問題

（一）相當一部分文書工作人員缺乏服務意識、工作缺乏主動性、忽視理論學習和業務能力提高，只關注文件的收發，傳遞、收集，整理入檔等簡單的工作

很多文書人員僅僅是文件的傳閱者，而忽略了在領導的決策過程中參謀和助手的作用。忽略了觀察積累、基礎調研、收集信息、經驗總結及時反饋的工作。不注重跟蹤管理，與其他部門溝通聯系不及時，沒能有效掌握文件處理的情況，給上下各部門工作帶來諸多不便。

（二）在實際的文件處理過程不能規范的處理好收發的各種文件，特別是涉密文件銷毀回收程序不規范

在文件處理過程中不能確保文件處理及時、快捷、準確、保密。不能正確的對文件進行分類處置，一味的按流程辦事不能靈活掌握輕重緩急的文件及時有效處置問題。

（三）在文件保存、收集歸檔過程中、查閱程序管理過程中不規范

主要是檔號不規范、案卷標題不規范、大部分案卷缺少卷內目錄、組卷混亂、查閱困難、無登記等現象比較嚴重。

（四）文書檔案管理空間相對封閉、方法古板陳舊、工作思維和思路受到人員老齡化影響和制約

文書檔案管理人員的文化程度、業務素質和專業技能還不適應新時期文書檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉文書檔案工作內容，能進行文書檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏、硬件設施陳舊不合要求大多以紙質保存為主；有制度執行不到位等問題造成很多文件缺失；給檔案的查閱利用帶來很大的困難。

三、提升業務能力、增強服務創新意識、提高服務水平。

（一）目前加強文書人員的業務培訓提升業務能力是當務之急的工作

定期組織文書人員參加各種培訓學習，特別是在電子公文處理、檔案管理方面的學習，要不斷增加和豐富文書人員的知識內涵，學習新的管理理念、新的管理技術，學習公文管理的新方法，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況，不斷加強理論業務知識的學習，提高業務能力；在工作中還要抓好細節工作，主要從制度上細化、明確人員分工、資料記錄詳實、分類詳細、備案準確、歸檔標準、方便查閱等方面入手，只要從這幾方面把好細節關，才能做好文書檔案管理工作從而保證文書檔案工作的順利進行。

（二）嚴格按照各級文件規定及時、高效、遵守保密的原則進行文件處理

文書工作由收文和發文的各環節構成，各個環節即相對獨立又相互銜接各具特定內容和功能。要遵守一定的工作紀律和遵循業務流程規范性處理不得隨意更改變動；在文件的管理工作中，文書部門要不斷適應新形勢需要，是細化量化管理，促進文件管理規范化、制度化不斷規范文件管理改進文件管理的方式創新管理手段，文件管理的收發、承辦、催辦、傳閱、立卷、歸檔和銷毀等處理過程都要規范化，嚴格按制度辦事提高文件管理水平，發揮文件效用實行目標管理。

（三）不斷創新檔案收集歸檔方式，努力提升檔案管理軟硬件水平使檔案管理高效規范

各類行政文件在失去實效后要存檔保存管理工作。對閱辦完畢的文件要及時回收特別是上級重要文件要按時回收，防止遺失。對收回的文件要分類存放，以備查尋。這就要求文書管理人員不僅有高度的責任感和良好的職業道德、一絲不茍的工作態度，還要有開拓創新精神，還要結合自己的工作崗位要求，注重計算機技術、信息化技術的學習，努力掌握先進的電子技術，積極改進文件管理方式推進電子檔案，電子政務檔案信息化管理。為檔案信息資源開發利用打下良好基礎，通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高辦事效率和檔案的利用率。

在文書工作中我們已經作了一些積極的努力和探索，但仍存在一些問題。今后我們還要不斷學習、總結辦公經驗，提高辦公效率。隨時與各級領導溝通、深入基層征求意見，按領導的要求，不斷改進工作的方式、方法，做好上傳下達，讓上級文件、領導的指示精神，及時、準確的傳遞到位，。用我們的實際行動，為各級領導、基層單位創造快捷、高效的辦文環境。采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的新需要，促進文書事業建設又快又好地發展。

參考文獻：

[1] 李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009（02）1-4.

[2] 褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].黑河學刊，2011（02）1-4.

作者簡介：張天然（1965–），女，天津人，天津工程職業技術學院院辦工作。