新時期高校辦公室文秘工作的實踐思考

劉作權

摘 要：隨著我國高等教育改革的不斷深入，高校辦公室面臨更多新的挑戰，對高校辦公室文秘工作提出更多新要求。新時期高校辦公室文秘工作首先要堅持正確的政治方向，保持勤勉務實的工作態度，擁有廣博精深的業務能力，具備良好的身心素質，還要不斷端正工作態度，增強服務意識，嚴格辦事程序，提高辦事效率，才能不斷提升高校辦公室工作水平，更好地為高校教學、科研等方面服務。

關鍵詞：高校辦公室；文秘工作；思考

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）35-0319-02

高校辦公室作為高等學校辦理黨政綜合事務的運轉中樞，在學校管理工作中具有十分重要的地位和作用。文秘工作是高校辦公室一項十分重要的基本職能，其水平的高低直接影響著單位的辦事效率和對外形象，甚至影響高校領導的形象和決策水平。隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校內部工作日益呈現出復雜性和多樣性，高校之間競爭日趨激烈，高校辦公室文秘工作在促進高校發展過程中的作用越來越凸顯。

一、高校辦公室文秘工作的重要性

1.為高校領導和師生員工之間搭建橋梁和紐帶

高校辦公室文秘工作在高校管理中發揮著承上啟下、參謀助手的作用，為學校領導服務、為基層工作服務是其基本職能，是學校領導工作的必要補充。在日常工作中，高校辦公室文秘工作的重要內容就是通過上情下達和下情上達，及時準確地傳達學校領導的決定，解釋學校的有關精神，同時通過詳細的調查研究將各學院、部門和廣大師生真實情況傳達給學校領導，為其科學決策提供可靠的依據。

2.在領導決策過程中發揮參謀助手作用

高等教育許多新情況、新問題的出現，高校領導的壓力越來越大。高校文秘工作要積極主動利用自身所處學校信息處理中心的重要地位優勢，對來自學校內外的信息進行收集、分析、比較、判斷和整理，提煉確實有用的信息、合理化的建議和備選方案給校領導，為領導科學決策提供合理化的建議，甚至獨當一面承擔某項工作，堅持做到問題提出的針對性、分析的全面性、觀點的正確性、措施的可行性和政策出臺的適宜性，為校領導黨務、政務決策提供參考，并及時督促、落實、評估和反饋，使辦公室文秘工作真正成為校領導的“智囊團”和“信息庫”[1]。只有這樣才能增強工作的計劃性、科學性和預見性，減少盲目性，更好地發揮參謀助手作用。

3.在日常工作中發揮先鋒模范作用

高校文秘工作服務對象是高素質、高層次的學者群體。大學校園是一個理想化的所在地，氤氳其中的自由精神、批判精神和獨立精神與高校圍繞辦學中心任務開展的行政規范管理、制度管理的理念難免產生一定沖突[2]。因此，高校文秘工作要在學校日常工作中積極發揮先鋒模范作用，不僅體現在對待工作誠懇踏實、任勞任怨，吃苦在前，享受在后，勇于承擔工作，模范遵守各項規章制度等，還體現在精神面貌等方面。秘書在平時工作中應注意待人接物的禮節和規范，時刻保持飽滿的工作熱情和負責的工作態度，依照規范科學辦事，方方面面起到先鋒模范作用[3]。

二、新形勢下高校辦公室文秘工作的基本要求

近年來，高等教育的大發展帶來的高校規模不斷擴大以及辦學功能進一步拓展，高校辦公室面臨著工作牽涉面廣、事務繁忙、工作節奏快等許多新情況、新問題，高校辦公室文秘工作首先要滿足以下基本要求。

1.堅持正確的政治方向是本質要求

高校是培養社會主義合格建設者和接班人的關鍵陣地，高校文秘工作作為辦公室強化政務、管好事務、搞好服務的具體執行者，使命重大，必須具備很強的政治素質，要求既能深刻理解黨的路線方針政策的基本精神，又能熟悉高校發展狀況。始終堅持黨的基本理論、基本路線和基本綱領不動搖；用鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀重要思想武裝自己的頭腦；在重大問題和大是大非面前保持清醒的頭腦，立場堅定鮮明；有嚴明的政治紀律，言行一致，表里如一；嚴格遵守保密紀律，顧全大局，自覺維護安定團結的政治局面。

2.保持勤勉務實的工作態度是重要基礎

圍繞學校工作中心服務大局是高校文秘工作永恒的主題。高校文秘工作既要服務學校領導、部門，又要服務于廣大師生，因此要樹立服務意識，切實把勤勉務實的工作態度放在首位。文秘人員的在領導身邊做文字工作的特殊地位和影響，其工作態度既是自身素質的表現，更是領導形象的“補充”和機關形象的“折射”，這就要求文秘人員必須具備良好的道德修養。要解放思想，擯棄不合時宜的觀念和做法，始終堅持理論聯系實際，一切從客觀實際出發，提倡真抓實干，力戒虛假浮夸，誠實公正、謙虛謹慎、戒驕戒躁、胸懷寬廣、清白做人、干凈做事。

3.擁有廣博精深的業務能力是關鍵因素

業務能力主要包括表達能力、組織能力、應變能力、判斷能力、社交能力等。高校辦公室工作事務繁雜，時效性綜合性強，需應對的突發情況多，文秘人員需廣博精深的業務能力才能從容應對。要具備扎實的語言和文字表達能力，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律，既要有好的表現方式，又要有精深明確的觀點和充實的內容，確保公文處理文種選用適當、批轉手續完備、語言文字通順、邏輯關系嚴謹、體例格式統一規范。同時，要具備較強的處理問題能力和現代化辦公能力。充分利用辦公室協調各方面的優勢，善于溝通、聯系、發揮、協調，切實解決工作中遇到的各種困難和阻礙；善于運用電腦、互聯網等技術傳遞信息、編輯文稿，實行自動化辦公，提高辦文、辦事效率。

4.具備良好的身心素質是重要保障

高校辦公室工作任務繁重，工作關系錯綜復雜，面對各種困難和挑戰，只有具備良好的身體素質和心理素質才能從容應對繁雜的腦力、體力勞動和控制、調節個人的情緒，在工作中始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態，以一種從容不迫、不卑不亢的風度面對各種困難和挑戰。工作中從實際出發，克制不利于工作和個人發展的個性心理，工作中積極主動，擺正心態、情緒穩定，善于調節和控制個人情緒，出現紕漏和誤會時多做自我批評，不怨天尤人，不討價還價，多想方設法克服困難，將工作完成，以實際工作業績贏得大家的尊重。

三、新時期高校辦公室文秘工作的業務要求

1.端正工作態度，增強服務意識

高校文秘工作不僅要為學校領導服務，還要為下屬職能部門、院系和廣大師生員工服務，服務對象具有層次性和范圍的多樣性。而大學作為多元文化交融的中心，具有人才薈萃、知識密集、思想活躍等特點，服務對象的高素質對高校文秘工作提出了更高的要求。同時，高校文秘工作內容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、信息處理、調查研究、紀要保密等工作。因此，辦公室文秘人員應該始終保持積極進取的態度，對上級領導要親和尊敬、不卑不亢，對群眾要和藹可親、平等待人，主動成為師生員工的服務者，凡事想在前、做在前，不斷提高個人綜合素質，切實為廣大教職員工提供服務，把師生員工滿意與否作為檢驗和衡量工作的標準，想問題、辦事情從師生員工反映最強烈、最迫切的問題上，全心全意為師生員工服務。

2.刻苦鉆研業務，嚴格辦事程序

文字信息對高校領導確定工作方針、政策具有極大的作用。高校文秘工作就是對信息接收、變換和傳輸的過程，它以收集資料、研究政策、反映情況、提供咨詢、草擬文件等形式進行信息處理，用以協助高校領導者進行有目的的決策[4]。因此，高校文秘工作要刻苦鉆研業務，強化信息意識，努力拓寬信息渠道，建立校內外的信息網絡，提高對信息處理質量，為領導決策提供準確、及時的信息資源。同時，在實際工作中堅持嚴格安程序辦事的原則，正確處理好同領導、部門和群眾之間的關系，做到積極維護領導權威，有效輔助領導活動、竭誠彌補領導缺失；強化部門觀念，體諒部門難處，講究協調策略；強化個人服務觀念，有效與群眾溝通，積極排解疑難，善處人際關系，為高校文秘工作堅持按程序辦事提供必要的基礎，進而達到提高文秘工作質量和效率的目的。

3.增強綜合素質，不斷提高辦事效率

綜合素質是做好高校文秘工作的重要條件。高校文秘人員要不斷增強分析能力，在日常繁雜的綜合性事務中，善于分析，抓住問題的主要矛盾，分清事務的輕重緩急，從而選擇最佳的工作方案；不斷增強組織能力，善于運用各種組織形式去調配各方面的資源，采取積極有效的工作方法，按照預期目標完成任務；不斷增強表達能力，具有良好的語言表達能力和文字表達能力，注意平時積累，加強文字表達能力的鍛煉，做到多想、多練、多說、多寫；不斷增強自我完善提高的能力，主動完善提高自身的能力，彌補自身不足。高校辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯系。作為高校辦公室文秘人員，一定要在增強綜合素質上下功夫，不斷提高自己的辦事效率。

綜上，搞好高校辦公室文秘工作，對學校貫徹落實科學發展觀，堅持依法辦學，保持政令暢通，實現科學管理，進一步推進高等教育事業改革發展具有極其重要的意義[5]。因此，需要高校廣大從事文秘工作者在實際工作中深入思考，共同努力，不斷提高自身素質，增強服務意識，提高辦事效率，逐步探索一條具有高校特色的文秘隊伍的發展之路。

參考文獻：

[1]陳育芳.淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質培養[J].太原城市職業技術學院學報，2012，（10）：7-8.

[2]馬明.淺談高校校長辦公室秘書角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.

[3]劉勇.高校辦公室工作實用讀本[M].北京：中國人民大學出版社，2008：23-26.

[4]吳紋.高校辦公室秘書優化職業環境的分析與對策[J].岳陽職業技術學院學報，2008，（1）：33-35.

[5]何興發.淺談如何做好高校辦公室文秘工作[J].貴州民族學院學報：哲學社會科學版2008，（2）：181-182.

（責任編輯：田 苗）