學校檔案管理的重要性及優化方法

董藹祁

摘 要：檔案管理是教育事業發展中的重要組成部分，而隨著學規模的不斷擴大，檔案資料數量也變得越來越多，而在管理時會因缺少專業人才，或者是安全方面存在問題，而影響學校發展。所以筆者認為為了更好地推動檔案管理工作有序開展，應結合實際問題制定詳細的方案。比如：完善檔案管理規章制度，或者是加強檔案安全防護管理，這不僅能夠提高教學質量，保障各項管理工作井然有序開展，同時也能夠為學校后續管理發展打下夯實基礎。

關鍵詞：學校檔案;管理;方法研究

1學校檔案管理的重要性

學校檔案管理具有重要價值，其重要性分析如下。第一，有利于教學經驗總結。因為近幾年來，隨著我國教育事業的不斷發展，檔案管理工作也逐步得到管理者重視，成為了學校發展中的重要組成部分，我們應通過加強嚴格管理，達到提高學校管理水平的目的。同時通過加強檔案管理，也能夠幫助學校領導人員掌握各個教學活動的實際情況，針對不足之處，也能夠及時的去優化和調整。第二，加強檔案管理，也能夠為教育人員教學工作提供豐富資料，進一步將知識更好的傳遞給學生，當然，也要結合學生實際狀況采取因材施教策略，這樣才能夠激發學生學習興趣，保障整個教學水平能夠得到提升。很多學校在檔案管理時都開始了解到其重要性，它也有助于促進各項工作的發展。因為檔案不僅記載了教學以及管理成果，同時也記載著學生相關資料，所以我們更加需要將檔案管理工作擺在首要位置之上，這對于教育事業發展具有重要的意義。同時學校檔案也會記載一些以往教學中出現的失誤或者是不足，這也是較為寶貴的教學資源，教育人員可以結合這些反面教訓，創新教學方式方法，進一步運用現代技術手段輔助作業，保障學生都能夠提高學習技能。此外，加強對檔案資料的管理，除了可以促進學校各項工作發展康之外，也有助于幫助教育人員提高警惕性，進而在日常教學過程中可以避免同樣問題的出現。

2學校檔案管理的優化方法研究

2.1增強學校檔案管理重視

為滿足學校檔案管理工作需求，我們還需要尋求優化方法，切實將檔案管理工作落實到實處。首先，可以通過增強學校內部人員對檔案管理工作的重視，來實現提高管理水平的目的。因為檔案管理目前已經成為學校經濟活動中的重要組成部分，只有提高內部職工對檔案管理的重視，才能夠更好地展開檔案管理。當然，學校也可以通過加大宣傳力度，讓每一個人員都能夠了解檔案管理工作的重要性，進而促使內部人員從實際行動上作出改變，真正意義上推動檔案管理工作順利進行。其次，為了優化檔案管理工作，學校也可以通過開展相應培訓活動增強內部人員檔案管理意識，因為加強檔案管理，不僅有利于學校對日后教學經驗的總結，同時也有助于提高學生素質，進而幫助他們樹立正確的人生觀和價值觀，最重要的是可以幫助教育人員更好的展開教育工作。

2.2完善檔案管理規章制度

學校檔案管理是學校教育活動重要組成部分，檔案也記載著相關教學內容以及學生的學習狀況，所以要想切實提高學校管理水平，我們要將檔案管理工作擺在首要位置之上。而以往由于管理制度缺失，很難達到提高管理水平的目的，所以新時代背景之下，學校還需要完善檔案管理規章制度，制度的確立應結合檔案管理工作實際需求去設立，這樣才可以發揮制度價值。比如：完善日常管理制度，獎懲制度，或者是內部規章制度，只有確保各項制度落到實處，才能夠促進檔案管理工作朝著規范化展開。再者，內部人員也要嚴格執行規章制度做好本職工作，必要的前提下，還需要明確劃分各級人員崗位職責，只有積極落實責任制，才能夠推動檔案管理有序展開。當然，學校也要將所設立的檔案管理制度與教學相結合，這也是檔案管理工作需要注重的環節。而檔案管理人員也要提高對檔案數據信息資料的管理重視，確保檔案數據信息資料的完整性，切實解決以往管理中存在的問題。

2.3創新檔案管理方式方法

大多數學校在檔案管理時都面臨著問題，其中由于管理方式方法比較單一，很難實現提高檔案管理水平的目的，所以要想在信息技術飛速發展的時代背景之下，更好地展開檔案管理，學校還需要創新檔案管理方式方法，應采用新型的方法展開管理，這樣才能夠確保檔案管理工作朝著信息化方向發展。首先，我們可以利用計算機等設備輔助作業，這不僅可以彌補傳統人工檔案管理上的不足，又能夠節省很多時間，切實提高檔案管理工作水平。當然，檔案管理人員也要善于運用先進計算機等設備加強信息數據整理，這不僅可以節省很多時間，也有助于避免因。做不到這是重要數據信息丟失損壞等問題的出現，從而發揮信息技術等手段的價值。

2.4加強檔案管理人員培訓

眾所周知，目前學校檔案管理中存在不足，其中由于檔案管理人員處于缺失狀態，難以實現提高檔案管理水平的目的，所以要想提高學校綜合管理水平，我們還要加強檔案管理人員培訓。首先，我們應對現有的檔案人員進行全面培訓，不斷提高其業務能力和職業素養，因為只有各方面能力達到要求的人員，才能夠為檔案管理工作提供新的思路。當然，學校也可以從外界聘請一些專業的檔案人員參與到檔案管理工作中，這類人員本身就受到過專業化的培訓，其具有專業的檔案管理知識及豐富的管理經驗，針對檔案管理工作中的問題，能夠第一時間內去處理，從而促進了檔案管理的科學化。其次，學校要想保障檔案管理工作順利開展，也需要尊重和認可檔案人員，應給予他們人文關懷，只有拉近彼此之間距離，才能夠更好地展開檔案管理工作。必要的前提下，還需要完善激勵機制，對于表現良好的人員可以給予嘉獎，而獎勵的方式也有很多種，這就需要結合人員實際表現科學給予，從而有效調動其工作熱情，促使他們主動參與到檔案管理工作中。而針對表現不佳的人員也要給予批評，使他們能夠了解到激勵機制的嚴謹性，進而恪盡職守做好本職工作。

3結束語

總而言之，目前學校檔案管理工作效率不高，致使此類問題產生的原因很多，不管是哪一方面原因，都不利于提高學校辦學水平，所以為了確保學校健康發展，我們還需要增強學校檔案管理重視并完善規章制度，也要創新檔案管理方法并加強檔案管理人員培訓，更要加強安全防護管理，從而促進檔案管理朝著信息化方向發展，且提升學校綜合辦學水平。

參考文獻：

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