國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的途徑與方法研究

黎莉婷

摘 要：國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理和其他檔案相比種類多、量大，因此歸檔有一定的難度。隨著國(guó)土資源信息化的不斷發(fā)展，以往使用的紙質(zhì)檔案管理方式無法滿足現(xiàn)階段業(yè)務(wù)審核與便民服務(wù)的需求，將國(guó)土資源檔案信息化不僅可以提高檔案管理的效率還能減少行政成本，為民眾提供更好的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：國(guó)土資源管理;在線歸檔;方法研究

1 國(guó)土資源檔案管理的特點(diǎn)

1.1 產(chǎn)生量大

與一般檔案相比，國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案不僅有批、供、用、補(bǔ)、查還有綜合性事物。產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常龐大，以湖南懷化市為例，每年新增的檔案資料均為2萬卷以上。這些新增檔案量隨之而來的是大量的檔案整理工作與經(jīng)費(fèi)支出。與此同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)的頒布再一次增加了檔案管理工作量。

1.2 系統(tǒng)性強(qiáng)

國(guó)土資源業(yè)務(wù)和國(guó)土資源行政審批流程息息相關(guān)。對(duì)于新建設(shè)項(xiàng)目，需要進(jìn)行用地預(yù)審再進(jìn)入土地供應(yīng)與不動(dòng)產(chǎn)登記，這些環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生新的檔案，這些檔案有著很大的關(guān)聯(lián)性。需要進(jìn)行系統(tǒng)的整理與歸檔，讓人員管理與查閱更加方便。

1.3 管理分散

縣級(jí)政府與國(guó)土部門在某一些的業(yè)務(wù)中有著獨(dú)立審核權(quán)，但是所有的地級(jí)市、縣的國(guó)土部門辦公區(qū)域較為分散。而平日的工作中也會(huì)新增檔案，導(dǎo)致很多地區(qū)的國(guó)土資源檔案管理分散。

1.4 使用面廣

國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案對(duì)內(nèi)服務(wù)于各個(gè)科室的業(yè)務(wù)工作，對(duì)外服務(wù)于各種行政機(jī)關(guān)以及群眾。根據(jù)國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)，為提高檔案管理效率，使國(guó)土資源檔案信息化管理成為重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔、打造數(shù)據(jù)庫(kù)成為檔案資料信息化的主要工作內(nèi)容。部分地區(qū)已經(jīng)開始使用在線歸檔模式，把擬文、簽字審閱、發(fā)文與歸檔一體化，提高了公文的管理效率。然而國(guó)土資源的主體業(yè)務(wù)流程繁雜，需要?dú)w檔的資料較多并有一部分的不確定性因素，導(dǎo)致在線歸檔依然處于初期階段。

2 國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的意義

2.1 提升歸檔效率

目前的檔案歸檔是以年度為單位進(jìn)行歸檔，效率不僅緩慢、時(shí)間滯后也不利于資料的查閱。有的地區(qū)在一個(gè)月內(nèi)即可把檔案進(jìn)行歸檔，不過建立在一定的人員組成專業(yè)的檔案整理隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，如果使用在線歸檔的模式，可以大幅提高檔案的歸檔效率。

2.2 降低行政成本

將資料進(jìn)行整理再使用數(shù)字化掃描所產(chǎn)生的費(fèi)用成為檔案歸檔的主要成本。當(dāng)檔案量大時(shí)，需要大量的掃描，所需要的成本也隨之增高，通過在線歸檔的方式可以減少這部分的成本。

2.3 確保檔案的完整性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料歸檔，如果檔案管理人員不懂國(guó)土資源審批業(yè)務(wù)，會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的缺漏現(xiàn)象，增加后期補(bǔ)缺材料和掃描的工作量。在線歸檔和審批流程結(jié)合，通過軟件完成審批，并把其中的材料進(jìn)行排列和歸檔，有效防止檔案的缺漏。

3 國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的建設(shè)途徑

3.1 CA（Certificate Authority）認(rèn)證系統(tǒng)建設(shè)

利用電子數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行電子歸檔時(shí)，要保證審批流程的真實(shí)性，對(duì)審批人員身份進(jìn)行認(rèn)證。審批節(jié)點(diǎn)所生成的數(shù)據(jù)不能進(jìn)行二次編輯，審批完成后不可抵賴。為了處理這類問題，設(shè)計(jì)國(guó)土資源歸檔系統(tǒng)時(shí)增加CA認(rèn)證系統(tǒng)，從電子認(rèn)證部門中申請(qǐng)公務(wù)員的信息，并將證書儲(chǔ)存在安全密鑰中，再將安全密鑰進(jìn)行保密部門認(rèn)證與加密，保證密鑰的安全性，可以保障業(yè)務(wù)審批過程中的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

3.2 元數(shù)據(jù)多級(jí)校驗(yàn)分步歸檔

為了使歸檔的電子元數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，需要解決三個(gè)基礎(chǔ)問題，首先，在一個(gè)軟件系統(tǒng)中生成的審批環(huán)節(jié)，軟件自身具有監(jiān)管系統(tǒng)，缺少第三方軟件的監(jiān)控，其審批元數(shù)據(jù)沒有公信力。其次，CA認(rèn)證能夠保障審批人員的審批活動(dòng)真實(shí)有效，卻無法將多個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的順序進(jìn)行組合。最后，CA認(rèn)證只能確認(rèn)審批人員的身份和意見的安全，無法監(jiān)督審批節(jié)點(diǎn)中所上傳的附件資料。為了解決上述問題，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，利用分步歸檔的方式，對(duì)電子元數(shù)據(jù)包進(jìn)行校驗(yàn)。當(dāng)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批時(shí)，使用CA系統(tǒng)認(rèn)證，再將審批環(huán)節(jié)中的認(rèn)證信息和有關(guān)的附件資料整合打包，上傳至檔案管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)審批的下個(gè)環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)會(huì)對(duì)比審批環(huán)節(jié)中的元數(shù)據(jù)和檔案系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，數(shù)據(jù)相同，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入下一步，數(shù)據(jù)不同，提示數(shù)據(jù)有誤同時(shí)自動(dòng)終止操作。在整個(gè)審批環(huán)節(jié)中都要用到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行第三方的驗(yàn)證，才能保證審批流程中的數(shù)據(jù)清晰、結(jié)構(gòu)更健全、材料真實(shí)，完成審批業(yè)務(wù)流程后，將分步歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，進(jìn)行正式的歸檔。

3.3 多維文件的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

為了提高歸檔和審批流程的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及使用效率，提出了“多維文件的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)”的假設(shè)。這里的多維文件由頭文件和多個(gè)附件組成的XML格式的文件。頭文件包括了文件編碼、工作流程中的節(jié)點(diǎn)記錄、多維文件的CA碼等。其中電子文件自動(dòng)生成的唯一編碼屬于文件編碼;在業(yè)務(wù)審批過程和歸檔的文件情況表屬于工作流節(jié)點(diǎn)記錄集，和文件卷的目錄類似，文件在流轉(zhuǎn)過程中使用CA驗(yàn)證后的進(jìn)制值會(huì)把流程中產(chǎn)生的時(shí)間存儲(chǔ)到本碼集。

3.4 檔案電子復(fù)制品的生成和歸檔

使用紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)需要通過數(shù)字掃描后才能生成電子復(fù)制品，不但費(fèi)時(shí)間，所需的成本也偏高。在開展電子元數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，為了方便管理人員的日常使用，將歸檔的文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募笤龠M(jìn)行歸檔處理。以此替換紙質(zhì)檔案的數(shù)字掃描，還可以把元數(shù)據(jù)的電子拷貝品提供給外部使用。檔案的電子文件劃分為三類，分別是收件材料、過程材料與結(jié)果材料。其中為客戶提供資質(zhì)、證明的基礎(chǔ)材料為收件材料。在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，會(huì)把該類材料進(jìn)行掃描后傳送至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，方便后續(xù)的審核;在審批業(yè)務(wù)的過程中所產(chǎn)生的材料稱為過程材料，包含了各種圖、表以及審批意見。在實(shí)際使用中，這類資料都會(huì)以紙質(zhì)材料形式傳達(dá)個(gè)各個(gè)部門進(jìn)行報(bào)批;審批的結(jié)果稱為結(jié)果材料，一般以紅頭文件、蓋章文件的方式。當(dāng)每一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)辦理成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)待歸檔任務(wù)，操作人員會(huì)根據(jù)固定的檔案目錄把已經(jīng)上傳到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的三類文件導(dǎo)入歸檔系統(tǒng)中。系統(tǒng)自動(dòng)排序編號(hào)等，最后在檔案管理人員審查后再進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

4 小結(jié)

國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行在線歸檔有著很重要的現(xiàn)實(shí)意義，一方面，可以提升國(guó)土資源檔案管理的質(zhì)量和效率，另一方面，還可以節(jié)約行政成本，對(duì)便民服務(wù)起到促進(jìn)作用，需要注意的是網(wǎng)絡(luò)有著虛擬性與互動(dòng)性的特點(diǎn)，在實(shí)際實(shí)踐中，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行電子歸檔還要考慮其他因素，設(shè)計(jì)出科學(xué)合理的國(guó)土資源歸檔方法，使國(guó)土資源檔案管理在線歸檔工作更規(guī)范。

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