淺析鄉鎮檔案管理工作現狀與對策

李美寧

摘 要：鄉鎮作為我國農村最基層的國家政權機關，其檔案管理的強弱，直接關系到鄉鎮各項事業的發展和各項工作的開展，強化檔案工作的重要性，為鄉鎮的發展提供更優質高效的服務。

關鍵詞：檔案;管理;現狀;對策

隨著國家檔案事業的不斷發展，人們對檔案工作的重視程度不斷增強，鄉鎮人民政府作為國家設在最基層的-級政府，肩負著具體貫徹落實黨和國家各項政策法規的重要職責，而鄉鎮檔案工作是鄉鎮黨委、政府的一項重要的基礎性工作，真實地記錄著鄉鎮的發展歷程，是鄉鎮各方面建設的歷史見證，在鄉鎮建設社會主義新農村的歷史進程中的地位和作用異常重要。鄉鎮基層檔案室作為基層檔案工作的重要組成部分，也應該引起人們的足夠重視，使其充分發揮在鄉鎮工作中的重要作用。以下是我對鄉鎮檔案工作的幾點認識和建議：

1 鄉鎮檔案工作中存在的問題

1.1 鄉鎮領導對鄉鎮檔案工作認識模糊，致鄉鎮檔案機構先天不足

由于受機構編制限制，絕大多數鄉鎮沒有設立獨立的檔案管理機構，機關檔案室一般掛靠在黨政辦公室，加之黨政辦公室鄉鎮黨委、政府領導都分管，這就容易形成黨政機構之間職責不明、責任不清等問題，往往就會形成檔案工作有分管領導，但分而不管或管而不緊的工作狀況。鄉鎮中部分領導存在“重效益輕管理”的思想。認為檔案工作不像其他工作那么起眼，不能在短期內帶來經濟效益，因此存在“說起來重要，做起來次要，忙起來又不要”的現象。可是，檔案是不可再生的資源，有些有價值的檔案一旦損毀就再沒有復制再生的可能。

1.2 鄉鎮檔案機構工作人員少、無編制、兼職多、變動頻，履行職責難

鄉鎮檔案機構組成人員有這樣幾個特點：一是人少，絕大多數鄉鎮設置1人且無專職崗位編制;二是身兼多職，有些檔案員還身兼重任如人大秘書、團委書記等要職;三是人員變動頻繁，鄉鎮檔案人員以從事檔案工作2-3年者居多，有些鄉鎮一年變動二三次，有部分鄉鎮在考慮崗位人選時選擇一些“特殊人”在崗（身體多病、待退休、待生小孩人員），將檔案崗位作為“過渡崗”;四是檔案業務水平普遍不高，由于兼職和崗位的頻繁變動，有的檔案人員不能按計劃接受業務培訓現象較為突出。這些情況使得鄉鎮機關檔案得不到及時、規范的整理，使得檔案收集不齊全、整理編目不規范、檔案保存甚至丟失現象發生，導致鄉鎮檔案利用率低，檔案的作用和價值無法充分體現。

1.3 鄉鎮檔案機構制度管理嚴重弱化，規范化管理難以落實

鄉鎮機關檔案室根據鄉鎮工作自身特點。建立健全了各項檔案管理制度，從檔案保管、保密、借閱、鑒定與銷毀等制度到各門類檔案的歸檔制度，基本齊全規范，但是檔案工作各項制度的執行范圍不出機關檔案室，機關全體干部大多不知曉或知之甚少，造成了鄉鎮檔案管理工作的規范化難。總體來說，鄉鎮檔案管理與縣直單位相比現代化程度較低。同時鄉鎮檔案室利用服務方式單一，只注重被動利用，卻忽視了主動服務，不愿或不習慣通過檔案資料主動為鄉鎮各項工作提供服務。

1.4 鄉鎮檔案室資金投入少，檔案基礎設施薄弱

鄉鎮的檔案室用房比較節陋，幾手沒有配備“八防”設施設備，溫濕度根本達不到要求，檔案裝具簡陋，不能有效預防蟲叮鼠咬。消防設施更是形同慮設，多年不更換，遇到突發事件或自然災害極易造成檔案的損毀。

1.5 鄉鎮檔案機構服務功能開發不足，限制了其社會影響的進一步擴大

大多數檔案人員對鄉鎮檔案機構的定位是重保管，輕利用，對檔案信息資源的開發利用下功夫不深或者不愿下大氣力去開發檔案資源。鄉鎮檔案機構不僅應當對全鄉鎮檔案工作實行規劃、協調、監督和指導，而且還應當是鄉鎮的綜合信息利用中心，同時還應是彰顯檔案服務機關、服務群眾、服務社會的重要場所。

2 對加強鄉鎮檔案工作的幾點建議

結合自己在基層鄉鎮從事檔案管理的長期工作實踐，針對以上梳理鄉鎮檔案管理工作存在問題，提出以下改進措施和建議：

2.1 營造良好的鄉鎮檔案工作環境

檔案管理工作是一項政治性、專業性、知識性很強的工作，要求檔案人員要具有高度的政治觀念、廣博的知識層面、精深的業務素質，能夠適應現代社會對檔案管理的要求。要保障檔案工作的正常開展。需要保持檔案工作人員崗位的相對穩定，并通過提高待遇、正常晉升等方式增強檔案管理崗位的吸引力，同時要定期接受檔案業務

培訓。

2.2 加強鄉鎮檔案管理工作

鄉鎮檔案工作綜合性強、涉及面廣，為了保證鄉鎮檔案工作的正常規范開展，必須建立健全規章制度，對機構設置、管理體制、管理范圍收集歸檔、整理、鑒定、保管、借閱、利用等各項工作做出明確規定，以使檔率管理的全過程達到規范化、制度化，為檔案工作的開展提供重要的制度保證。

2.3 做好檔案宣傳工作

加強宣傳、教育是做好檔案工作的重要基礎工作。只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識和合力，才能從根本上體現鄉鎮檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為農村各項工作政策的貫徹執行打好扎實的社會基礎。

2.4 加快檔案數字化建設

在計算機技術的普及下，檔案的生成數量急劇增加，對檔案的保管和提供利用提出挑戰。尤其管理方法的落后更是直接影響到檔案價值的發揮。以前，檔案材科的傳閱、整理、歸檔都是以手工抄報和紙質存儲為主，工作量大、效率低，費時、費力且投入成本高，利用率低，還不易保存。這就要求我們要加快檔案數字化建設，通過廣泛應用計算機技術不僅可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，大幅度的提高管理效率、節約成本。不僅查閱方便、快捷、省時、省力，且不受實際時間和空間及溫度、通風、濕度的影響，還能夠集中有效的人力資源開發利用軟件系統，對檔案信息進行深層次的提煉、分析和研究。如此，不僅查閱方便、快捷、省時、省力，且不受實際時間和空間及溫度、通風、濕度的影響，還能夠集中有效的人力資源開發利用軟件系統，對檔案信息進行深層次的提煉、分析和研究，通過挖掘其本身的外延價值，形成有借鑒和參考價值的檔案信息，便于利用，從而發揮檔案信息最大化的作用和效益，進一步激活和充分利用檔案信息資源為社會所用。

2.5 加強檔案的開發利用服務功能

鄉鎮檔案的利用工作是檔案業務工作的中心環節，在檔案工作中占有極為重要的地位。我認為在鄉鎮檔案利用過程中應注意以下幾個問題：一是要積極推廣檔案與電子文件登記備份制度，對檔案和電子數據進行常態化、動態化備份，確保檔案安全。二是要建立檔案網站以便于群眾方便及時地了解檔案信息動態，利用電子信息檢索方便查閱，更好地提高檔案利用效率。三是在檔案利用工作中，不應只滿足于等待利用者上門的被動服務方式，應該變被動為主動，積極地為利用者提供熱情、周到的服務。四是進一步增強檔案服務意識，提升服務能力。為了滿足群眾對檔案的利用需求，檔案工作人員要靈活機動地拓寬服務范圍，積極將檔案資料分門別類，圍繞鎮黨委和政府的中心工作從利用者角度出發，搞專題檔案匯編，并裝訂成冊，讓寶貴的歷史資料更好地發揮它的重要作用，為鄉鎮的發展提供更優質高效的服務。

總之，鄉鎮檔案工作在鄉鎮機關工作中還是一個比較薄弱的壞節，希望能夠引起領導足夠的重視，把檔案工作列為重要業務之一。不斷地改進和提高業務水平，切實加強鄉鎮檔案開發利用工作，提高檔案工作服務效能，使檔案工作在鄉鎮建設中發揮其應有的作用。