關于加強辦公室文書業務能力的有效措施探討

仝毓平

摘 要：在企業的辦公工作中，文書工作作為一個非常重要的組成部分，具有很強的政治性和服務性。通過文書工作，既能及時落實和傳達政策法規，又能及時傳遞信息，有利于提高工作效率。做好文書工作，有利于科學決策的貫徹落實、企業管理的規范化、企業生產經營的順利推進、增強企業活力，本文通過對加強辦公室文書業務能力的有效措施的探討，來明晰具體情況。

關鍵詞：辦公室文書;業務能力;有效措施探討

辦公室是一個企業的樞紐和橋梁，直接為企業領導和中心工作服務，起著承上啟下、左右溝通、上下協調、方方面面聯系的重要作用。辦公室參與企業政務，是領導的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文辦會、辦事，上服務企業領導，下服務企業職工及到企業來辦事的人員，是企業對內、對外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業全局工作能否順利地開展，而辦公室人員素質的高低，又直接影響到辦公室功能的發揮，特別是隨著計算機網絡化、信息化快速發展，對企業辦公室人員提出了更高的要求。

1 辦公室文書應具有的業務能力

業務能力是一個工作人員的核心競爭力，是其在企業中價值的體現，下面我們將對辦公室文書應具有的能力進行闡述。

1.1 熟練運用各種辦公軟件

辦公室文書的工作經常要使用各類辦公軟件，文書要熟練地去運用，否則基本工作都不能被保證。辦公軟件的應用提高了文書的工作效率，舉個例子，文書利用郵件去通知各個部門開會時，可以根據文件發送記錄了解通知情況，文書不用像以往一樣逐個部門去通知，省下的時間可以去處理其他工作。

1.2 與人交流順暢

身為辦公室文書，與人交流一定要順暢。對內，企業文書要向領導報各項工作，向下級傳達領導的指示;對外，辦公室文書要與其他企業打交道，加強企業之間的交流溝通，所以辦公室文書具有練好的溝通能力很重要。在溝通時，文書的態度要真誠熱情，用詞要準確客氣，及時捕捉交流中的有效訊息。

1.3 寫作能力強

辦公室文書經常要進行公文寫作，所以其寫作能力一定要強。對內，文書要進行會議和大事件的記錄，良好的寫作能力能讓記錄內容準確精悍，以便企業日后借鑒使用;對外，在與其他企業交流時，辦公室文書要提前擬定各種計劃和合同，要注意行文的語氣是否規范、用詞是否準確、行文格式是否正確等。

1.4 掌握一門外語

隨著近些年來國際化交流的不斷深入，企業很多時候需要與外國公司進行合作。掌握一門外語能夠加快文書處理文件、郵件、回信的速度，提高工作效率。辦公室文書在進行對外交流時，代表的是公司的整體實力和形象，如果辦公室文書在與外國公司交流時侃侃而談，展示本身風采，想必企業也會給外國公司帶來深刻印象。

1.5 學習能力強

辦公室文書要經常學習新的理論知識，不斷地去更新自己的知識庫，再用新的知識去進行工作中的指導，所以文書的學習能力一定要強。

1.6 協調能力強

一個企業是有多個部門共同構成的，當各個部門之間出現歧義的時候，需要辦公室文書進行多方協調來達到共識，所以企業文書要有較強的協調能力。

1.7 文件管理能力

企業辦公室文書日常需要接觸的文件數量龐大，文書應該進行整理分類。可以按照文件的所屬類型進行分類，比如招商文件、策劃書、合同等;也可以按照文件的重要程度進行分類。文件的分類便于資料的管理和查看，提高文書的工作效率，也為文書工作提供了整潔環境。

2 加強辦公室文書業務能力的主要措施

2.1 參加相關知識技能的培訓

“吾生也有涯，而知也無涯”。社會的快速發展讓企業的工作模式發生著改變。早期進入企業的文書如今年齡也大了，他們所接觸的依舊是以前固有的知識體系;對于剛進入公司的辦公室文書來講，他們缺乏工作經驗，接受的還是學校傳授的書本知識，所以，進行相應知識技能的培訓是必要的。知識技能的培訓有助于辦公室文書接觸新的工作方式，也會拓寬他們在工作中的思路，提高工作效率。

2.2 制定工作計劃并注重細節問題

出于對辦公室文書工作性質的考慮，辦公室文書可以每天制定相應的工作計劃，避免因為繁重的工作導致失誤。文書經常會面臨緊急任務，接到這種任務時，不要亂了陣腳，要時刻保持冷靜的頭腦，處理時要謹記以企業的利益為中心。

文書工作也要求工作人員細心，在擬定公文或者合同時要注意格式和用詞的準確性以及數據的正確性，完成以后一定要進行檢查核實，不可馬虎大意，往往一個小錯誤就會對企業造成巨大的損失。日常事項處理時，要多加思考，將所有的情況都考慮在內。

2.3 加大對工作設備的資金投入

現如今是信息化社會，很多工作的完成都需要信息技術的協助，所以一臺性能良好的計算機是必要的。雖然很多企業已經發展很多年了，但這期間很多企業都沒有進行計算機的更新換代，這對于一些機密文件和檔案的管理是不安全的，因為這些計算機沒有一個強大的數據庫、沒有先進的殺毒軟件、沒有性能優秀的管理軟件和防火墻，所以企業應當拿出部分資金進行工作設備的購買，有好的輔助，辦公室文員的工作效率自然提高，業務能力自然不斷提升。

2.4 制定有效的管理、獎罰制度

沒有制度的企業就像一盤散。辦公室文書本來的工作就比較枯燥乏味，隨著工作年頭的增長，很多文書慢慢就對工作失去了新鮮感。倘若公司沒有一套完善的規章制度，很多文書會養成散漫的工作態度，輕則工作效率低下，重則會出現工作失誤，導致企業損失。

工作不僅僅是為了見證多年知識學習的成果和實現個人價值，也是為了在社會上生存下去，所以公司可以適當制定獎罰制度來激勵人心。舉個例子來講，公司進行每日打卡，對于遲到早退者，進行相應的懲罰，對于每月按時出勤文書進行一定的嘉獎，同理，對于工作表現突出的文書，進行獎金獎勵，而出現工作失誤者，則進行懲罰，這會讓文書時刻處于緊張認真的工作狀態，也會讓其有工作和學習新技能的動力。

3 結束語

行文至此，對于加強辦公室文書業務能力的有效措施的探討就結束了，企業的發展需要工作人員的共同努力，文書作為企業中重要的一部分，一定要提高自身的業務能力，在工作中實現自己的價值，和企業共同發展進步。

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