互聯網時代如何有效提升單位檔案管理水平分析

劉永鳳

摘要：現代信息技術的普及發展，各單位和企業都更加重視檔案管理的信息化建設工作，在互聯網時代下，借助于信息化管理手段，能夠有效促進檔案管理效率的提升，充分挖掘檔案資源的開發利用價值，促進單位各項工作的有序開展。本文分析互聯網時代單位檔案管理工作的新變化，并提出了提升檔案管理水平的幾點建議。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;對策建議

一、互聯網時代單位檔案管理工作的新變化

首先，檔案管理過去一直以來即是對各項工作中形成的數據材料進行收集與整理，在互聯網時代下，數據信息量日益增多，各項業務活動產生的信息數據較為復雜，借助于信息技術在檔案管理中的應用，能夠更加科學高效的對這些數據信息予以管理，開展好數據分析研究工作，從而充分發揮出檔案資源的開發利用價值，讓檔案管理更好的為單位各項工作服務。其次，信息技術在檔案管理過程中的應用能夠真正實現檔案資源的有效傳輸和全面共享，因為互聯網平臺自身具備開放性與便攜性，能夠在短時間內實現大量數據信息的傳輸，也有助于相關人員更加方便的查閱調取檔案材料，促進單位各部門工作效率的提升[1]。最后，單位檔案管理信息化建設工作的不斷推進有助于檔案管理科學化和規范化水平的提升。和過去的檔案管理模式相比，信息技術的應用減少了檔案管理活動對人工的依賴性，有助于優化檔案管理流程，降低檔案管理成本，促進檔案管理水平的提升。依托于現代信息技術，能夠對收集來的數據信息進行自動準確分類識別并納入到檔案數據庫中，以便于使用者更便捷的查找，更好的對檔案資源進行開發利用。

二、互聯網時代提升單位檔案管理水平的對策

（一）打造數據中心 加強動態監控

借助于建立檔案數據中心，讓分散的檔案資源整合起來，進而促進檔案開發利用效率的不斷提升，這不單單是處理好過去檔案開發利用與存儲共享問題的有效策略，同時也是單位檔案管理信息化建設的必然要求和基本保障。檔案數據中心的建立要求檔案管理工作人員引起充分重視，積極參與其中，善于運用現代信息技術，主動和技術人員溝通協調，對數據中心進行科學的頂層設計，根據單位檔案管理工作的實際情況不斷總結經驗，建立一個符合單位檔案管理工作需求的檔案數據系統。借助于數據中心的實時監控，能夠確保檔案管理各個流程工作的進一步規范，有效促進檔案收集、整理、歸檔效率的提升，也能夠為使用者提供更加便捷高效的檢索服務。

（二）加強檔案信息安全管理工作

在互聯網時代，信息技術已經被廣泛應用到各個行業和領域，單位檔案管理人員也應當積極應用云計算技術，這樣不但能夠提高檔案管理工作人員的工作能力，還可以確保單位內部機密檔案信息不被泄露。可以借助于云計算軟件來設置相應的權限，結合具體的檔案材料內容來進行等級劃分，采取更加有效的保密工作和安全管理工作。為更好的防范無關人員惡意使用網絡工具盜取單位檔案數據中心的重要信息，可通過設置身份識別程序或者防火墻的方式來增強檔案信息管理系統的安全性，對檔案信息系統予以定期檢查更新，對單位內部網絡進行定期測試，確保將可能存在的安全風險因素盡量清除，以防止檔案資料的泄露。

（三）不斷加強人才隊伍建設

互聯網時代下推進檔案管理信息化建設工作必須要依靠更多優秀人才予以支持，因此單位必須要重視人才培養工作，不斷促進檔案管理人員專業技術能力的提升。在不斷推進檔案信息化管理的背景下，要求檔案管理工作人員必須要具備較強的專業素養，能夠熟悉使用各類現代辦公設備和相關軟件，掌握檔案信息化管理方法，這樣才能夠真正符合當前單位檔案管理工作的要求。檔案管理部門要積極組織管理人員參與各種培訓教育活動，培訓的主要內容針對現代信息技術、檔案管理系統操作、現代檔案管理理論知識等，促進檔案管理工作人員知識結構的不斷優化，建立一支更加強大的檔案管理人才隊伍。

（四）努力推進標準體系建設

互聯網時代下單位檔案管理工作水平的提升，要求檔案管理工作人員不能夠僅僅做好檔案材料的錄入、掃描和傳輸工作，還需要盡快建立一個統一規范的標準，才能夠防止在檔案信息化管理過程中出現問題，以確保單位檔案管理工作可以朝著更加科學化和規范化的方向發展。具體而言即是應當對檔案數據材料的收集、分析、歸檔、標識、描述、數字化、存儲、后期查詢、開發利用等不同的工作流程都制定有針對性的技術標準和規范要求，如音頻資料和視頻資料應當以統一格式歸檔。制定統一的標準才可以實現檔案管理工作有章可循，促進檔案管理效率的提升[2]。

（五）健全信息化管理配套設施

在新時期新形勢下，單位檔案管理人員必須要轉變傳統的工作模式和思想認識，檔案部門也應當進一步提升對信息化建設的重視程度，積極爭取單位資金支持，建立獨立的檔案室，配置完善的數字化信息化設備，對檔案信息管理系統予以定期升級優化，對單位各項工作開展過程中形成的檔案材料進行分類規范管理，深入挖掘檔案資源的價值，為使用者提供更為便捷的利用服務。同時還需要促進局域網的構建，實現數據資源在各部門之間的共享互通，不斷研發利用更為科學高效的檔案檢索工具等。

三、結束語

總而言之，在互聯網時代下要促進單位檔案管理水平的提升，檔案管理人員應當充分認識到信息化建設的重要性，積極推廣應用現代信息技術，搭建檔案信息管理平臺，切實加強檔案信息安全管理工作，不斷完善相關管理制度，從而構建一個更加全面系統的檔案管理體系，發揮出檔案管理工作的職能作用，為單位各項工作的有序開展提供更好的支持與參考。

參考文獻：

[1]程良平.探討“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新[J].蘭臺內外，2020（15）：44-45.

[2]張冬晴.“互聯網+”時代的檔案利用服務[J].蘭臺世界，2020（05）：101-103.