街道電子檔案與紙質檔案綜合管理途徑探索

張慶銘

摘 要：在科學技術發展過程中，為人們生活與工作創造了更為便利的條件，也促使傳統工作模式發生了巨大改變。電子檔案是科技發展的一項產物，在街道檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案都發揮著各自的作用，能夠保證檔案的價值真正得到體現。在信息時代背景下，街道要認識到電子檔案與紙質檔案各自的優勢，加強綜合管理工作，確保兩者相輔相成、互為補充。本文將簡述街道電子檔案與紙質檔案并存的必然性，然后提出了街道電子檔案與紙質檔案綜合管理策略。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;綜合管理

在傳統檔案管理模式下，基本上以紙質檔案為載體，電子檔案作為現代科技發展的產物，能夠充分發揮出信息網絡技的作用，在網絡普及與應用過程中，也需要加強電子檔案工作，才能保證檔案信息資源得到充分利用。街道也要關注對電子檔案與紙質檔案的并行發展，這是因為紙質檔案有著真實性的特點，電子檔案則發揮出便利性較強的優勢，這需要做好對電子檔案與紙質檔案管理工作，將二者的優越性充分體現出來，進一步提升街道檔案管理工作的有效性。

1 街道電子檔案與紙質檔案并存的必然性

街道檔案記錄著街道、社區里組織各項活動開展情況，一般以紙質文件為載體，雖然可靠性較高，但是在使用中容易出現破損與丟失等問題。在我國科學技術發展過程中，電子檔案逐步興起，在街道檔案管理中發揮著日益重要的作用，在互聯網、計算機等支持下，為檔案管理與檢索創造了有利條件[1]。檔案儲存是街道檔案管理工作中的重要內容，對紙質檔案來說，在環境、空間等影響下，不僅會占據大量存儲空間，也無法長久保存。而對電子檔案而言，將受到磁性現象等因素的影響，也不能保證街道檔案的安全性。可見紙質檔案與電子檔案分別有著各自的優劣勢，隨著社會的發展與進步，街道需要采取電子檔案與紙質檔案綜合管理的方式，結合不同類型檔案的特性開展管理工作，并將檔案充分利用起來，保證街道各項工作的順利開展。

2 街道電子檔案與紙質檔案綜合管理的意義

在街道電子檔案與紙質檔案綜合管理過程中，主要是檔案管理部門與人員運用多種檔案保存形式，讓紙質檔案與電子檔案實現并存，做到檔案資料保持一致，相互之間形成對應關系，確保任何一種方式均可以查詢到相關檔案資料。通過采取這種措施，能夠將電子檔案與紙質檔案的優勢都體現出來，也解決了兩者的缺點，即讓紙質檔案實現長久保存，保證其真實性與原則性，電子檔案能夠規范整理，提升檔案檢索與查找的速度，保證更好的利用街道檔案。在檔案數字化發展的過程中，街道檔案管理部門也要加強對原始紙質檔案的管理工作，這是因為紙質檔案有著原始記錄的屬性，只有將保存工作做到位，才能延長紙質檔案的保存期限，這比U盤、CD等電子檔案載體保存年限更久。

3 街道電子檔案與紙質檔案綜合管理的策略

3.1 實行“雙套歸檔制度”

要借助先進的技術與設備，通過文本、影像等方式讓街道紙質文件與電子文件信息在同一檔案軟件系統內存儲，并保持相互對應的關系，打造完善的數據庫，保證檔案自動化管理水平的提升。在需要查閱相關文件后，能夠利用檔案軟件進行檢索，點開對應電子文件后能夠方便的閱讀使用。為了進一步保持街道檔案的安全，還應該將“雙套歸檔制度”，既要建立電子檔案，也需要讓紙質文件及時得到歸檔保存[2]。對紙質檔案的內容、盒號以及存檔位置來說，都應該和檔案系統內電子檔案信息保持一致。通過運用這兩種管理模式，讓街道檔案得到統一管理，不僅讓檔案信息檢索更為方便，也保證了街道檔案管理工作的安全。在實行“雙套歸檔制度”后，能夠避免紙質檔案由于頻繁使用發生磨損問題，也保證檔案使用效率得到提升，更好的共享檔案信息資源。

3.2 建立二者之間相應聯系

街道檔案包含的內容眾多，既有個人信息記錄，也有檔案與社區發展概況、各項日常工作開展情況等，通過多種形式存在的歷史記錄。加強街道電子檔案與紙質檔案的綜合管理，能夠為檔案內容的保管與利用創造更加有利的條件，對此要想兩者真正有效配合使用，需要在兩者之間建立相應的聯系。街道要針對庫存內紙質檔案過多、電子檔案較少的情況，應該在條件允許的前提下，對紙質檔案內重要內容作出掃描轉換處理，形成相應的電子檔案，讓紙質檔案與電子檔案能夠一起歸檔。此外，若是只有電子檔案，則要打印出電子檔案內需要永久保存的內容，轉換為紙質檔案，確保在電子檔案設備出現損壞與故障的情況下，電子檔案不再體現應有的價值時，仍然可以利用紙質檔案，最大限度降低檔案丟失造成的損失。

3.3 創新檔案管理工作模式

當前我國科學技術發展很快，街道檔案管理工作模式也要注重創新，確保跟上時代發展的腳步，在檔案管理內容上進行創新，并結合電子檔案與紙質檔案管理工作現狀，不斷優化電子檔案管理體系[3]。在街道電子檔案管理中要以紙張為信息內容的載體，有針對性改進檔案管理工作方法，拓寬檔案管理范圍。對街道檔案管理人員來說，應該在工作中改進檔案管理模式，如借助計算機完成繁雜的檔案管理工作。在電子檔案整理過程中，檔案管理人員應該借助計算機對不同類型檔案作出劃分，這樣省去了對文件載體的頻繁轉移。在街道檔案管理內容上，電子檔案要保持良好的規律，在各方面做好文件組合，逐步構建起完善的電子檔案。雖然有的街道制定有電子歸檔制度，然而在實際情況中對同一內容的紙質檔案與電子檔案來說，必須在歸檔時做到同步，這樣才能讓檔案信息內容保持完整，也有利于更好的共享網絡資源，這樣街道電子檔案與紙質檔案才能在管理中實現互補。

3.4 培養檔案管理人員綜合素質

現在還有很多街道未能配置專門的檔案管理人員，且很多檔案管理人員只懂得紙質檔案管理方法，對電子檔案不夠熟悉。在實行“雙套歸檔制度”后，檔案工作任務更加繁重，必須要培養更多新型檔案管理人員。第一，街道可以將文件形成部門與檔案管理部門分開，設置專門的檔案管理人員，促使雙方加強溝通與合作。對文件形成部門來說，要及時將完成的文件移交給檔案管理部門，而檔案管理人員則將歸檔工作做到位，通過這種方法不僅大幅度降低了工作量，也保證了街道檔案利用率實現提升。現階段大多數街道很難將文件形成部門與檔案管理部門真正分開，這也是今后需要努力的地方。第二，對街道已有檔案管理人員來說，因為長時間習慣于傳統檔案管理模式，對電子檔案存在著排斥情緒，這樣不利于檔案管理工作效率的提升[4]。對此街道要積極組織培訓工作，以課程培訓、講座等方式促使檔案管理人員觀念得到轉變，掌握新的檔案管理技能，并注重培養檔案管理人員的計算機操作能力，掌握檔案軟件系統的操作方法，才能更好的開展電子檔案與紙質檔案的綜合管理工作。

4 結語

總之，在街道各項工作開展過程中，電子檔案與紙質檔案都發揮著極其重要的作用，如何管理好這兩種類型的檔案是需要重點思考的課題。對此街道檔案管理部門與人員需要結合兩種檔案的實際特點，做好綜合管理工作，制定完善的檔案管理制度，同時培養更多高素質檔案管理人員。這樣街道電子檔案與紙質檔案才能真正實現并存發展，為街道各項工作的順利進行提供可靠保障。

參考文獻

[1]趙潔.淺談紙質檔案和電子檔案并存的必要性[J].辦公室業務，2019（16）：103-110.

[2]田超.電子檔案與紙質檔案并存期管理工作的有機結合[J].蘭臺內外，2019（20）：8-9.

[3]范海輝.淺談電子檔案與紙質檔案的有效整合[J].國際公關，2019（07）：193.

[4]宋旭卿.淺談電子文件與紙質文件同步存檔的必要性[J].中國鹽業，2019（12）：33-36.