辦公自動(dòng)化環(huán)境的文書檔案管理要點(diǎn)

周樹娟

摘 要：隨著現(xiàn)在社會(huì)上計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也不再局限于傳統(tǒng)的管理方法，而是在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程采用信息化技術(shù)的管理方法。在目前各個(gè)辦公場(chǎng)所進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，還需要在其中結(jié)合一定計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣對(duì)于提升整個(gè)企業(yè)自身文書檔案管理水平和其自身質(zhì)量起到不可忽視的作用。因此，本文主要針對(duì)于現(xiàn)在我國(guó)各個(gè)企業(yè)在辦公過(guò)程中實(shí)施的自動(dòng)化文書檔案管理進(jìn)行深入研究，保證這項(xiàng)管理在企業(yè)中得到更加廣泛的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子檔案；檔案管理

在對(duì)現(xiàn)在社會(huì)上各個(gè)企業(yè)進(jìn)行分析中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中自身經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生一些文書檔案，對(duì)于這些文書檔案來(lái)說(shuō)，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法還存在一些弊端，主要弊端表現(xiàn)在整理和查找困難。因此要想保證企業(yè)自身檔案管理的便利性和準(zhǔn)確性有一定提升，就需要在這個(gè)過(guò)程中采用適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)技術(shù)，使得企業(yè)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性都有一定提升。目前對(duì)這種采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行的檔案管理主要是辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理，這就需要對(duì)這項(xiàng)管理手段進(jìn)行全面的研究。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔管理優(yōu)勢(shì)

在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國(guó)目前實(shí)施的辦公自動(dòng)化文檔管理的優(yōu)勢(shì)主要在三個(gè)方面，這三個(gè)方面對(duì)于促使文檔管理的順利實(shí)施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對(duì)現(xiàn)在社會(huì)上實(shí)施的辦公自動(dòng)化條件下的文檔管理進(jìn)行全面研究，保證其在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中有更加廣泛的應(yīng)用，在這里筆者就針對(duì)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢(shì)進(jìn)行詳細(xì)的論述。

第一，目前在我國(guó)社會(huì)上各個(gè)企業(yè)中實(shí)行的文檔管理大多數(shù)是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，在這個(gè)過(guò)程中主要是利用計(jì)算機(jī)自身靈活性進(jìn)行實(shí)施的。在目前使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)自身具備非常良好的信息處理和存儲(chǔ)功能，也就是說(shuō)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠有效減少在進(jìn)行檔案管理中投入的時(shí)間和人力，減少處理檔案的復(fù)雜性，從而達(dá)到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進(jìn)行檔案查找的過(guò)程中還能夠有效利用計(jì)算機(jī)自身具備的檢索功能，有效減少在進(jìn)行檔案查找過(guò)程中投入的時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中能夠減少人們對(duì)檔案的查找時(shí)間，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)在接收相應(yīng)檔案的過(guò)程中，在第一時(shí)間就對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行分類歸納，并對(duì)檔案所屬的科室也進(jìn)行有效過(guò)濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實(shí)施檔案管理上的工作效率。

第二，在對(duì)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用的計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行深入研究，了解到我國(guó)各個(gè)企業(yè)內(nèi)部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲(chǔ)存形式。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，相應(yīng)的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲(chǔ)存在硬盤、內(nèi)存卡和光盤等高科技存儲(chǔ)介質(zhì)中，這種儲(chǔ)存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說(shuō)在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲(chǔ)。而且在對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲(chǔ)介質(zhì)自身存儲(chǔ)范圍都比較大，而且檔案在其中存儲(chǔ)的時(shí)間也長(zhǎng)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲(chǔ)方式還能夠地檔案進(jìn)行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內(nèi)部檔案的可能性，使得檔案存儲(chǔ)更加安全可靠。

第三，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中各個(gè)科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導(dǎo)致采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)還存在一些問(wèn)題，針對(duì)于這一點(diǎn)就可以采用現(xiàn)在社會(huì)上使用的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對(duì)于促使整個(gè)企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進(jìn)行計(jì)算機(jī)文書檔案管理的過(guò)程中，還能夠有效減少企業(yè)在實(shí)施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)步性檔案管理的時(shí)候，在相應(yīng)人員進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，還能夠有效減少相應(yīng)人員查詢檔案時(shí)需要的時(shí)間，并且在寫檔案還能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行直接傳送，對(duì)實(shí)現(xiàn)我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔管理的問(wèn)題

2.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲(chǔ)上的風(fēng)險(xiǎn)性。為此，如何有針對(duì)性的加強(qiáng)電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動(dòng)化辦公的關(guān)鍵問(wèn)題。首先，檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護(hù)、升級(jí)與維修，對(duì)存檔的文件進(jìn)行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，最大限度的提升文檔存儲(chǔ)與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對(duì)重要文件進(jìn)行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲(chǔ)與共享上存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴(yán)格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子文檔收集、存儲(chǔ)、傳輸、共享的各個(gè)環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯(cuò)誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強(qiáng)文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，更要建立嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密制度，通過(guò)完善的檔案管理制度彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對(duì)此，企事業(yè)單位的檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫(kù)或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)

只有培養(yǎng)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，才能使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備得到最大限度的利用。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理要求管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握文檔處理方面的基礎(chǔ)知識(shí)，還需熟練操作計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲(chǔ)存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。為此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)與講座，有效的提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展標(biāo)志著檔案管理上的變革已經(jīng)到來(lái)。在此背景下，檔案管理部門作為企事業(yè)單位中不可取代的一部分，更應(yīng)當(dāng)積極探索自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，敢于嘗試，勇于創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)與完善的管理制度不斷加強(qiáng)和提高辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作。

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