當前自然資源檔案管理面臨的難點及對策

王旭

摘 要：目前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅速，我國的自然資源檔案管理的發(fā)展也突飛猛進。自然資源管理改革的機構(gòu)并轉(zhuǎn)、職責(zé)整合已基本完成，新組建的自然資源部門將統(tǒng)一行使全民所有自然資源資產(chǎn)所有者職責(zé)，統(tǒng)一行使所有國土空間用途管制和生態(tài)保護修復(fù)職責(zé)，著力解決自然資源所有者不到位、空間規(guī)劃重疊等問題，實現(xiàn)山水林田湖草整體保護、系統(tǒng)修復(fù)、綜合治理。作為自然資源工作基礎(chǔ)的自然資源檔案管理工作，對自然資源工作具有重要意義。當前，自然資源檔案管理工作面臨著一些難點，本文試對此做一分析探討，并尋找一些對策。

關(guān)鍵詞：自然資源;案管理;面臨難點

隨著社會的不斷發(fā)展與進步，有關(guān)國土資料的信息是越來越多，現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的自然資源檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理的需要。在此背景下，現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、效率化的檔案管理工作便提上了工作日程。做好新時期自然資源檔案管理不僅能夠為土地開發(fā)、整理以及復(fù)墾規(guī)劃編寫等提供原始性、真實性和直觀性的資料參考，而且能夠為土地權(quán)屬糾紛、違法占地行為等提供可靠依據(jù)。

1 自然資源檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣，存在海量數(shù)據(jù)。目前的自然資源檔案類別多樣，分散在各個部門（國土、規(guī)劃、海洋、林業(yè)、水利等），具體可分為規(guī)劃編制類、業(yè)務(wù)審批類、基礎(chǔ)資料類等，且版本眾多，存在海量的紙質(zhì)檔案和電子檔案。單就圖紙而言，各個業(yè)務(wù)部門采用的坐標系統(tǒng)和數(shù)據(jù)格式就存在多種，急需統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，標準化管理。

2）檔案關(guān)聯(lián)性大，歸檔有其特殊性。就項目審批而言，按照項目的全生命周期（用地或用海審批、報建審批、施工審批、竣工驗收）形成的檔案資料，可以組成一個有機的整體。就同一用地而言，從規(guī)劃編制、行政審批到監(jiān)督核實，雖然在不同的階段形成的資料有區(qū)別，但是它們基于同一空間位置，內(nèi)在互相關(guān)聯(lián)。

2 自然資源檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

自然資源部在檔案管理方面雖然發(fā)布了一系列的規(guī)章制度，但由于地區(qū)間的差異，全國各地在檔案管理工作方面的發(fā)展卻極為不平衡。縱覽全國各地自然資源系統(tǒng)檔案管理工作，筆者認為主要存在以下問題：

1）管理制度不完善。自然資源檔案管理由于制度不夠完善，所以給檔案管理工作帶來諸多問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，檔案在移交、借閱、保密等程序上由于沒有嚴格的規(guī)定，造成檔案資料的遺失和重要信息的泄密。第二，檔案整理不規(guī)范、案卷目錄宗地號登記錯誤以及各種載體的檔案材料不按順序胡亂地混合在一起，造成檔案資料查找困難。

2）管理方法滯后。目前，許多地區(qū)的許多單位自然資源檔案管理方法大多還是沿用過去的方法。面對日益豐富和翔實的國土資料信息，原有的管理方法難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法來管理龐大的國土資料信息已成為當前社會的迫切要求，然而信息量的增加與管理方法不成正比，許多國土部門對檔案的管理依然停留在過去的管理方法之上，在查閱和尋找有價值的資料時不僅費時費力，而且還會造成資料的遺失和混亂。

3）信息化水平較低。科技的發(fā)展雖然日新月異，但并非所有的自然資源部門都能充分利用現(xiàn)代化科技成果，當前仍有一些自然資源檔案管理部門沒有使用專業(yè)的檔案管理軟件，這不僅給檔案管理人員增加了工作量，而且還會造成一些不可補救的錯誤。

3 優(yōu)化措施分析

1）整合利用歷史檔案資源。國土、規(guī)劃、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等與自然資源職能相關(guān)的歷史檔案是自然資源職能分散時期的真實歷史記錄，能否整合利用好這部分歷史檔案，關(guān)系到自然資源工作能否順利開展。首先，對移交自然資源部門管理的國土、規(guī)劃等歷史檔案實行整合管理，關(guān)鍵在于整合檔案管理職能，將劃轉(zhuǎn)至自然資源部門的原國土、規(guī)劃等部門的檔案工作人員整合成一支隊伍，進行合理分工，實行統(tǒng)一管理;其次，有序移交歷史檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及全宗卷，嚴格檔案交接手續(xù)，確保檔案的完整齊全，實現(xiàn)歷史檔案資料集中統(tǒng)一管理;最后，整合歷史檔案數(shù)據(jù)，國土、規(guī)劃等原職責(zé)部門的歷史檔案數(shù)據(jù)因使用的檔案管理系統(tǒng)不同，可先通過局域網(wǎng)實現(xiàn)資源共享，逐步過渡，待建立統(tǒng)一的自然資源檔案管理系統(tǒng)后，再將歷史檔案數(shù)據(jù)整體遷移至自然資源檔案管理系統(tǒng)。對未移交自然資源部門管理的水利、農(nóng)業(yè)等與自然資源職能相關(guān)的歷史檔案，自然資源部門可與水利、農(nóng)業(yè)等部門共同協(xié)商，建立部門間歷史檔案信息共享機制，從而實現(xiàn)歷史檔案數(shù)據(jù)信息共享。

2）充分利用現(xiàn)代科技成果，加快檔案管理信息化進程。科技不僅提高了人類的勞動效率，而且還大大節(jié)約了時間成本。數(shù)字檔案館的建立是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，為查詢資料打開了方便之門，在新形勢下，檔案館要加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用力度，支持檔案館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作，在經(jīng)濟條件允許的情況下，積極引進新技術(shù)、新設(shè)備，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時，檔案館也要與其他部門密切配合，主動爭取社會各界的支持，充分利用現(xiàn)有的一切資源，努力做好各部門的服務(wù)工作，以彌補檔案部門在人力、物力、財力方面的短板，尤其要加強與相關(guān)技術(shù)企業(yè)的合作，這樣才能更加完整、更加有效地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在建設(shè)自然資源檔案信息化過程中，要投入數(shù)字化建設(shè)所需的一切資源，同時還要對原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，其中的繁雜工作是難以想象的，不僅如此，而且還要與相關(guān)技術(shù)進行銜接、整合，以實現(xiàn)信息的互通。數(shù)字檔案館數(shù)字信息的核心有二：一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化;二是處理電子政務(wù)時產(chǎn)生的電子檔案。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)要緊緊圍繞這兩個核心展開。

3）以大數(shù)據(jù)平臺為手段，提高自然資源檔案信息化水平，創(chuàng)新自然資源檔案的利用方式。（1）利用機構(gòu)改革的優(yōu)勢，以空間規(guī)劃信息平臺為依托，同時引進有效OCR文檔識別技術(shù)等對掃描紙質(zhì)檔案文件進行全文檢索，將空間查詢與智能檢索相結(jié)合，提供多樣、安全、高效、便捷的綜合查詢服務(wù)，進一步提高自然資源檔案利用效率。（2）無縫對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做好檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，開發(fā)相應(yīng)的接口和數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)互聯(lián)互通。進一步加強規(guī)劃編制、用地審批、報建、竣工驗收等一系列業(yè)務(wù)檔案的收集，嚴格依照電子檔案管理規(guī)范及相關(guān)標準制度，做好項目審批全生命周期電子檔案的接收與歸檔，在電子檔案產(chǎn)生的同時，及時歸檔對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，認真核對電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，保證整個項目電子檔案的真實性、完整性、可讀性和可靠性。與此同時，業(yè)務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照相關(guān)流程調(diào)閱檔案系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)。如果條件允許，建議將各類系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)一站登錄。（3）逐步推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，在互聯(lián)網(wǎng)（PC端和移動端），通過數(shù)據(jù)脫密等處理手段，開通公眾查詢系統(tǒng)的接口，群眾通過公眾查詢系統(tǒng)，通過空間定位、智能檢索等多種方式優(yōu)先了解檔案目錄等信息和提交數(shù)據(jù)申請，然后可根據(jù)實際需要，前往檔案部門查詢其所需檔案資料。

4 結(jié)語

總體來說，國土資源檔案管理工作看起來簡單，在實際的管理過程中就變得非常的難。因為它具有保密性、專業(yè)性和政策性，是一項非常嚴肅的工作，這就要求我們國土資源檔案管理人員要有強烈的責(zé)任感，扎實的國土資源檔案管理知識理論基礎(chǔ)，跟上時代的步伐，應(yīng)用新的管理手段和技能進行檔案的管理工作。因此，每一位國土資源檔案管理人員只有吸收廣博的知識，開拓視野，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自身的整體素質(zhì)，才能做好新時期優(yōu)秀的檔案工作人員。

參考文獻

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