新時期文書檔案管理工作的思考

摘 要：文書檔案管理是一個單位內部管理工作的重要組成部分。盡管從總體上來看，文書檔案管理工作越來越受到重視，而且也不斷得到加強，但仍然有一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中缺乏創新，特別是不適應形勢發展需要，導致文書檔案管理工作具有較大差距。本文對新時期文書檔案管理工作進行了研究和探討，在對新時期文書檔案管理工作存在問題進行分析的基礎上，就如何推動新時期文書檔案管理工作創新提出了一些有針對性的對策，旨在為促進新時期文書檔案管理工作深入開展提供一定的參考價值。

關鍵詞：新時期;文書檔案;管理工作;管理創新

隨著我國改革開放的不斷深化，對于任何單位來說，都應當不斷改革和創新管理模式，只有這樣，才能使管理工作更個有成效。文書檔案管理工作是一個單位內部管理工作的重要組成部分，只有大力加強文書檔案管理工作，才能使各類資料得到有效保存，同時也才能使各類資料的應用更具有持續性。特別是在信息技術快速發展的新形勢下，對文書檔案管理工作提出了更高的要求，但目前一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，還存在諸多不到位的方面，特別是在文書檔案管理模式方面仍然缺乏創新，導致文書檔案管理工作受到了一定的限制，文書檔案管理工作的整體水平不高，而且文書檔案的利用率也相對有限，需要引起高度重視，特別是要將文書檔案管理工作上升到更高層面，運用科學的方法和策略，大力推動文書檔案管理工作改革、創新、發展，使其能夠發揮更加積極作用。

1 新時期文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理意識不強

對于開展文書檔案管理來說，必須不斷提高管理意識，只有這樣，才能使其取得更好的成效。但從當前一些單位來看，普遍存在檔案管理意識不強的問題，導致文書檔案管理出現了問題。比如個別單位在開展工程檔案管理的過程中，沒有設立專門的管理人員，只是由行政部門的工作人員兼職，根本無法取得良好的成效，導致工程檔案歸檔不到位，很多資料、數據、文件沒有及時歸檔，制約了文書檔案管理工作的有效開展。

1.2 文書檔案管理方法落后

科學的文書檔案管理方法，對于促進文書檔案管理工作的深入開展具有重要價值。目前一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，還存在管理方法落后的問題，制約了文書檔案管理工作的深入開展。比如一些單位盡管對文書檔案管理工作給予了一定的重視，但卻沒前將文書檔案收集、整理與應用緊密結合起來，文書檔案的“使用價值”不高。有的單位則不重視文書檔案管理工作的系統性建設，特別是在開展文書檔案管理工作的過程中，缺乏對文書檔案管理人員的教育和培訓，由于職業素養以及專業水平不高，文書檔案管理工作比較混亂，甚至很多資料都沒有納入文書檔案管理體系當中等等。

1.3 文書檔案管理模式傳統

在當前信息技術快速發展的新時代，要想使文書檔案管理工作更具有成效，應當高度重視信息技術的應用，但目前很多單位在這方面相對比較薄弱，特別是還沒有將“互聯網+文書檔案”作為重要的發展模式，信息技術、網絡技術、智能技術的應用相對比較薄弱。比有的單位在文書檔案信息化管理方面的投入力度不足，無論是軟件建設還是硬件建設都比較薄弱，導致文書檔案管理工作缺乏效能性。有的單位則不注重文書檔案“數字化”建設，而且也沒有將大數據技術應用于文書檔案管理工作當中，特別是在構建文書檔案共建、共享、共用平臺方面比較薄弱，必然會導致文書檔案管理工作缺乏針對性和特色化。

2 新時期文書檔案管理工作的優化對策

2.1 提高文書檔案管理意識

要想使文書檔案管理工作取得更好的成效，進一步提高文書檔案管理意識至關重要。這就需要將文書檔案管理工作上升到更高層面，切實加大對文書檔案管理工作的組織領域，既要成立專門的組織機構，也要配備專業化的文書檔案管理人員，為更有效的開展文書檔案管理工作奠定基礎。要將“精細化”管理作為文書檔案管理工作的重要理念，建立文書檔案管理制度，加強文書檔案管理制度的落實工作，并且要在構建具有較強合力的協調機制方面下功夫，使各類資料能夠得到有效保存。要將文書檔案收集、整理、保存、使用等緊密結合起來，進一步優化和完善文書檔案管理體系，加強相關運行機制建設，使文書檔案管理工作能夠順利開展并取得實實在在成效。

2.2 改進文書檔案管理方法

對于開展文書檔案管理工作來說，科學的方法可以事半功倍。這就需要積極探索更具有科學化、規范化、創新性和效能化的文書檔案管理方法。要將現代管理理論納入文書檔案管理工作當中，特別是要建立檔案收集、整理、歸檔、利用等多元化機制，使文書檔案管理工作更具有綜合性和拓展性。要進一步健全和完善文書檔案管理工作制度，特別是要按照相關法律法規的要求，從單位的實際情況入手，制定相關工作制度，并且要著眼于提升文書檔案管理制度執行力，建立相應的激勵和約束機制。要切實加強對文書檔案管理工作的調查和分析，找出存在的薄弱環節，制定更具有針對性的文書檔案管理方案，推動文書檔案管理工作步入規范化軌道，并且能夠使文書檔案管理工作更具有效能性。

2.3 創新文書檔案管理模式

創新是進步的靈魂。在信息技術快速發展的新時代，一定要深刻認識到信息技術對文書檔案管理工作的重要基礎性、支撐性和保障性作用，大力推動文書檔案信息化管理模式建設。要將“互聯網+文書檔案管理”模式作為重中之重，切實加大文書檔案管理信息化、網絡化、智能化的投入力度，既要配備專業化的管理軟件，同時也要在硬件建設方面下功夫。要著眼于更有效的發揮文書檔案管理工作的積極作用，將大數據技術應用于文書檔案管理工作當中，切實抓好文書檔案的收集、處理、分析等諸多功能，進而為更有效的開展業務工作以及科學決策提供參考價值。要著眼于發揮文書檔案管理工作的綜合功能，積極打造文書檔案利用平臺，比如可以開發相應的網絡平臺和APP平臺，使文書檔案管理工作領域得到有效拓展。

綜上所述，對于任何單位來說，只有大力加強文書檔案管理工作，才能使各類資源得到有效保存，同時也能夠使其利用價值更高。盡管從總體上來看，絕大多數單位都對文書檔案管理工作給予了一定的重視，而且也適應形勢發展需要，積極探索更具有科學化、規范化和效能化的管理體系，有力的促進了文書檔案管理工作的深入開展。但也要認識到，一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，與新形勢、新時代、新任務不相適應，特別是文書檔案管理的整體水平仍然有待提升。這就需要在開展文書檔案管理工作的過程中，要適應形勢發展需要，運用系統思維和創新理念，特別是要將信息技術、網絡技術等應用于文書檔案管理工作當中，重點要在提高文書檔案管理意識、改進文書檔案管理方法、創新文書檔案管理模式等諸多方面取得突破，推動文書檔案管理工作步入科學、健康、持續發展軌道。

參考文獻

[1]張永紅，張孝芳，陳淑娟.辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2019（11）：1-2.

[2]張林旺.基層單位文檔管理工作現狀及其發展態勢[J].檔案天地，2019（11）：49-50.

[3]丁春龍.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].數字通信世界，2019（11）：236.

作者簡介

李北川（1974-），男，漢族，重慶武隆人，大本，思想政治工作人員專業職務，中國核動力研究設計院。