分析學(xué)校檔案管理的發(fā)展情況及改進(jìn)措施

黃劍蕓

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-099-01

摘 要 本文主要從檔案管理的重要性出發(fā)，對目前學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對加強(qiáng)檔案信息化管理提出針對性地措施，使得檔案更好地為學(xué)校管理提供價值。

關(guān)鍵詞 學(xué)校 檔案管理 發(fā)展現(xiàn)狀 改進(jìn)措施

檔案是國家社會和個人用于保存社會活動記錄的文字和圖片等信息，是一種文明的記錄和傳承工具。學(xué)校的檔案，是學(xué)校記錄學(xué)生信息和學(xué)校發(fā)展歷史的材料，真實(shí)地反映學(xué)校的管理水平和發(fā)展。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化管理意識不足

目前，學(xué)校管理者對檔案信息缺乏良好的管理意識。原有發(fā)展思維模式已經(jīng)根植于心，所以學(xué)校的工作更加注重教學(xué)、科研和管理。檔案信息管理沒有得到足夠的重視，普遍缺乏對檔案信息建設(shè)的系統(tǒng)認(rèn)識和理解。

（二）投資不足

就學(xué)校發(fā)展的投資而言，往往是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、支持教學(xué)和科研等領(lǐng)域。由于對檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，投資于檔案管理的技術(shù)和資金非常有限，沒有外部投資于檔案管理信息化的建設(shè)。

（三）檔案信息化建設(shè)缺乏科學(xué)規(guī)范

學(xué)校管理在建設(shè)和管理檔案信息的過程中，缺乏一定的管理標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，包括檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)的設(shè)計、相關(guān)軟件應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案以及電子文件信息的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等。

（四）知識庫數(shù)量少，沒有實(shí)現(xiàn)資源共享。

由于學(xué)校制度和專業(yè)的不同，學(xué)校檔案的內(nèi)容各式各樣、載體文件多樣、具有來源廣、歸檔時間不同的特點(diǎn)。此外，檔案文件管理不規(guī)范，導(dǎo)致檔案文件收集不足，文件數(shù)量少，這在很大程度上直接影響檔案文件信息的質(zhì)量。

（五）文件資源利用率低，服務(wù)形式單一。

目前，由于缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)組織，檔案管理缺乏系統(tǒng)信息錄入，數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)尚未形成，各類信息無法分類處理。

（六）專業(yè)檔案管理人才缺乏

學(xué)校檔案信息管理不僅要求管理者具備基本的檔案管理能力，還要求管理者能有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對計算機(jī)能夠靈活運(yùn)用以進(jìn)行檔案信息管理。

二、新時期下加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

（一）積極更新觀念，提高信息認(rèn)識

在新時期下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要樹立“電子檔案”觀念，堅持與時俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變過去檔案簡單收集、整理以及借閱模式，進(jìn)而與當(dāng)前的社會接軌。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還需摒棄傳統(tǒng)手工操作管理的觀念，真正的認(rèn)識到檔案信息的價值，以便在今后的檔案管理中利用各種先進(jìn)的信息化手段動態(tài)化、便捷性的傳播檔案信息，讓檔案價值得以最大化的發(fā)揮。

（二）推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建管理系統(tǒng)

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容是資源建設(shè)，學(xué)校所有的業(yè)務(wù)都必須要圍繞資源建設(shè)來開展。學(xué)校檔案管理工作在信息化時代，需將重點(diǎn)放置在檔案資源共享和檔案數(shù)字化兩方面，學(xué)校要對檔案數(shù)字化建設(shè)投入人力財力來推進(jìn)建設(shè)進(jìn)程，同時還需嚴(yán)格遵守相應(yīng)原則，要對數(shù)字化建設(shè)工作計劃進(jìn)行科學(xué)合理的編制，重點(diǎn)加強(qiáng)監(jiān)督管理，以便順利有序開展檔案數(shù)字化工作。同時，還要做到最大化服務(wù)廣大使用者使用需求，并且進(jìn)一步對檔案數(shù)字化目錄進(jìn)行完整構(gòu)建，形成各個單位協(xié)同努力的局面。其次，學(xué)校檔案管理部門還需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度，與此同時還需對要求的范圍圖形和文本等文件實(shí)行并聯(lián)并存制度，通過這些舉措，實(shí)現(xiàn)檔案的全檢索。

（三）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提升標(biāo)準(zhǔn)化程度

加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)在信息時代中，需做到幾點(diǎn)：第一，必須要加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化方面規(guī)章制度和原則的建設(shè)，對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的相關(guān)理念要明確、定義以及方法等，同時還可以通過制定檔案收集整理鑒定標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)以及庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，進(jìn)而規(guī)范化的管理檔案。第二，加強(qiáng)軟件、硬件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，學(xué)校一定要全面考慮數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)格式、軟件的配置標(biāo)準(zhǔn)、硬件選擇標(biāo)準(zhǔn)等，同時還必須要加強(qiáng)電子產(chǎn)品的更新和維護(hù)，根據(jù)目前各個學(xué)校檔案信息化管理的實(shí)際情況，引入相匹配的信息化設(shè)備。第三，統(tǒng)一電子檔案格式，進(jìn)而最大化的確保檔案資源在不同的信息平臺上進(jìn)行有效傳遞或是使用。

（四）構(gòu)建保障體系，確保檔案安全

為確保學(xué)校檔案信息的完整，學(xué)校檔案管理部門需構(gòu)建安全保密體系，在這個體系中，包含了對電子文件歸檔的指導(dǎo)、監(jiān)督，最大化的確保其真實(shí)性、完整性。在信息時代，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一定要從思想意識上認(rèn)識并重視檔案信息化建設(shè)中安全保障問題，采取措施，構(gòu)建全面且完善信息資源安全保障體系，從整體上促使檔案管理系統(tǒng)的安全處理和防范能力。

三、結(jié)語

當(dāng)前社會背景下，學(xué)校的擴(kuò)招使得學(xué)校的規(guī)模不斷壯大，傳統(tǒng)管理維護(hù)檔案模式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。傳統(tǒng)管理模式中學(xué)校檔案管理存在效率低下、維護(hù)困難等問題。這些問題對于校園檔案管理來說影響非常突出。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠很好的解決這一問題，信息技術(shù)的應(yīng)用提升了材料查詢效率，能夠很好地降低錯誤率。學(xué)校需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，以此提高檔案管理水平與效率，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展，最大化發(fā)揮信息技術(shù)的價值。

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