淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

劉志榮

摘要：我國的個(gè)人檔案管理，傳統(tǒng)管理方式以手工管理為主，不僅耗費(fèi)大量人力，而且管理效率不高。隨著科技的不斷進(jìn)步，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式與時(shí)代發(fā)展逐漸不相適應(yīng)，另一方面科技帶來了更好的管理方法。人事檔案數(shù)字化管理，不僅能夠有效提升管理效率以及管理精確性，也與節(jié)能減排等綠色環(huán)保理念不謀而合?？梢哉f，數(shù)字化管理就是人事檔案管理的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化建設(shè);思考

一、人事檔案數(shù)字化建設(shè)概述

人事檔案，就是在人事管理工作中形成的，通過組織認(rèn)定的，包括個(gè)人信息、個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等資料，以文字、圖像、聲音為具體形式的個(gè)人檔案。人事檔案是國家檔案管理中的重要組成部分。

所謂人事檔案數(shù)字化建設(shè)，就是在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與掃描技術(shù)的支持下，將傳統(tǒng)的紙媒、聲像等檔案文件以及零散的電子人事檔案，形成系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的人事檔案信息庫的過程。人事檔案數(shù)字化建設(shè)所形成的系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的人事檔案，在數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，以數(shù)字化的形式存在，稱之為數(shù)字化檔案。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，數(shù)字化信息更加有利于資源的共享，有效提升資源的利用效率。

人事檔案數(shù)字化建設(shè)從工作內(nèi)容上來說，主要包括兩個(gè)部分，一是將傳統(tǒng)形態(tài)的館藏檔案通過數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫等各種技術(shù)轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化形態(tài)的檔案;二是將各種零散的個(gè)人電子資料，不同組織所生成的個(gè)人電子資料，通過系統(tǒng)化規(guī)整形成系統(tǒng)化檔案。

數(shù)字化認(rèn)識檔案在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，能夠?yàn)橛脩籼峁┗诰W(wǎng)絡(luò)的檔案查找、存取、利用等功能，而且能夠與當(dāng)前各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，對于提升資料的利用效率和利用準(zhǔn)確性具有十分重要的意義。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

（1）檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力有待提高。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，人事檔案數(shù)字化建設(shè)對于檔案人員的要求更高。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識和管理能力，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和管理軟件操作能力。就當(dāng)前實(shí)際狀況來說，習(xí)慣于傳統(tǒng)作業(yè)模式下的認(rèn)識檔案管理人員，在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的能力依然有待提高，這也一定程度上制約了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前進(jìn)步伐。

（2）缺乏相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)。人事檔案數(shù)字化就當(dāng)前來說，依然處在探索和發(fā)展階段，國內(nèi)在此領(lǐng)域幾乎沒有任何法律法規(guī)出臺(tái)，這也導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)，不同單位的檔案數(shù)字化建設(shè)各自沿用各自的標(biāo)準(zhǔn)，各自為政。形成的數(shù)字化檔案也缺乏統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了不同要求、不同格式、不同內(nèi)容結(jié)構(gòu)的檔案信息。這也導(dǎo)致在資源網(wǎng)絡(luò)化共享時(shí)，由于彼此標(biāo)準(zhǔn)不一，而帶來極大的困擾。系統(tǒng)化法律法規(guī)的缺乏，為檔案數(shù)字化建設(shè)的整體推進(jìn)制造了很多障礙，也造成了大量人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。

（3）軟件和硬件的匹配和兼容性不佳。現(xiàn)代科技發(fā)展速度很快，計(jì)算機(jī)界更新?lián)Q代更是日新月異。過快的更新?lián)Q代，也導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件和硬件的匹配性和兼容性問題常常出現(xiàn)，新的操作系統(tǒng)與原本的檔案系統(tǒng)無法兼容等問題也給人事檔案管理工作帶來了諸多困難。因此，在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要注意系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和延展性。

（4）數(shù)字化信息的安全性。一方面，計(jì)算機(jī)病毒和不法黑客時(shí)刻對檔案資料形成威脅;另一方面，檔案管理人員對于數(shù)字化信息缺乏足夠的安全意識和保密意識。數(shù)字化信息由于其信息量龐大，因此，一旦泄露，將面臨難以挽回的損失。

三、關(guān)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（1）提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。通過上述分析可知，人事檔案數(shù)字化建設(shè)與專業(yè)人才缺失之間的沖突是推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)中亟待解決的問題。因而，要想推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，則要致力于提升人事檔案管理人員的素質(zhì)，努力培養(yǎng)一批既具備人事檔案方面的知識，又有一定的計(jì)算機(jī)操作能力的高水平人才，以適應(yīng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)在人才隊(duì)伍方面的需求。

（2）統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。只有擁有一套相對完善的規(guī)范，才能為人事檔案數(shù)字化工作提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能解決各人事部門各自為政的問題，最終實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。

（3）選擇合適的軟件系統(tǒng)。再先進(jìn)的操作系統(tǒng)，倘若不能與硬件設(shè)施相匹配，那么都是子虛烏有。因此，相關(guān)人事部門在選擇操作軟件時(shí)，應(yīng)該首先立足于軟硬件相容這一基本要求，再去綜合考慮軟件系統(tǒng)的難易操作程度、安全指數(shù)、性價(jià)比等各方面因素。

（4）提高人事檔案信息的安全性。提高人事檔案信息的安全性是人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)所面臨的最為棘手的問題。那么，要解決安全性這一問題，就必須從其原因入手。一方面，針對工作人員保密意識不強(qiáng)這一原因，人事檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)部門要切實(shí)做好安全性教育，要把安全性教育作為一項(xiàng)長期工作來認(rèn)真開展，使人事檔案管理人員始終繃緊“安全、保密”這根弦;另一方面，針對計(jì)算機(jī)病毒較多這一問題，相關(guān)管理部門可以自行研發(fā)殺毒軟件或者購買正版殺毒軟件，周期性地對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，以確保人事檔案信息不被病毒所侵入。

四、結(jié)語

綜上，人事檔案數(shù)字化建設(shè)成為必然，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不符合高校發(fā)展的需要，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，就會(huì)影響到人事檔案的開發(fā)利用，不利于人事檔案工作的開展。因此，人事檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。而要想實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化發(fā)展，就必須加大投入，提高人事檔案管理人員數(shù)字化操作水平，結(jié)合當(dāng)前人事檔案工作，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而不斷提高人事檔案管理水平。

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