企業采購業務內部控制現狀分析及對策

范小紅

[摘 要]本文主要針對企業采購業務內部控制現狀分析及對策展開深入研究，通過缺少完善的企業內部控制制度、內部監督力度有待提升、采購預算控制嚴重缺失、尚未嚴格管控內部數據等，詳細闡述了企業采購業務內部控制的現狀，然后重點闡述了幾點完善對策，主要包括制定完善的采購業務內部控制制度、加大內部監督力度、加強采購預算方式的應用、加強信息共享平臺的構建等，不斷提高企業采購業務內部控制水平，避免浪費不必要的資源。

[關鍵詞]企業;采購業務;內部控制;現狀;對策

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A

在企業不斷發展的過程中，采購業務是重要的一項工作內容，而加強內部控制也是至關重要的，這已經成為了企業內部共同關注的話題之一。加強企業采購業務內部控制，可以不斷提高內部控制水平，促進企業采購業務順利進行，給予企業各項工作的開展強有力的保障，促進企業更好、更快地發展，從而實現企業經濟效益最大化目標。

1 企業采購業務內部控制遵循的原則

1.1 全面性原則

企業在采購業務內部控制中，要對整個采購流程的控制點進行深入分析，不能過于注重采購流程關鍵部分的內部控制制度，以免對整個采購控制制度的實施效果造成影響，從而不斷增強采購業務內部控制制度的實效性。

1.2 成本效益原則

如果基于采購內部控制制度視角，采購業務內部控制環節劃分較為細化，參與采購業務過程的人員比較多，這樣可以保障采購業務的內部控制效果，避免采購業務出現徇私舞弊行為，但是在一定程度上會增加企業采購成本。如果企業各筆生產所用材料的采購都執行招標方式，對于較為繁瑣的采購程序，極容易影響到企業經濟效益。企業經營活動旨在實現資金最大化效益目標，所以在企業采購業務內部控制制度過程中，要對成本與效益之間的關系進行深入分析，確保采購業務內部控制制度與預期效益之間的高度協調，從而制定出最為契合的采購業務內部控制制度。

2 企業采購業務內部控制的現狀分析

2.1 缺少完善的企業內部控制制度

針對企業采購業務，需要采購人員與公司外的人員保持密切的商務來往，一些采購人員在金錢的誘惑和驅使之下，會出現向供應商“拿回扣”現象，難以保障企業采購的材料質量和數量，相應的檢查工作也無法開展。同時，針對一些專業材料的采購，也對專業知識較強的人員提出了較高的要求，而一些企業仍然安排管理采購的人員進行，這類管理采購的人員的專業知識水平并不高，很難順利完成采購任務，進而與企業產品生產需求不相符合。此外，一些企業也缺少完善的相關采購業務規定，比如預購、退貨等，影響到企業資金的正常流通，不利于企業健康發展和運行。

針對上述現象的原因，主要是因為企業高層對內部控制的重視程度較為不足，內部控制觀念比較薄弱化。目前，一些企業管理者對企業生產和銷售業績過于注重，尚未對企業內部規章制度予以高度重視，引發了諸多安全隱患，從而不利于健康發展和進步。

2.2 內部監督力度有待提升

在采購工作中，相關人員要充分了解供貨信息和供應商的資料，結合編制的采購計劃，以便于掌握市場發展動態。針對采購方面的記錄，采購部門要加大落實力度，并交由相關主管部門進行審核。一般來說，在采購過程中，存在著一定的風險因素，一旦所選的供應商較不合理，再加上缺少合理科學的采購形式，極容易導致采購價格居高，甚至出現舞弊行為。在實際上，市場調研、簽訂合同以及供貨的談判等前期采購工作尚未得到有效落實。采購部門尚未實現相互監督、相互制約。

此外，要想確保采購活動順利進行，也需要注重員工績效考核這一問題，現階段，一些企業的管理者和員工對內部控制存在著一定的心理誤區，而且采購績效考評的合理性難以保障，導致采購人員很難貫徹落實好審批流程。而且在員工采購績效考評方面，也僅僅開展了一些簡單的工作，比如將采購價格、質量等，納入到了績效考評過程之中，缺少對內部控制指標的高度重視，從而不利于采購內部控制工作的開展。

2.3 采購預算控制嚴重缺失

在采購過程中，采購價格和供應商管理，是內部控制實施效果的重要影響因素。現階段，諸多企業注重構建采購預算控制制度的構建，并予以了有效的落實，在供應商管理方面，也具有完善的管理機制。但是某些企業在預算控制制度方面，仍然缺少較高的重視程度，而且也沒有有效控制貨物采購價格和數量。在供應商管理機制方面，存在著較多的漏洞和缺陷，極容易導致企業采購業務風險的出現。

2.4 尚未嚴格管控內部數據

首先，數據來源途徑較多，操作權限比較混亂化，然后在輸入數據過程中，沒有進行規范化處理，一個部門不同的工作者的數據輸入形式是不同的。在計算機信息技術不斷發展過程中，在企業采購工作中，對計算機網絡技術進行了廣泛應用，利用計算機做好相關全部采購工作，比如全部審批和核算工作等。一些工作人員在工作時，也會受到電腦軟件口令的影響，進而一旦出現意外故障，極容易毀掉計算機系統內部的全部資料，再加上保存不合理，會被非法人員盜取或破解。

3 企業采購業務內部控制的優化對策

3.1 制定完善的采購業務內部控制制度

企業在開展任何工作時，必須要按照自己的規章制度來進行，發揮出相應的制約和控制作用。而在企業采購業務內部控制過程中，要想將企業采購業務內部控制落實到位， 必須要制定完善的內部控制制度，確保企業經濟效益的穩步提升。首先，對于企業管理者來說，要嚴格控制采購業務各個流程和環節，制定配套可行的規章制度，以此來對采購人員的行為進行約束，促進企業采購活動順利進行。然后要想把規章制度的約束性作用充分發揮出來，還要將不同部門的職責進行明確化，確定采購任務的第一責任人，避免出現安全事故時出現相互推卸責任的現象，將自己的本職工作落實到位，從而將企業采購業務內部控制的作用充分發揮出來。

3.2 加大內部監督力度

在企業采購業務完成以后，要保障避免出現資金浪費現象，并保證材料和設備的質量、數量等，與財務合同要求相符合，所以企業要加大內部監督力度。具體來說：首先，財政部門要深入分析和對比采購所需的款項和市場價格，如果差距較大，要對采購中可能出現的問題進行嚴格控制。其次，質檢部門和庫存管理部門要加強交流和協作，嚴格檢測采購所得材料和設備等物品，一旦出現問題，要及時與供應商進行溝通和協調，保障供應商結合采購合同，從而更好地進行材料和設備的供應。

此外，還要不斷提高績效考評的科學性和合理性，將采購行為進行規范化，避免出現采購腐敗問題。而且在員工績效考評體系方面，還要重點涵蓋采購成本、質量、員工采購活動是否規范、制度執行力度如何等內容，從而確保評價采購人員的全面性，更具公正性和客觀性。

3.3 加強采購預算方式的應用

通過加強采購預算，可以有效控制采購業務消耗的成本，并實現企業預期最大化利潤目標。所以企業必須密切關注市場發展趨勢，制定完善的采購預算方案，滿足降本增效的目的。同時，還要不斷規范采購人員的行為，在管理供應商過程中，貫徹落實好公平、公正性原則，進而選擇出最為合理、適宜的供應商。

3.4 加強信息共享平臺的構建

企業要利用全部采購的單子，以此來作為憑據，并加強計算機技術的應用，統計好相關采購的事項，做到實時查詢供應商的采購時間，準確核實某筆業務的庫存數量、采購數量等，并且還要對商品的發票訂單等相關信息進行充分了解。同時，在采購商品時，市場調研人員還要結合市場情況，幫助財務部門制定合理的采購方案，而財務部門也要評估和預算方案，在確定準確無誤以后，將資金及時撥付給采購人員，然后將發票訂單等相關信息錄入到電腦之中，做好備份和保存工作。

4 結語

總之，在企業采購業務內部控制過程中，存在著較多問題，必須要制定切實可行的優化對策，將內部控制效能充分發揮出來，進一步規范企業采購活動，從而為企業長遠健康發展助益。

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