新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

陳興蓮

摘 要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶領(lǐng)我國(guó)走入信息化時(shí)代，也為事業(yè)單位管理工作帶來了新的變革。作為事業(yè)單位順利開展工作的基礎(chǔ)前提，檔案管理工作創(chuàng)新成為事業(yè)單位工作改革、科學(xué)發(fā)展的應(yīng)有之義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案改革的重要性

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中檔案管理是其中重要的組成部分，更是事業(yè)單位確保人事管理有序開展的基礎(chǔ)，并可以依據(jù)此對(duì)單位員工進(jìn)行考核。事業(yè)單位檔案管理涉及到的方面較多，主要包括檔案的收集、檔案的管理、檔案的保管、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的檢索、檔案的編輯等方面。有效的檔案管理工作可以幫助管理人員快速的查詢到相關(guān)的信息并可以為單位的管理提供有效的依據(jù)，同時(shí)還可以保證事業(yè)單位各方面工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)一步提升事業(yè)單位管理工作的水平與業(yè)績(jī)。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 管理制度不完善

管理制度是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)和保障。但是當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理制度存在很多不足。一是，管理制度混亂，管理依據(jù)少，實(shí)踐操作性差，甚至朝令夕改，致使管理人員無從管理；二是，執(zhí)行效果不好，往往是借出去的檔案不能及時(shí)歸檔，以至于檔案丟失，不能責(zé)任到人。

2.2 管理素質(zhì)待提升

管理人員素質(zhì)是檔案管理工作能否高效開展的重要指標(biāo)。當(dāng)前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性和檔案管理的方法沒有足夠的認(rèn)識(shí)，缺乏信心和責(zé)任心，以至于檔案收集不全，分類不準(zhǔn)，不能及時(shí)有效地為其他部門提供檔案查詢服務(wù)，影響了其他部門工作的開展。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 創(chuàng)新管理理念，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

工作人員在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理的工作理念，加強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)，使工作人員能夠積極完成檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容。工作人員創(chuàng)新檔案管理的工作理念。第一，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，使工作人員能夠明確檔案管理工作的重要性，便于工作人員認(rèn)真落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容；第二，可以促進(jìn)工作人員的工作積極性，使工作人員能夠主動(dòng)完成工作內(nèi)容，及時(shí)整理檔案信息的相關(guān)內(nèi)容；第三，應(yīng)當(dāng)完善檔案管理的管理機(jī)構(gòu)，使工作人員能夠詳細(xì)劃分工作人員的工作職責(zé)，便于工作人員嚴(yán)格管理檔案信息。

3.2 完善管理機(jī)制，建立檔案管理制度

事業(yè)單位檔案檔案管理機(jī)制是開展檔案管理工作的重要保障，通過建立檔案管理的各項(xiàng)制度，可以詳細(xì)劃分工作人員的工作內(nèi)容，使工作人員能夠按照要求積極落實(shí)檔案管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)建立健全的檔案管理制度，為檔案管理工作提供秩序，使工作人員能夠按照流程完成工作；其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)力度，使事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)制度化管理目標(biāo)，提升檔案信息的使用效率；最后，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，使工作人員能夠積極開展工作內(nèi)容，提高工作人員的工作質(zhì)量。通過完善管理機(jī)制建立檔案管理制度，可以給予工作人員明確的工作方向，使工作人員能夠有序開展工作內(nèi)容，提升工作人員的工作積極性，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)發(fā)展。

3.3 加大資金投入，加強(qiáng)軟硬件配置

就目前各事業(yè)檔案管理部門的現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)單位對(duì)檔案部門的資金投入不夠，軟硬件設(shè)施跟不上，有的極為匱乏。這些必須引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，加大資金投入，配備必要的軟硬件設(shè)施。庫(kù)房面積應(yīng)滿足實(shí)際需要，避免擁堵狹窄；檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備、打孔裝訂機(jī)、切紙刀、防磁音像柜、計(jì)算機(jī)及檔案軟件、掃描儀等必備設(shè)備及防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫設(shè)施要配備齊全；有條件的配備安全溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)，以及檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能密集架管理系統(tǒng)，為現(xiàn)代化的檔案室營(yíng)造一個(gè)舒適、便捷的工作環(huán)境，為檔案提供一個(gè)安全、舒適的存放環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)節(jié)約時(shí)間、節(jié)約能源和提高管理效率的目標(biāo)。

3.4 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

在現(xiàn)代辦公技術(shù)和信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，首先要做的就是認(rèn)清形勢(shì)、轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的思維定式，樹立檔案數(shù)字化、信息化管理意識(shí)，這樣檔案數(shù)字化信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、有效地不斷推進(jìn)；其次，各事業(yè)單位檔案部門，根據(jù)自身的實(shí)際情況，循序漸進(jìn)地開展本單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，在短時(shí)間內(nèi)把積累了多年的檔案資源，全部數(shù)字化是不可能的，應(yīng)當(dāng)遵循先后有序、確保重點(diǎn)的原則，可將工作重點(diǎn)放在利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化上；第三，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入到檔案管理建設(shè)的規(guī)劃中，并通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，以此來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集、整理與利用，構(gòu)建起電子文件管理、檔案管理自動(dòng)化平臺(tái)。第四，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)給予大力的支撐，檔案管理人員可以針對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的要求以及本單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況及時(shí)的進(jìn)行請(qǐng)示與回報(bào)，進(jìn)而提升單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作的重視度，只有引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視檔案信息化管理才能得到更多的支持，進(jìn)一步保證檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性。

3.5 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段

事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，合理調(diào)配可利用的檔案開發(fā)資源，充分發(fā)掘檔案信息的可利用價(jià)值。通過內(nèi)部的局域網(wǎng)和網(wǎng)站的信息檢索功能等，建立可以進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)查詢的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，提供在線的檔案服務(wù)，改善用戶的辦事體驗(yàn)，全面提高辦事效率，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的最高效利用。在檔案管理工作創(chuàng)新中，推行專業(yè)化的管理思路和服務(wù)模式，能夠從根本上優(yōu)化檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

總之，檔案管理，作為我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是事業(yè)單位改革道路上的重要環(huán)節(jié)，在信息化發(fā)展迅速的今天，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的工作，重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理改革中的重點(diǎn)，同時(shí)，檔案管理人員要正確積極地對(duì)待檔案管理工作，不斷提升自身的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]遲曉霞.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：71-73.

[2]王立英.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中國(guó)國(guó)際財(cái)經(jīng)（中英文），2017（21）：277.