淺談旅游景區檔案管理

劉舫吾

摘 要：旅游景區檔案是景區旅游發展的真實記錄，是旅游業管理的基礎和重要手段，是衡量景區旅游發展及旅游管理水平的重要依據，是進行旅游研究、分析旅游質量、制定旅游決策的最基本、最直接的、最有效的參考資料，因而，旅游景區檔案管理工作是旅游常規管理的一個重要方面。

關鍵詞：旅游景區；檔案管理；提升

1 旅游景區檔案管理的特點

1.1 旅游景區檔案具有開放性

旅游事業是隨著歷史發展而產生的一種新興產業，它是具有經濟性質的特殊經濟行業，這種行業的一切活動根據特定的規律所形成的旅游檔案，則必然是其活動本身的縮影，因此它不帶有濃厚的政治色彩，不帶有特殊的科技成分，完全可以對外開放。幾乎所有的旅游景區都會把關于景區的人文、自然的內容及旅游設施、環境、交通等內容以書籍、傳單、彩頁、網絡等傳播形式極力向社會各階層推銷，讓他們認識并了解該風景區的景色特點、風土人情等，因此，旅游檔案本身必須是開放的，才能使旅游景區獲得收益。[1]

1.2 旅游景區檔案具有綜合性

旅游檔案具有綜合性這主要表現在其形成的范圍廣、種類多。旅游檔案作為一門專門檔案，在旅游事業發展的特定環境中記錄的范圍也極廣，涉及到經濟領域和文化領域的方方面面。為了能讓旅客充分了解這些信息，必須是依靠一些文書、聲像及實物等旅游檔案來進行展示。

1.3 旅游景區檔案的周期性

旅游景區開發一般是在自然風光基礎上對自然景觀進行改造和利用，既有天然部分的進一步修飾，又有人工建造部分，同時涉及相關旅游基礎設施、配套服務工程等，景區從動工建設到開園迎客的時間長短，視其建造規模、投資大小等因素而定。建設改造周期改變，檔案周期也會相應產生變化。

1.4 旅游景區檔案的指導利用性

一個旅游景區的建設，既要考慮它的現實性需要，還要考慮它的未來的拓展需要，要結合社會需求綜合考慮旅游產業發展，需要不斷更新或者添加新的項目和設施，不斷建設、創新，保持旅游景區活力，不斷提升旅游品質。在這種旅游功能完善和提升的過程中對檔案資料的利用也是長期的，換而言之，完善的檔案資料對景區建設和后期延續發展就具有較強的指導意義。

2 當前旅游景區檔案管理存在的問題

2.1 旅游景區對檔案管理的重視度不夠

在景區發展過程中，管理者對檔案管理的認識不足，將檔案管理工作簡單的定義為抄抄寫寫、定期檢查和長期報保管信息資料的事務性工作，無法給旅游業的發展帶來較好的經濟效益，這種錯誤的認識導致當下旅游景區的檔案管理工作無法適用于現代社會的管理需求。其次，旅游景區檔案管理力量薄弱。大多數旅游景區的檔案管理人員并沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求以及檔案材料的收集、分類、裝訂等業務都不是很了解。[2]

2.2 旅游景區檔案利用率低

景區檔案不僅數量大，且種類繁雜。旅游景區不斷開發建設，檔案收集整理的數量與種類也在不斷更新，但大部分檔案卻并沒有得到充分利用。存在如此現象的原因有很多，如管理部門對景區檔案不重視，檔案建設不健全，所需要的內容未能入檔；景區管理者未能意識到利用檔案對景點的文化歷史等內涵進行開發，可有效提高旅游景區的品質和檔次。

2.3 旅游景區檔案信息化水平低

旅游景區檔案內容多，涉及大量文字資料、圖片、影像資料，需要高度依賴計算機等現代科技手段，而目前大多數旅游景區由于重視程度不夠，信息化工作能力有限，導致旅游景區檔案信息化水平低，對旅游景區檔案管理工作發展形成了極大制約。

3 旅游景區檔案管理質量提升因素

3.1 切實提高檔案管理者的素質

一是思想提高認識。要充分認識旅游景區檔案管理工作的重要性，確保檔案的完整性及保密性，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。二是強化培訓學習。從事檔案管理工作，不僅需要參加檔案管理相關知識專題培訓，還應參加相應的檔案管理技能培訓，通過檔案管理專業性學習，系統地了解檔案知識理論與檔案管理工作要領。三是強化自我學習。要不斷學習檔案管理標準和規范，熟悉檔案管理流程，認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，不斷熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟及管理方法，夯實理論基礎，努力提高自身專業知識和業務能力。

3.2 切實加快檔案信息技術應用

現代化信息技術的發展，不僅使檔案的存儲方式得以轉變，更是推動了存儲手段得到多元化的發展。在檔案管理的方式中加入現代化信息技術的運用，智能化的檔案管理方式能夠進一步規范檔案的分類、分級管理，減少了漏檔、錯檔等情況的發生，也有利于更加及時、方便、智能的查詢檔案，同時也能實現檔案資料的信息共享，給旅游企業提供更多的發展機遇和發展空間。[3]

3.3 建立和完善檔案管理制度

科學和規范的工作流程，完善的規章制度，明確的工作要求是做好景區檔案管理的前提和基礎；缺少科學完善的規章制度，任何工作都不可能開展好。因此，我們應制定并完善針對檔案資料收集、整理、歸檔、利用的管理制度，同時將其真正納入到部門、人員的績效考核之中，做到細化流程、規范操作、定期考核、責任到人。由于景區旅游企業檔案種類較多，有文書檔案、電子檔案、實物檔案、項目檔案，因此必須要建立健全檔案管理制度、檔案室管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案歸檔利用制度等。我們必須要進一步完善旅游企業檔案建立、管理、利用相關的規章制度，檔案管理工作人員要嚴格遵守相關制度，按照制度規范開展檔案管理工作，做好旅游景區各類檔案資料的收集、分類、歸檔、立卷等工作，才能對旅游景區的檔案資料利用、長遠規劃和健康發展提供有力保障。[4]

3.4 進一步豐富景區檔案內容

旅游景區具有資源、文化獨特性，加之旅游景區高度依賴游客體驗反饋，旅游景區檔案自然應當充分體現景區特色，高度重視游客反饋，不斷提高服務水平。管理部門還可以從檔案中精選獨具特色的內容，充分利用。例如，領導視察景區的照片、題詞、名人書畫等等。另外，在景區開發過程中，旅游檔案所記錄的關于景區建設發展及領導對景區管理工作的指導指示等，都可以納入檔案進行展示。

4 總結

在“一帶一路”倡議背景下，旅游產業將迎來更廣闊的發展機遇和空間，旅游產業的發展壯大將是經濟社會發展的現實需要和要求。因此發展旅游業也將會有越來越多的企業參與，因而我們必須清醒的認識到景區旅游產業競爭會越來越激烈，對旅游景區各項管理和服務質量也越來越高，旅游景區必須要樹立現代化管理理念，改變傳統檔案管理模式，努力做好旅游景區檔案管理與利用工作，推動旅游景區檔案信息化建設和規范化管理上臺階，不斷促進旅游景區檔案管理整體水平提升，確保景區旅游產業良性、健康、安全、科學發展。

參考文獻

[1]馬妮娜，鄭超.淺析旅游檔案的特點及開發利用措施[J].科協論壇（下半月），2013（3）：155-156.

[2]王麗靜.我國旅游景區檔案建設問題與對策分析[R].決策論壇——如何制定科學決策學術研討會，2015.

[3]朱立軍.現代信息技術對企業檔案管理影響及其對策[J].管理論壇，2014.

[4]杜芳.房地產開發企業檔案管理與利用淺議[J].城建檔案，2015.