煤礦企業檔案管理創新研究

董晶杰

摘 要：社會與經濟的轉型發展，使得煤炭產業正在朝著規模化、集約化的趨勢發展，煤礦企業主輔分離、輔業改革、關閉破產以及兼并重組等現象層出不窮，使得檔案管理工作的體制、環境發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理開始暴露出諸多不足，如軟硬件落后、管理制度不完善以及信息化建設滯后等，在一定程度上制約了煤礦企業的改革發展。因此，要想保障煤礦企業的順利改革，全面加強檔案管理勢在必行。

關鍵詞：煤礦企業；檔案管理；創新策略

檔案作為重要信息資源庫，對其進行有效管理可以顯著提高企業管理效率，達到促進自身發展的目的。我國社會經濟水平不斷提升，煤礦企業市場競爭日益激烈，如何在激烈的競爭中站穩腳步，成為企業相關管理人員需要思考的一大難題。而強化檔案管理工作，提高管理水平，對于促進煤礦企業發展有重要推動作用，需要煤礦企業相關負責人給予高度重視。

1 煤礦企業檔案管理現狀

1.1 軟硬件設施較為落后

由于煤礦企業傳統觀念的影響，內部普遍對檔案管理的重視程度不足，使得檔案管理的資金投入受到一定程度的制約。正因為資金方面的制約，使得許多煤礦企業檔案管理只是簡單配置電腦，相應的軟件也僅局限于單純的辦公軟件，這些軟硬件顯然已經無法滿足信息化時代檔案管理的需要。

1.2 管理制度不夠完善

因為煤礦企業本身的經營性質，再加上傳統觀念的影響，“重生產，輕管理”是大部分煤礦企業檔案管理工作的真實寫照。這就使得煤礦企業檔案管理規章制度存在諸多不完善之處，沒有針對檔案的收集、整理、歸檔進行嚴格的規定，同時也缺乏具體的標準及責任限制，使得諸多生產部門在實際工作中將精力集中在生產方面，對檔案則采用應付了事的態度，使得煤礦企業檔案缺乏整體性、規范性。

1.3 信息化建設存在滯后性

“互聯網+”時代，信息化成為各行業建設的主旋律，檔案管理也不例外。但反觀煤礦企業檔案管理信息化建設，其主要存在以下兩個方面的問題：一方面，在信息化建設潮流中，諸多煤礦企業均在嘗試檔案管理信息化建設，但其信息化建設僅僅局限于通過電腦代替傳統人工操作，當前諸多的新興信息化技術均沒有引入，存在較大的滯后性；另一方面，部分煤礦企業盡管開始主動引入新興的信息化技術，但因為資金、人才方面的限制，實際應用效果并不理想。

2 煤礦企業檔案管理創新策略

針對以上現狀，萊蕪市萬祥礦業有限公司進行煤礦企業檔案管理創新，主要包括以下策略：

2.1 健全煤礦企業檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，詳細包括以下幾點：第一，制度的建立并不是盲目的，需要經過實際的分析和總結，特別是煤礦檔案管理工作而言，其性質不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要對以往的檔案管理問題進行分析和總結，找出其中出現漏洞的原因，這對于檔案管理制度的建立有著重要的指導作用，可以使管理制度發揮最大效用。第二，檔案管理制度的建立需要注重細節，切不可疏忽其中任意一個方面，這樣才能確保檔案管理工作有序開展，最終推動煤礦企業進一步發展。第三，在完成檔案管理制度的建立后，需要開展試推行工作，目的是對制度中存在的不足之處進行優化，確保檔案管理制度可以真正起到制約管理工作的目的。

2.2 提高檔案管理信息化水平

信息網絡時代的來臨，給煤礦企業檔案管理工作的有效開展創造了有利條件，為了有效提高檔案管理水平和質量，公司進一步加強了檔案管理信息化建設，重點做到以下幾點：第一，加強硬件投入。對于煤礦檔案信息化建設而言，必須要有高標準的設備作為支撐，今年以來，公司重新引進了先進的計算機、掃描儀等設備，為檔案管理效率提升提供重要物質基礎。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還不斷加強信息化檔案管理軟件投入，今年，公司完善了資源檢索系統，可以快速有效進行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實現了智能化和自動化，但還不能脫離人員參與，為了達到提高檔案管理信息化建設的最終目的，公司重點培養檔案管理人員的信息化技能和素養，確保檔案管理信息化建設的有序實施，促進煤礦企業的進一步發展。

2.3 不斷提升檔案管理人員的素質

檔案管理人員的綜合素質水平直接影響著煤礦企業檔案管理的質量，因此在實際工程中，公司加大了對檔案管理人員素質的提升力度。首先，對檔案管理工作人員進行崗前培訓，促使其掌握牢固相關知識，考核合格者方可上崗。其次，由于設備的不斷更新，企業要求在進行檔案管理時，必須要對新設備能夠熟練操作，了解并掌握設備的各項性能。最后，公司建立質量了監督管理小組，對檔案管理人員進行一定的監督管理，避免出現人員散漫等現象，進而保證企業檔案管理工作高質量地完成。

2.4 完善相關的法律規范

在進行煤礦企業檔案管理時，需要有相關法律及規范作為依據，只有這樣，才能保證企業檔案工作落實到位、順利進行。與此同時，法律規范還可以明確劃分煤礦工程各方的職責和權力，通過完善管理體系，有效防止出現責任不明確或是管理混亂等現象。今年，公司完善了相關的法律規范，將相關責任明確到位，一旦出現問題，確保及時找到問題出現的原因，并采取針對性的措施來解決。另外，還建立有關的獎懲制度，大大調動工作人員的主動性和積極性。

2.5 加大軟硬件建設與資金支持力度

“互聯網+”時代的到來，檔案管理信息化建設成為必然的發展趨勢。隨著科學技術的迅猛發展，使得檔案管理信息化建設必須要緊跟信息技術的發展。因此，只有技術與資金方面的保障，才能切實推動煤礦企業檔案管理信息化建設的發展進程。針對此項目，公司主要完善了以下工作：一方面，加強軟硬件建設。信息化技術的引入，必然需要相應的軟硬件設備作為支撐，這就需要企業針對相關硬件進行及時更新，為信息化建設奠定基礎。對于檔案管理軟件來說，公司檔案管理人員嘗試構建統一的標準，開發統一、規范的檔案管理軟件，對短時間內無法攻克的難題通過外包的方式進行定制。另一方面，加強了資金保障機制。加大強調檔案管理信息化建設的重要性，建立了專門的資金項目，給予檔案管理信息化建設充足的資金支持，全面促進檔案管理工作的有序發展。

現階段，我國煤礦企業注重經營和生產，在這兩方面投入多，而對于檔案管理工作的資金投入較低，導致檔案管理無法發揮實質性效果。因此，煤礦企業相關負責人需要加強對檔案管理工作的重視力度，提高資金投入，引進先進的技術、人才和設施，為檔案管理工作高效開展創造條件。煤礦企業相關部門還需要通過協調，制定有效的管理方案，對檔案管理體系進行優化，目的是降低檔案管理工作勞動力投入，同時發揮出實質性作用。

3 結束語

綜上所述，煤礦企業的轉型發展，信息化技術的迅猛發展，檔案管理工作改革創新就成為煤礦企業改革的重點。因為煤礦企業本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴謹性、及時性，這就需要煤礦企業針對現有檔案管理工作存在的問題進行深入分析，針對問題制定針對性的解決策略，通過基礎建設、制度完善、技術引入以及人才培養，保障檔案管理工作的有序推進，為煤礦企業的發展奠定扎實的基礎。

參考文獻

[1]朱麗娟.加強煤礦企業文書檔案管理的信息化建設研究[J].辦公室業務，2018（12）：79.

[2]周海霞.煤礦企業檔案管理工作現狀與應對途徑分析[J].人力資源管理，2018（2）：204.

[3]孫玉華.淺談煤礦企業改革進程中檔案管理工作的問題及對策[J].山東煤炭科技，2014（9）：189-190.

[4]白國海.建立電子檔案在煤礦企業科技檔案管理中的意義[J].山東工業技術，2013（14）：107.