人事制度改革下的中職院校人事檔案管理探討

李芬

摘 要：近些年，我國人事改制制度改革進程不斷深入，出現(xiàn)全新的變化，為各個企業(yè)和高校等單位的人事檔案管理工作帶來影響。本文把中職院校作為研究對象，對其在人事改革制度下人事檔案管理進行探討，為了確保研究的深入性和全面性設(shè)計入選研究框架。首先：分析人事改革制度帶來的影響，了解其對中職院校帶來的利弊影響。其次：分析現(xiàn)階段中職院校人事檔案管理存在的不足，利于了解現(xiàn)狀。最后：在了解中職院校人事管理不足基礎(chǔ)上，分析其人事管理良好開展的建議。

關(guān)鍵詞：人事制度改革；中職院校；人事檔案管理；探討

在人事制度改革背景下，中職院校人事檔案管理面對較大挑戰(zhàn)，增加管理難度。對于此，中職院校必須改變以往管理模式和理念，引進新型科學技術(shù)，把先進的信息化管理理念和人事檔案管理工作融合，做好人力資源建設(shè)和管理工作，提高工作人員的責任感和工作藝術(shù)，把人事檔案標準化管理理念落到實處，以此來保證中職院校人事檔案管理工作效果和質(zhì)量。

1 人事改革制度帶來的影響分析

人事制度改革，對中職院校的人事檔案管理工作來說，具有雙方面的影響。首先：其增加了中職院校人事檔案管理的難度，習慣利用傳統(tǒng)管理方法的中職院校面臨的挑戰(zhàn)較大。其次：利益是把雙刃劍，人事制度改革在為中職院校帶來沖擊的同時，對于其也是一個機會，只要中職院校改革創(chuàng)新，依據(jù)人事制度的內(nèi)容，設(shè)計全新的發(fā)展思路，注重對人才進行重新的規(guī)劃，學習新理念和新技術(shù)，定會為中職院校帶來積極影響。中職院可在不斷的實踐中，探索出一條滿足自身發(fā)展的道路，在做好人事檔案管理的同時，為自身的長遠發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2 人事制度改革下的中職院校人事檔案管理存在不足

2.1 檔案資料數(shù)量和人員數(shù)量存在誤差，內(nèi)容不夠完善

對于中職院校來說，在其人事檔案的管理期間，普遍性存在一個較為嚴重的問題，就是檔案資料缺失完整性問題。導致這一問題出現(xiàn)的主要原因為：校方在進行人力資源招聘時，忽略對檔案資料的詳細查閱，在不了解檔案資料前提下，就把教職工的檔案資料全部放到檔案中，導致一些教職工的檔案資料缺失，內(nèi)容不夠完整的檔案沒有被及時的發(fā)現(xiàn)。如：教職工的工作閱歷、教育經(jīng)理、職稱資料等。其次，也有部分工作人員在進修了博士和碩士后，忽略對檔案資料的合檔，因此，其學習資料缺失，導致人事檔案資料的不健全，增加檔案資料的管理難度。

2.2 沒有建設(shè)健全管理制度，檔案管理缺失規(guī)范性

中職院校人事檔案資料的管理工作，應依據(jù)相關(guān)要求和制度進行，在出現(xiàn)人事變化（人事調(diào)動和辭職）等情況時，更應該去依據(jù)標準，盡快的記錄檔案信息，進行入檔和出檔的管理。但是受到工作人員經(jīng)驗缺失的影響，受到缺失標準化管理制度沒有及時建立等影響，致使檔案管理工作混亂，檔案無法及時的收寄，入檔和出檔的程序較為混亂等，導致出現(xiàn)管理缺失規(guī)范性問題。

2.3 忽略人才的培養(yǎng)，管理效果差

我國科學技術(shù)日漸成熟，各個企業(yè)單位均增加對新型技術(shù)的關(guān)注，選擇信息技術(shù)去進行檔案的管理工作。對于中職院校來說，也逐漸嘗試利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，但是受到工作人員能力以及技能等影響，導致中職院校人事檔案管理效率得不到保障。如：一些工作人員工作時間長，習慣利用傳統(tǒng)思維和方法去進行管理，對信息技術(shù)等先進管理理念不了解，無法靈活應用影響檔案管理質(zhì)量。此外，工作人員自身素質(zhì)、知識儲備量、工作責任心等，也會對檔案管理的質(zhì)量與效率帶來相應影響，如果工作人員不具備這些素質(zhì)，管理質(zhì)量可想而知。

2.4 人員檔案管理的技術(shù)落后

中職院校信息化技術(shù)的應用較為表面化，盡管已經(jīng)貫徹信息化這一管理理念，但在實際管理中，受到以往管理模式影響，仍舊選擇紙質(zhì)的方法去進行檔案管理，影響管理效率和質(zhì)量，在新入職貫徹人員和在職人員離職時，需要不斷和檔案管理的工作人員進行交流，查詢檔案的調(diào)動實際進展。

3 人事制度改革下的中職院校人事檔案管理良好開展建議

3.1 整理好人事檔案，確保檔案資料內(nèi)容的全面性

參與人事管理的工作人員，應樹立良好的工作態(tài)度，不斷端正態(tài)度，認真、細心和嚴謹?shù)娜ミM行檔案的管理和查閱等工作，在發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、資料內(nèi)容不健全等問題時，要及時的去填補。此外，在人事檔案管理期間，管理工作人員可以實施動態(tài)化管理方案，依據(jù)學校人事變動情況，只要發(fā)現(xiàn)人事變動，就去相應的調(diào)整人事資料，對工作人員的離職和入職等，進行調(diào)檔和歸檔的處理，這樣才能避免內(nèi)容的丟失，確保檔案資料內(nèi)容的全面性。

3.2 樹立標準化管理目標，建設(shè)健全管理制度

以往中職院校人事檔案管理缺失規(guī)范性，管理混淆，管理效果差。因此，在人事檔案管理期間，學校方要樹立標準化的管理理念和目標，保證檔案資料的入檔、不同信息的載入的準確和有序性，這樣才能實施標準化的人事檔案管理工作。因為人事檔案的改革帶來的影響較大，因此，中職院校必須注意到這一點，及時建立完善的任職檔案管理的標準和制度，規(guī)劃好人事檔案的調(diào)檔和歸檔流程，依據(jù)標準和制度要求，進行檔案資料的登記與整理工作，并在不斷的工作中，完善管理制度中的缺陷，優(yōu)化管理的流程等，只有這樣才能保證檔案管理的有序開展。

3.3 注重人才建設(shè)，發(fā)揮人力資源最大作用

對于人事檔案管理工作來說，人才也發(fā)揮著較大影響，所以，校方要注重人才建設(shè)工作，樹立教育培訓目標，制定教育培訓計劃，定期對人事檔案管理人員進行教育培訓，提高管理工作者的服務意識，提高管理工作者的責任感，積極的投入到工作中，主動去回應檔案咨詢者的不同問題。其次，校方也要明確檔案管理工作的重要位置，引導其了解人事管理的作用和重要性，讓管理人員明確自身的工作職責，使其具有崗位意識，這樣才能全身心的投入到管理工作中，科學和有效的開展管理工作，在做好工作的同時獲得成就感。

3.4 引進先進科學技術(shù)，倡導信息化管理理念

中職院校人事檔案管理工作，要想良好的開展，必須增加對新技術(shù)的關(guān)注，引進先進的管理技術(shù)和理念，緊隨時代發(fā)展步伐，這樣才能提高管理效率，保證管理質(zhì)量，才能緊隨時代的步伐，不被社會所淘汰。由此可見，社會的發(fā)展、科學技術(shù)的日漸成熟，信息化管理理念和信息技術(shù)管理方法在中職院校人事檔案管理的應用是必然的。在人事管理期間，利用信息技術(shù)，可以節(jié)省人事檔案館的管理時間，提高工作效率，保證了工作質(zhì)量。解決以往繁瑣和復雜的檔案管理工中的審閱和修改等工作。與此同時，利用信息化管理方法進行認識管理，也利于教職人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜索到每個個體的檔案和信息，提高工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述我們可以看出，人事制度的改革，對中職院校人事檔案管理工作帶來較大影響，增加管理難度，對管理工作要求更加嚴格。面對這一發(fā)展形勢，中職院校必須貼合實際，分析自身在檔案管理中不足，選擇滿足自身發(fā)展的人力資源管理方法，創(chuàng)新管理理念。只有這樣，中職院校才能在人事制度改革中，突破以往發(fā)展局限，朝向全新的方向發(fā)展。

參考文獻

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