新時期機關事業單位文書檔案管理工作的探討

葉秀霞

摘 要：在信息化時代，如何運用計算機進行機關事業單位的這些文字資料進行文書檔案管理工作也成了一個需要解決的問題，正受到社會各界越來越廣泛的關注。傳統的機關事業單位文書檔案管理工作十分繁瑣，而且容易出錯，在信息化時代，運用計算機對機關事業單位文書檔案進行保存與管理，可以有效提升管理效率，這是機關事業單位自身對于文書方案管理的需要，也是時代發展的需求。機關事業單位文書檔案管理效率的提升，可以更好地推進機關事業單位健康、有序發展。本文就相關問題分析了新時期機關事業單位文書檔案管理工作的現狀，并進一步就如何提高新時期機關事業單位文書檔案管理工作的質量進行了具體闡述。

關鍵詞：新時期；機關事業單位；文書檔案管理；現狀；強化措施

機關事業單位在進行社會管理的工作時，會產生大量的文字資料，記錄機關事業單位在進行日常管理時的各種事件，方便日后可以用于查閱而這些文字資料極具保存價值，是研究機關事業單位工作情況的重要資料之一，在檔案管理中的地位不可取代。隨著時代進一步的發展，信息化時代已然降臨。目前機關事業單位正在不斷進行改革工作，隨著改革工作的進行，文書檔案在機關事業單位中的作用越來越重要。不但可以記錄機關事業單位在改革發展過程中的事件，還可以為機關事業單位內部人員以后查閱時提供有效的借鑒，而且機關事業單位在提升自身的管理水平和服務質量時還可以將文書檔案作為參考。因此機關事業單位的文書檔案管理工作需要被重新認識，機關事業單位內部需要對文書檔案管理工作做出更加清晰的定位。

1 文書檔案管理概述

機關事業單位的內部的文書檔案管理工作是最為基礎的工作，用于平時記錄機關事業單位內部員工的個人信息、工作狀態以及機關事業單位本身的各種信息，是機關事業單位內部最為詳實的記錄之一。機關事業單位的領導在進行事件決策時，往往也會參考機關事業單位內部的文書檔案。完善的文書檔案可以幫助機關事業單位領導做出合理有效的工作計劃，提高機關事業單位的行政效率與辦事水平。而且機關事業單位詳實的文書檔案也可以作為我國國家檔案的重要補充，并且為新時代下社會主義市場經濟的發展變化提供有效的信息服務。

2 目前機關事業單位文書檔案管理現狀

2.1 文書檔案管理工作不受重視

機關事業單位的文書檔案管理工作在過去很長的一段時間內都不受重視。一方面是因為文書檔案管理工作的內容十分繁瑣，需要消耗大量的人力、物力，也沒有先進的技術手段進行文書檔案的整理工作，只能靠人力完成。另一方面是因為文書檔案管理工作并不能在短期內帶來豐厚的經濟效益，因此機關事業單位內部人員缺乏對文書檔案管理工作重要性地認識，對于文書檔案管理工作只是草草了事，這也導致文書檔案內容過于空洞，無法為機關事業單位的工作提供有效的信息支持，進一步導致了機關事業單位對文書檔案管理工作的忽視。

2.2 規章制度缺失

機關事業單位的文書檔案管理工作，因為長期得不到重視，所以缺乏相應的規章制度，導致文書檔案管理工作缺乏完善性跟規范性。而且因為文書檔案管理工作的冗雜繁瑣，再加上長期以來在機關事業單位內部不受重視，因此文書檔案管理工作的推進十分懈怠，也沒有相應的績效考核制度，這也導致了文書檔案管理工作的規章流程完善過程進展不大，使得文書檔案的價值沒有體現出來，平白增加了管理成本，卻沒有發揮出文書檔案的價值。

2.3 管理方式落后

現在正處于計算機飛速發展的時期，信息化管理已經被應用于各個方面。但是因為機關事業單位內部的相對封閉性，并且缺乏有效的激勵措施，導致在機關事業單位內部，文書檔案的管理工作還是基本上依靠人力進行。在文書檔案管理工作中，信息化建設十分落后，信息交流緩慢滯后，對于文書檔案的管理還沒有及時改變以適應信息化時代的需求，這就導致了機關事業單位內部信息化管理工作并沒有與新時代的需求相接軌，進一步導致了機關事業單位內部文書檔案價值的貶值。

2.4 管理人員素質問題

由于機關事業單位內部普遍認為文書檔案管理工作并不重要，因此在選擇員工進行文書檔案的管理工作時，往往會選擇那些素質不高的人，而將高素質、高水平的人才用于其它崗位，這也就導致了文書檔案管理工作效率不高，文書檔案質量較差。而且進行文書檔案管理工作的人員，其流動性相對較高，這一方面會導致文書檔案管理工作在進行交接時會出現遺漏現象，影響文書檔案的完整性，另一方面會導致進行文書檔案管理工作的人員缺乏責任感與積極性，對文書檔案管理工作沒有長期的規劃，這對文書檔案管理工作整體水平的提升反而會起到阻礙作用。

3 提升文書檔案管理工作水平的措施

3.1 機關事業單位內部加強對文書檔案管理工作的重視程度

隨著目前我國經濟的發展，機關事業單位內部的文書檔案管理工作也應當及時調整，以適應新時代的要求。現在知識與信息化的重要性已經凸顯出來，機關事業單位內部的管理層要及時認識到這一點，加強對文書檔案管理工作的重視，不能因為短時間內不能盈利就放棄推動文書檔案管理工作的改革創新，要加強對文書檔案管理的重視，推進文書檔案管理工作的創新進程，提高機關事業單位內部文書檔案管理工作的工作效率和管理水平，完善好文書檔案的管理工作細節，要立足長遠，爭取為以后機關事業單位各項工作的開展提供強大的信息支持。

3.2 完善文書檔案管理制度

在機關事業單位中，科學有效的規章制度可以有效提高工作效率。機關事業單位由于其本身的特殊性，有效的管理制度可以對某一項工作起到巨大的推動作用。在機關事業單位內部，要根據實際需求，對文書檔案管理工作的不足之處做到充分了解，并在此基礎上，制定相應的規章流程，加強對文書檔案管理工作的規范化，不能放任不管，將文書檔案管理工作的制度納入到機關事業單位整體的管理體系中，加強文書檔案管理工作與機關事業單位其它工作之間的聯系，推動文書檔案管理工作整體水平的提升。endprint

3.3 加強文書檔案管理工作的信息化建設

機關事業單位內部應當充分認識到時代發展趨勢，積極地將計算機技術、信息化管理手段運用到文書檔案管理中去，提高文書檔案管理工作的工作效率。而要做到這點，主要從三個方面入手：首先，在將文書檔案由紙質轉化為計算機存儲時，注意紙質檔案與電子檔案的信息之間要一一對應，不能出現數據不一致的情況，保證數據規范與可靠。其次，對于信息化管理的應用，要盡快實現從信息采集到錄入，再到整理的流程體系，減少人力方面不必要的投入，提升文書檔案管理工作效率。最后，在進行文書檔案管理時，要加強機關事業單位內部各部門之間的交流，以保證文書檔案的準確性，因此機關事業單位內部需要運用計算機技術搭建信息交流平臺，以保證文書檔案管理工作的順利進行。

3.4 提升文書檔案管理人員素質

進行文書檔案管理的單位員工，其整體素質直接決定了文書檔案質量水平的高低。而現在隨著機關事業單位中文書檔案管理工作信息化的推進，對于從事文書檔案管理工作的人員的素質提出了更高的要求。因此首先，機關事業單位內部要加強對于進行文書檔案管理工作人員的培訓工作，提升其專業水平。另外，還應當加強宣傳工作，使從事文書檔案管理工作的人員認識到其工作本身的重要性，提升從業人員的責任感與使命感。最后還要建立相應的激勵制度，淘汰不合格的員工，并對表現優秀的員工進行獎勵，提升整體從業人員的素質。因為目前機關事業單位內部從事文書檔案管理工作的人員，大多年齡較大，雖然工作經驗豐富，但是對信息化改革的接收能力偏弱，因此引進激勵制度不但可以促使他們盡快適應信息化變革帶來的變化，還可以吸引部分年輕員工進行文書檔案管理工作。

4 結語

在目前發展新形勢下，機關事業單位內部對文書檔案管理工作應當提高認識，積極提升文書檔案管理工作的整體水平與效率，為文書檔案的充分利用開發打好堅實的基礎。

參考文獻

[1]沈振紅.新時期機關事業單位檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2017，（13）：248.

[2]梁威.新時期機關事業單位文書檔案管理工作的現狀及強化措施[J].2017，（06）：153.

[3]劉瑩.新時期機關事業單位文書檔案的管理工作探究[J].辦公室業務，2016，（13）：117.endprint