論如何做好檔案管理工作

陳敬

摘 要：無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在，檔案管理工作對(duì)于不同的領(lǐng)域都有著重大的意義。新時(shí)期、新階段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，這是時(shí)代交給各個(gè)檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開拓新思想、新觀念。同時(shí)要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，靈活利用信息化技術(shù)，勇于創(chuàng)新善于；創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的管理方法，提高自身的管理水平。最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好地為單位的發(fā)展而服務(wù)，為社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)而服務(wù)的目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

1 新時(shí)期檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)方面的不足

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，足夠的重視是非常必要的。在一些企事業(yè)單位中，部分單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致在檔案管理推進(jìn)過(guò)程中缺乏足夠的支持和配合。部分檔案人員由于重視程度不足，不能及時(shí)有效地對(duì)檔案管理工作的形式和方法進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作規(guī)范、高效地開展造成了一定的限制，帶來(lái)了一定的影響。

1.2 缺乏相關(guān)的制度落實(shí)

由于一些企事業(yè)單位的檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，也就存在著檔案管理制度落實(shí)不到位的情況。一些單位檔案整理不夠規(guī)范，相關(guān)材料組卷不符合相關(guān)的要求，出現(xiàn)了組卷混亂的現(xiàn)象。還有一些單位沒(méi)能按照要求開展檔案鑒定工作，沒(méi)有按照程序要求進(jìn)行檔案銷毀和歸檔工作。

1.3 檔案管理工作壓力較大，人力資源方面有所不足

在當(dāng)前精細(xì)化管理理念不斷推進(jìn)落實(shí)的形勢(shì)下，檔案管理工作任務(wù)量急劇上升。部分單位自身檔案管理相關(guān)人員的數(shù)量有限，并且參與管理的人員自身也多以兼職的身份參與相關(guān)工作，人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性十分有限。檔案管理工作本身對(duì)參與管理人員的能力要求很高，需要他們具備專業(yè)的管理理論和技能，同時(shí)具有良好的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)態(tài)度。目前檔案管理人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，并且不具備對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用和操作的能力，這就導(dǎo)致了一些檔案工作不能及時(shí)有效地開展，影響了整體工作的成效。

1.4 對(duì)信息化建設(shè)工作落實(shí)不足

在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，檔案管理工作的開展只關(guān)注以往傳統(tǒng)的工作內(nèi)容。例如年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務(wù)提供的數(shù)量等，而對(duì)于具體檔案管理工作卻沒(méi)有進(jìn)行有效的信息調(diào)整，檔案管理信息化工作的價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮。對(duì)于信息化建設(shè)工作重視不足，落實(shí)不力，導(dǎo)致當(dāng)前電子檔案管理的需求不能得到及時(shí)滿足，整體管理工作的成效開展有限，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需求。

2 如何做好檔案管理工作

2.1 建立完善檔案管理制度

“欲知平直，則必準(zhǔn)繩；欲知方圓，則必規(guī)矩。”一套好的、科學(xué)的管理模式，需要有完備的工作制度，按照制度的規(guī)范要求，嚴(yán)格管理，就會(huì)井然有序，操作起來(lái)就會(huì)得心應(yīng)手。可見，檔案管理制度是檔案管理的基礎(chǔ)工作。建立完善的。檔案管理制度，要全面考量檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容的精細(xì)化和可行性，根據(jù)工作的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)和本部門的實(shí)際情況來(lái)制定。比如：檔案的收集方面，要分類收集，細(xì)化到上級(jí)、下級(jí)和部門以至日常事務(wù)性的材料，長(zhǎng)期和臨時(shí)文件資料等等，“長(zhǎng)期和臨時(shí)”要有明確規(guī)定。建立健全檔案管理制度還要細(xì)化到相應(yīng)的配套制度，比如：檔案鑒定銷毀制度、檔案歸檔的統(tǒng)計(jì)、登記、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度等等。當(dāng)然要根據(jù)本單位實(shí)際工作情況來(lái)制定，切忌照搬照抄。

2.2 更新理念，精工細(xì)作

隨著公司工作日益繁重，檔案管理的工作量不斷增加。大量的文件材料堆積如山，在有限的辦公條件下，給歸類、保管和查找?guī)?lái)了很多不便。如何解決這些問(wèn)題？應(yīng)采取哪些切實(shí)可行的措施和辦法？我認(rèn)為最關(guān)鍵的幾點(diǎn)，就是理念更新，解放思想，擔(dān)當(dāng)盡責(zé)。樹立現(xiàn)代化管理理念，提高檔案管理人員管理水平，精心做好檔案的歸集整合，是當(dāng)務(wù)之急。

一是更新觀念，創(chuàng)新思維。檔案管理也是一項(xiàng)專業(yè)性、精細(xì)性很強(qiáng)的工作，稍有疏忽，就會(huì)前功盡棄，可能給各項(xiàng)工作帶來(lái)無(wú)法估量的損失。管理人員不但要極具高度的工作熱情和責(zé)任感，精益求精的工作態(tài)度，愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神，還要有創(chuàng)新管理檔案的超越技能。慣性經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，只是學(xué)到了皮毛，更深層次的東西，還要自己去“悟”，是一個(gè)在實(shí)踐中不斷摸索的過(guò)程。馬克思說(shuō)過(guò)“商品的價(jià)值本身，不在于商品的使用價(jià)值，無(wú)論你如何把玩它，都見不到價(jià)值的影子”，因此，高端的管理理念，是不斷探索過(guò)程中，“悟”出的深刻道理。也可以說(shuō)，用語(yǔ)言符號(hào)也無(wú)法表述的真理。轉(zhuǎn)變思維觀念，用心去“體悟”，勤學(xué)研學(xué)，視野開闊，這項(xiàng)工作就會(huì)達(dá)到超凡的境界和成效。

二是熟知現(xiàn)代化管理技能。當(dāng)今檔案管理工作的數(shù)字化、電子化、信息化管理已經(jīng)納入了管理模式，沒(méi)有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)是無(wú)法完成的。比如，我們將大量文件材料檔案通過(guò)掃描歸集到一個(gè)查詢辦公軟件平臺(tái)，可以隨時(shí)登錄，隨時(shí)查找，節(jié)省人力、物力和時(shí)間，便捷高效，規(guī)范統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化水平。這都需要掌握現(xiàn)代化科技水平的人員去操作。因此，我們要加大培訓(xùn)力度，舉辦各類培訓(xùn)班，普及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息和數(shù)字管理方面的科學(xué)文化知識(shí)，努力培育現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)人才和綜合型人才。

三是整合歸集檔案資源。大量的、不同類別的文件資料，需要定期歸類整合。也可以根據(jù)本單位的檔案資源情況而定，隨時(shí)歸集整合。在歸集過(guò)程中要注意篩選和鑒定銷毀，必要時(shí)，要經(jīng)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并整理好書面材料存檔。對(duì)不同類型的檔案資料要注明標(biāo)簽和目錄，為下一步歸集整合提供準(zhǔn)備。這項(xiàng)工作務(wù)必做到精益求精、規(guī)范統(tǒng)一。

在這里要強(qiáng)調(diào)的是，保密等級(jí)高的文件資料，要嚴(yán)格歸集整合標(biāo)準(zhǔn)，按國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，妥善保管。

2.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

建設(shè)一個(gè)強(qiáng)大的高效的檔案隊(duì)伍，多多吸納一些復(fù)合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應(yīng)該有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的接受和學(xué)習(xí)新事物的能力，要不斷給自己充電，學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域以外比如計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的技術(shù)。同時(shí)要有敬業(yè)精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴(yán)格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)會(huì)或者是工作心得交流會(huì)，號(hào)召大家多學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，提高自己的能力。

2.4 完善檔案管理工作設(shè)施設(shè)備

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，一套完善的基礎(chǔ)設(shè)施是非常關(guān)鍵的。基層單位要加強(qiáng)投入，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求，配置相應(yīng)的檔案室，同時(shí)增加所需的各類設(shè)備，這樣才能確保檔案工作的有序開展。對(duì)于基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的重要性是毋庸置疑的。我們應(yīng)該重視和認(rèn)同信息化建設(shè)工作所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，在日常工作中積極推進(jìn)和應(yīng)用。在信息化技術(shù)應(yīng)用上，相關(guān)部門要提供大力的支持和配合，構(gòu)建一個(gè)更加系統(tǒng)的信息化管理體系平臺(tái)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分。它可以直接影響整個(gè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，也反映了一個(gè)單位管理水平的高低。所以說(shuō)，做好管理工作有著重要的意義。同時(shí)，在信息化不斷深入發(fā)展的當(dāng)下，做好檔案管理工作更是大勢(shì)所趨。

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