論照片檔案管理的優(yōu)化策略

鮑曉梅

摘 要：照片檔案是檔案管理之重要內(nèi)容，其屬于特殊的檔案載體，能真實(shí)形象地反映地區(qū)發(fā)展?fàn)顟B(tài)以及重要事件的原貌，在編撰史冊(cè)、畫(huà)報(bào)、地區(qū)宣傳、事件呈現(xiàn)等方面具有重要作用。隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展，照片檔案日漸豐富與多樣化，其直觀、形象、生動(dòng)之特點(diǎn)也備受人們關(guān)注，因而加強(qiáng)照片檔案管理之研究具有重要現(xiàn)實(shí)意義。本文在論述照片檔案概念、管理原則基礎(chǔ)上，探討了有效的優(yōu)化管理策略，以供相關(guān)檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理原則；優(yōu)化策略

照相技術(shù)之發(fā)展與普及催生了大量的照片檔案，如何加強(qiáng)照片檔案的管理，使之充分彰顯其價(jià)值，需要相關(guān)檔案管理人員深入探究。面對(duì)大量出現(xiàn)的照片檔案，我們應(yīng)遵循怎么的管理原則，運(yùn)用何種管理策略實(shí)施科學(xué)化、合理化的管理，成為了下文重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

1 照片檔案概述

照片檔案，即為個(gè)人、社會(huì)組織或是國(guó)家機(jī)構(gòu)在各類社會(huì)活動(dòng)中所形成的以靜止的攝影攝像等為主要體現(xiàn)方式之具有一定保存意義的歷史記錄。照片檔案在檔案管理中亦屬于大類，具有存儲(chǔ)量大、使用價(jià)值高的特點(diǎn)，其可分為數(shù)碼照片檔案以及傳統(tǒng)照片檔案兩大類。數(shù)碼照片檔案是運(yùn)用數(shù)碼攝像技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的，其是一種電子檔案，在存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用時(shí)皆需要利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備；而傳統(tǒng)照片檔案即是以感光材料來(lái)保存的實(shí)物檔案，這類檔案對(duì)于溫濕度、光照等條件要求較高，且容易損毀。與紙質(zhì)檔案相較而言，照片檔案具有其獨(dú)特之處，包括：（1）客觀真實(shí)性。一般而言，照片檔案都是于現(xiàn)場(chǎng)直接獲取，能客觀記錄當(dāng)時(shí)事件現(xiàn)狀，具有較高之客觀真實(shí)性。（2）生動(dòng)形象性。對(duì)于照片檔案而言，其以畫(huà)面的形式來(lái)呈現(xiàn)檔案內(nèi)容，并配以文字說(shuō)明，能使檔案材料可視化，其直觀、生動(dòng)、形象地呈現(xiàn)信息，能使照片檔案使用者有如臨當(dāng)時(shí)之境之感。（3）使用特殊的技術(shù)手段。照片檔案的獲取需要運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，記錄瞬間信息，且所存儲(chǔ)的信息資料不隨時(shí)間遷移而改變，空間感與時(shí)間感皆很強(qiáng)，這種特殊的制得方式是紙質(zhì)檔案所不及的。

2 照片檔案的管理原則

照片檔案的管理應(yīng)遵循《照片檔案管理規(guī)范》，實(shí)施科學(xué)、高效的管理。具體而言，相關(guān)檔案管理人員在管理照片檔案時(shí)應(yīng)遵循如下原則：

第一，保障真實(shí)原則。照片檔案要配以真實(shí)的文字說(shuō)明，標(biāo)注攝制日期，對(duì)于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)保證其不被隨意修改編輯，盡量呈現(xiàn)拍攝原貌。如部分?jǐn)z影者為圖圖片美觀，會(huì)對(duì)照片進(jìn)行美圖修改，這雖然會(huì)使照片更好看，但會(huì)影響其真實(shí)性和安全性，因而在保存照片檔案時(shí)應(yīng)盡量保證其處于原始狀態(tài)。

第二，優(yōu)選存儲(chǔ)原則。在拍攝照片時(shí)，為保證拍攝到位，一般同一場(chǎng)景、同一活動(dòng)會(huì)拍攝多張照片，這些照片大多內(nèi)容相似，皆為真實(shí)記錄，但為保證照片檔案的精細(xì)、全面，需優(yōu)選拍攝效果最佳、最具代表性之照片進(jìn)行保存，以減少不必要的資源浪費(fèi)，節(jié)約管理成本。

第三，便于使用原則。檔案只有被利用才能凸顯其價(jià)值，照片檔案同樣如是。因此，在管理照片檔案時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)堅(jiān)持便于使用原則，不僅對(duì)各照片檔案標(biāo)號(hào)排序，實(shí)施統(tǒng)一管理，還應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)化分類，建立相應(yīng)的檔案庫(kù)，根據(jù)照片檔案內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)潔、直觀的命名，便于調(diào)取利用。對(duì)于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)進(jìn)行光盤備份，以便隨時(shí)取用。

第四，安全性原則。任何檔案的保存都需確保其安全性，照片檔案亦不例外。很多照片檔案都具有一定程度的保密性，且一些照片檔案容易損毀，對(duì)于保存條件要求較高，這就需要相關(guān)工作人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)合理的管理，以保證存儲(chǔ)條件的安全以及信息內(nèi)容不被泄漏。對(duì)于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，進(jìn)行多種形式之備份，以確保照片檔案之安全。

3 照片檔案管理的優(yōu)化策略

（一）增強(qiáng)照片檔案管理意識(shí)

要想做好照片檔案管理工作，需要檔案管理人員增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到照片檔案的重要作用價(jià)值，自覺(jué)投入到照片檔案管理工作之中，盡一己之力做好各項(xiàng)管理工作。具體而言，相關(guān)單位或部門應(yīng)加強(qiáng)照片檔案管理宣傳力度，使各部門人員皆能重視照片檔案管理工作，按制度規(guī)范拍攝、處理照片信息，并交由相關(guān)檔案管理人員歸檔管理。而要引起大家對(duì)此工作的重視，則可在宣傳工作中凸顯照片檔案資料之應(yīng)用價(jià)值。如，可根據(jù)照片檔案集內(nèi)容開(kāi)展主題展覽活動(dòng)，凸顯照片檔案的精神意義以及歷史作用，如體現(xiàn)地方變遷史的照片展等等，以生動(dòng)真實(shí)的展示凸顯照片檔案之價(jià)值，進(jìn)而增強(qiáng)人們對(duì)該項(xiàng)檔案管理工作之認(rèn)識(shí)。此外，還可加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使之形成積極的照片檔案服務(wù)理念，從而做好本職工作。

（二）重視照片檔案收集整理工作

照片檔案不僅量大，且較為散碎，需要相關(guān)人員重視其收集整理工作，以避免重要照片檔案信息的遺漏。此外，照片檔案之收集整理是一項(xiàng)長(zhǎng)期且繁瑣的工作，不僅要于各部門中優(yōu)選照片資料，還應(yīng)備注相關(guān)文字信息，核實(shí)文字信息的真實(shí)性。這就需要相關(guān)檔案管理人員加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，關(guān)注重要部門的活動(dòng)信息，進(jìn)而鑒定照片信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)判斷照片介紹性文字之精確性，要確保照片文字的六要素齊全、準(zhǔn)確，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、拍攝者信息正確完備。此外，部分照片檔案還包含底片，也需要對(duì)其進(jìn)行合理收集整理、標(biāo)注信息，以保證元信息的安全真實(shí)。而對(duì)于數(shù)字照片檔案，要收集整理其元數(shù)據(jù)擇優(yōu)存儲(chǔ)，避免數(shù)碼文件受到損毀和修改。

（三）健全照片檔案管理制度

為保證照片檔案的安全、規(guī)范化管理，相關(guān)部門應(yīng)制定科學(xué)完善的照片檔案管理制度，以制度為指導(dǎo)，規(guī)范照片檔案管理工作，提高管理效率。一方面，可根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》《中華人民共和國(guó)檔案法》《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》以及各地相關(guān)管理制度要求編制適合本部門的照片檔案管理規(guī)章制度，并對(duì)照片檔案的歸檔時(shí)間、范圍、質(zhì)量等提出明確具體的要求，保證檔案及時(shí)高效歸檔。另一方面，應(yīng)明確照片檔案管理人員之職責(zé)，可制定專門的人員崗位制度，明確責(zé)任到人，使照片檔案之收集、整理、歸檔、使用皆納入制度化、常規(guī)化軌道，并確保制度能貫徹落實(shí)。此外，為保證照片檔案的真實(shí)性，還需對(duì)拍攝、存儲(chǔ)、應(yīng)用等諸環(huán)節(jié)皆制定相應(yīng)的指導(dǎo)制度，以實(shí)現(xiàn)照片檔案之真實(shí)、安全、有效管理。

（四）創(chuàng)設(shè)良好的照片檔案管理環(huán)境

照片檔案對(duì)于存儲(chǔ)條件要求較高，需要設(shè)立專門的檔案室，配備防磁柜、空調(diào)、防火防盜警報(bào)裝置，還應(yīng)注意調(diào)節(jié)檔案室的溫濕度，做好防霉防蟲(chóng)工作，形成一體化的保護(hù)網(wǎng)絡(luò)，如此才能延長(zhǎng)照片檔案之壽命。此外，對(duì)于膠質(zhì)照片檔案，還應(yīng)做好底片以及照片的防塵處理，應(yīng)將其放在恒溫、恒濕的環(huán)境中做好密封保存；對(duì)于數(shù)碼照片檔案則應(yīng)做好防磁、防震、防光處理，避免檔案損毀。另外，每隔一段時(shí)間都要對(duì)照片以及底片進(jìn)行抽查，看其是否變形、粘連、霉變、褪色、卷曲，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；對(duì)于已制成光盤的數(shù)碼照片檔案則需定期檢查與拷貝。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，照片檔案作為檔案資料的重要組成，具有特殊的優(yōu)勢(shì)作用，是可貴的檔案資源。相關(guān)檔案人員應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，實(shí)施照片檔案的規(guī)范化管理，為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

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