大數據背景下的檔案管理工作

杜穎

摘 要：新時期互聯網技術日益改變著人們的生活，在大數據的時代背景下，檔案管理建設顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質量和水平，我們必須要強化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價值與作用，引進專業性強的檔案管理人才，變革傳統的檔案管理方式，完善檔案管理機制，這樣才能適應時代發展的潮流。

關鍵詞：大數據背景；檔案管理；工作

隨著信息技術的發展，大數據時代已經到來。運用大數據進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數據的發展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯網技術，打造網絡平臺，加強檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展，為我國教育、文化事業的發展做出更加積極的貢獻。

1 大數據內涵及其在檔案管理中的應用簡述

目前，社會經濟和科學技術獲得了飛速的發展。當互聯網發展到物聯網之后，實現了物與物、物與人、人與人之間的全面聯系。人們運用云計算、手機、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數據的出現與發展成為了現實。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中最先提出了“大數據”一詞的概念。而所謂的“大數據”是指采用全部數據進行分析處理，而不是簡單地采用部分數據進行隨機分析或抽樣調查。大數據共有四大特點，也被稱為“4V”，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是說：（1）大數據的數據體量非常巨大，級別從TB發展到了PB。（2）大數據的種類多種多樣，包括網絡視頻和網絡圖片、網絡日志，還有醫療記錄、學習筆記、軍事記錄以及大容量的檔案等。（3）大數據的處理速度極快，在大數據中有“1秒處理”的定律，就是在1秒之內能夠通過各個數據庫獲得最多最有價值的信息。（4）大數據的前面幾個特點發揮出了它應有的優勢，能夠帶來很高、很大的回報價值。

在我們生活中，隨處都能見到大數據的存在和影響。在我們每個人都越來越離不開的智能手機中，隨便使用任意一款APP，例如使用微博關注時事熱點、運用微信客戶端或QQ客戶端和朋友進行交流，或者使用人人、貼吧，或者直接利用瀏覽器進入網頁等等的行為，都是直接或者間接地參與到了大數據的運用行列之中。

檔案是記錄文化傳統和歷史長河中人與物之間發生的事跡的重要“收藏器”。通過檔案，人們可以尋找到關于某個人、某件事、某個地名或者某種科技成果的發明過程，人們可以通過檔案學習先輩們留下的優秀成果，因此“檔案是人類智慧的物態結晶。”在學術界，檔案被尊稱為“歷史文明之母”。

檔案的存在使得記錄人文地理、發展人類傳統、留住歷史故事的想法成為現實，但是檔案需要妥善管理。只有被人們妥善管理的檔案，人們才能在再次尋找時不費吹灰之力。在傳統的檔案管理方法之中，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，而且所保存的檔案數量也往往受到過多限制。而在大數據背景下，人類社會完全可以利用大數據進行檔案管理，發揮大數據應有的優勢，妥善管理好大數據，為人類社會留存更多的可參考的數據資料。

2 大數據背景下檔案管理的發展機遇

2.1 合理配置檔案管理工作

在大數據時代背景下，檔案管理工作也要抓住發展的機遇，這樣才能適應時代發展的潮流，通過大數據進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質量和水平，優化檔案管理制度，降低相關部門的檔案管理成本。現在，很多機構產生的檔案資源非常多，傳統的檔案管理占用的成本非常大，通過大數據技術能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2.2 提升檔案保存水平

一般來說，傳統的紙質檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質檔案應對風險的能力非常弱，一旦發生火災、水災對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數據時代背景下，通過大數據技術可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 大數據時代背景下檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理人員的專業素養不夠

目前制約檔案管理發展的主要問題就是大數據時代檔案管理人員的專業素養不高。很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應全新的檔案管理模式。大數據時代背景下需要專業素養更高的人從事這項工作。

3.2 信息存在安全隱患

在大數據時代背景下，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風險意識，導致目前的信息存在很大的安全隱患。大數據時代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統，這就導致信息出現泄露，容易被不法分子利用。

4 大數據背景下做好檔案管理工作的對策

4.1 從實際出發，制定嚴謹科學的檔案管理制度

在大數據背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數據技術的優勢，建立起科學嚴謹的檔案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發展。為此，在當前的工作當中，要從實際出發，借助電子技術，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構建管理平臺，實現動態管理。

4.2 對檔案管理工作實現監管

在大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡單，且管理人員的工作量相對減少，但是不能忽視的是，大數據背景下檔案信息開放程度提高，人們能夠利用信息實現交流。在信息交流的過程當中將會出現信息流失的現象，信息的安全性也會受到威脅。因此，要建立起信息管理監督機制，加強管理人員對于信息的保護力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現泄漏或者是丟失的情況。

4.3 提升檔案管理人員的綜合水平

大數據時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數據背景下，開展工作必須要端正工作態度，掌握更高的工作技能方法；同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經驗的人員來講，要進行常態化教育培訓，培養良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術手段提升管理的質量和效率。

4.4 注重軟件和硬件設施的建設

大數據背景之下開展檔案信息的管理工作，需要有軟件及硬件的支持，因此必須要不遺余力地做好硬件設施的建設工作。為此，要加大資金的投入，購買必要的硬件設備和軟件設備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎。在這個過程中，資金是重要保證，因此，要拓寬資金渠道來源，并提升資金的利用率，采購當前最為先進的硬件和軟件設備。

5 結束語

大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰，如何利用大數據的技術優勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

參考文獻

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