新形勢下強化流動人員人事檔案管理研究

包玉鶴

摘 要：人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。在市場經濟與人事制度改革逐漸深入的情況下，人員流動越來越頻繁，能夠有效推動社會發展，但流動人員的人事檔案管理問題也越來越突出。本文主要分析了當前流動人員人事檔案管理的現狀和存在的主要問題，并提出了加強檔案管理的具體策略，希望為相關研究提供參考。

關鍵詞：新形勢；流動人員；人事檔案

1 流動人員人事檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案基礎設施建設不完善

基礎設施建設是推動流動人員人事檔案發展的前提條件。通知明確規定要不斷改進檔案的保管方法和保管技術，提高流動人員人事檔案庫房的安全防災標準，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系。然而，大部分人才服務機構的檔案管理硬件條件還相對落后，甚至都沒有設置專門的館員辦公室、閱檔室和檔案庫房，還有一些人才服務機構沒有為檔案庫房配備防盜門窗，也沒有使用去濕機等硬件設備。同時，還有一些人才服務機構雖然應用了現代化的管理方式，但是僅僅建立了數據庫，主要用于輔助錄入檔案材料目錄。

1.2 檔案管理缺乏規范性

人事檔案是一個人人生經歷的縮影。檔案材料包括了人員身份、教育經歷、工作經歷、人事關系等最原始、最真實、最具參考性的證明材料。目前，人才服務機構在管理流動人員檔案管理時，還存在很多不規范的地方。一是檔案材料收集被動。由于流動人員不太了解人事檔案的內容，因此也并不清楚需要將哪些材料存放到人事檔案中，從而導致人事檔案無法做到“觀其卷，知其人”。二是在進行檔案歸檔管理的時候，多數人才服務機構主要使用傳統手工操作的方式進行分類管理，導致人才檔案無法滿足社會信息需求。三是檔案材料提供不規范。由于政策信息不對稱，流動人員會將大部分的復印件或書寫的材料移交到人才服務機構進行存檔，從而導致很多人事檔案在材料收集上就不規范。

1.3 部分檔案管理工作人員素質低

檔案管理人員的素質高低會直接影響人事檔案管理的質量。目前，對于流動人員人事檔案管理還沒有形成全國統一標準，而檔案管理從業人員的素質也參差不齊，主要表現在以下幾個方面。首先，很多人才服務機構的工作人員都是兼職，缺少檔案管理方面的專業知識，從而不能很好地進行檔案管理。其次，由于沒有全國性的權威性部門對檔案管理從業人員進行知識更新和業務培訓，對于從業人員專業認可度仍停留在傳統的評定模式上，導致檔案管理人員不能跟上時代的潮流，從而在工作中也不能很好地操作一些現代化的檔案管理

設備。

1.4 檔案轉遞不完善，人檔分離嚴重

流動人員的本質特點決定了檔案傳遞工作在流動人員人事檔案管理中的重要地位。《流動人員人事檔案管理暫行規定》中明確指出，流動人員人事檔案在轉遞時必須完整齊全，應通過機要交通或專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。目前，流動人員人事檔案的轉遞很不完善，移交不及時，甚至出現不移交等現象。一些單位在轉移時不按規定采用機要信件及郵政的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個人代為移交，導致檔案的缺損、涂改和遺失。在現實的檔案管理工作中，流動人員的檔案因為沒有履行正規的轉遞手續而出現“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時有發生。

2 新形勢下強化流動人員人事檔案管理的對策

2.1 做好檔案基礎設施建設，優化人才隊伍建設

基礎設施建設是進行流動人員人事檔案管理實踐的主要內容，各級人力資源和社會保障部門需要加大檔案基礎設施建設的投入力度，同時加強政策扶持，保障流動人員人事檔案存放的安全性和完整性。在進行檔案基礎設施建設時，人才服務機構要在參考國家檔案的相關規定和要求的前提下，根據自身情況提升檔案室的硬件水平。同時，檔案信息化建設也是基礎設施建設的重要方面，管理部門需要根據流動人員的特點，開發適合流動人員人事檔案管理的軟件，逐漸實現流動人員人事檔案動態化管理。此外，在優化檔案管理工作的時候，人才服務機構也要不斷提升工作人員的綜合素養，對其進行專業培訓，從而培養一支專業化的人才隊伍。

2.2 建立流動人員人事檔案的信息化管理模式

首先，人才服務機構在進行檔案管理的過程中，可以使用計算機和掃描儀等現代設備進行檔案資料微機輸入整理，并借助相關技術，將文字、圖片、聲音和影像資料轉化為信息資源。其次，為促進檔案服務網絡化發展，在進行檔案信息化建設的時候，人才服務機構應使用局域網和黨政網等網絡平臺建設人事檔案信息化服務系統。最后，在人事檔案專用數據庫建設完成的時候，人才服務機構還需要建設專門的網絡和網站，使人事檔案信息異地查詢和人才流動管理等工作成為現實。

2.3 規范檔案轉遞手續，實現動態化管理

首先，人才服務機構工作人員在管理流動人員人事檔案的時候，需要嚴格執行相關的檔案管理制度，從而為流動人員的人事檔案轉遞工作提供切實的保障。其次，在進行人事檔案傳遞的時候，工作人員需要在人員檔案的基本信息核對處理無誤后在進行傳遞。最后，做事從源頭抓起，把好關。在接收檔案的時候，工作人員要對每份檔案、每份材料進行認真核對，發現重要缺失材料后要及時追根溯源，并要求檔案轉遞部門或檔案所屬人及時補充，力爭確保檔案的完整性。

2.4 做好檔案收集整理工作，確保檔案真實完整

要確保流動人員檔案的真實性，首先須建立健全人事檔案收集環節的管理制度。流動人員在與用人單位簽訂勞動合同時，應對檔案的收集、保存、轉遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責任和義務。完善流動人員人事檔案的收集網絡，可采用定時收集、跟蹤收集、補充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動的收集保管方式。人才服務機構應加強與用人單位之間的動態聯系，以單位集體的名義存放流動人員的人事檔案。流動人員的工資晉升材料、年度考核材料、學歷晉升材料、獎懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內交由人才服務中心，人才服務中心根據檔案管理的規定和要求進行整理和審核。

2.5 重視檔案利用，大力開發人才資源

流動人員人事檔案管理工作應在這方面有所作為，一方面充分利用檔案信息，為人才的合理配置提供有利保證，如全國人才流動服務中心創建的中新人才報價系統等，為人才通過市場機制合理配置走出一條新路子；另一方面提高科學管理水平，建立流動人員基本信息數據庫，借助高速信息網絡，實現無紙化、信息化管理。

3 結束語

綜上所述，當前我國經濟的快速發展也帶來了流動人員的不斷增多，流動人員的人事檔案管理開始引起社會的廣泛關注。加強檔案管理人才隊伍建設是推動流動人員人事檔案發展的關鍵。立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，加強流動人員的人事檔案管理工作，為人才流動提供更方便、快捷的

服務。

參考文獻

[1]胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學院學報，2016，29（03）：127-129.

[2]邱揚濤.流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2017（04）：23-24.

[3]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點和對策[J].中國人才，2017（19）：74-76.