教學秘書在高校教學管理中的地位和作用

朱鴻源

摘要：本文闡述了教學秘書在高校教學管理工作中所處的地位、作用、工作職能、工作任務及所面臨的困境，并提出了相應的建議和對策。

關鍵詞：教學秘書；教學管理樞紐；加班加點超負荷運作；合理定位

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）03-0086-03

教學工作是高等學校經常性的中心工作，教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞，處于教學管理與迎評促建教學改革最前沿的教學秘書隊伍作為教學管理隊伍的主力軍，肩負著維持高校正常教學秩序，穩步提高教學管理水平和質量的重要使命。教學秘書工作是高校教學管理工作的重中之重，重視探討教學秘書工作的規律，充分發揮其職能，這是加強教學管理提高教學質量的重要保障[1]。

一、教學秘書工作的地位和作用

高校教學秘書處在學校教學主管部門（教務處）、教學院長、教師、學生和其他教學單位的交叉點也即基層教學管理樞紐的重要位置，是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，起著其他人不可替代和不容忽視的承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。

教學秘書工作受教務處和本單位教學院長雙重領導，要貫徹執行校、院（系、部）的教學指導思想和具體指示，教學秘書作為高校教學管理活動中各個環節的基層實踐者、管理者、服務者和信息反饋者，直接具體操作教學運行過程中大量的日常教學事務，其素質和工作能力直接影響學校的教學管理水平和管理效率。教學秘書工作政策性、業務性、服務性、時間性強，工作繁雜，責任重大。教學秘書高效、細致的工作是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。

二、教學秘書的工作職能和工作任務

教學秘書工作貫穿于整個教學運行過程。

1.開學前。（1）參與課程教學計劃的修訂編制，根據教學計劃的要求與院（系）教師的實際，科學、周密地編排課程表，下發授課任務書。（2）協助教材征訂。

2.學期初。（1）協助學院領導檢查教師的備課、上課的到位情況。（2）協調、聯絡處理更改少部分教師課表和教室安排。（3）協助收集匯總教學日歷。（4）補考試卷整理、送印、發放、收集和歸檔等。（5）按教學院長要求，根據教師授課情況，編制本學期院（系）觀摩教學、診斷教學、教師集中聽課的相關表格。（6）核查匯總上報全院學生的上課情況。（7）協助發放教材、課程表等。（8）協助教務處安排完成上學期學生的補考工作。（9）協助統計新生名單、注冊、專業分流選課等。

3.學期中。每天要面對相關職能部門及全院師生，處理紛繁復雜的工作，任務量大，頭緒繁多。（1）教學秘書肩負著將教務處的有關通知（如：學生選課通知、英語四六級考試通知、補考通知、學校教學檢查通知、教研教改申報通知等）、要求傳達給教師和學生，執行教務部門和院（系）領導的工作指令。客觀上很多教師和學生對與教學有關的政策、文件、規定及操作流程不是很清楚，所以教學秘書要在師生詢問時反復耐心地予以正確解答和協助，并及時提供教學工作所需的部分資料和設備，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助，等等。與此同時，將學生、教師對于院（系）教學管理工作的意見和建議整理提交給院（系）領導，將院（系）師生對于教務工作的意見和建議整理上報給教務部門。教學秘書需按時出席一系列教學工作會議，認真領會并落實到具體工作中。對有關上級教學文件及時收發和處理，屬于教學秘書參與辦理的，要按要求及時擬辦、承辦或摧辦。（2）就各項教學管理措施的出臺為院（系）領導提供教學數據，參與專業設置與調整、課程結構設計、教學計劃擬訂（修訂）等一系列教育教學改革活動；從宏觀的人才培養方案的修訂、課程教學大綱的編寫到具體的每一次調、補課等教學工作的協調都需要教學秘書的參與和執行。（3）協助校、院（系）領導做好本學期院（系）觀摩教學、診斷教學、教師集中聽課，協助校、院（系）領導檢查、落實、總結中期教學情況，組織召開學生座談會，按時向教務處匯報本院（系）期中教學情況。（4）要編制大量教學文書，其中一部分將立卷歸檔，成為重要的教學文件檔案，備日后查考。比如，教師工作量表，學生成績表，學生對教師教學工作評價調查表，教師聽課記錄，教學運行狀況抽查記錄，學生、教師座談會記錄，教師教學成果、科研成果業績登記表，等等。（5）認真編制、整理、分類歸檔、妥善保管有關教學文書，如不同時期的專業課程設置檔案，教學計劃檔案，教師工作量檔案，學生成績檔案，教學科研立項書匯總，反映教研室、實驗室的工作情況檔案，本單位教學活動的有關文件資料檔案，學生成績和學籍管理、日常各種學分制管理手續辦理，等等。（6）協助統計學籍異動材料，學籍處理統計，學籍檔案，學生獲獎材料，學生處分材料，畢業生資格審查，畢業生電子學籍，畢業論文整理、歸檔；畢業生證書發放，畢業重修統計，畢業重修試卷的整理、送印、發放、收集和歸檔等；畢業生質量調查；等等。（7）處理很多突擊性的工作。比如組織學生英語四六級、計算機等級等各種通級考試報名、各類競賽活動報名等，往往要在1—2天的時間內收齊報名費，核準有關學生的相關信息，打印報名表，時間緊，任務重，需要中隊長、學生班干部通力合作，才能完成任務。這些突擊性的工作要求在日常工作中積累資料，儲存信息，如中隊長、班干部的電話，學生的性別、年齡、身份證號碼，等等。

4.學期末。（1）協助院（系）領導組織和協調落實畢業實習、專業實踐、畢業論文及其答辯工作的相關事宜。（2）協助收集、整理學生論文，歸檔實習材料，等等。（3）考試試卷整理、送印、發放、收集和歸檔等。

（4）協助教務處精心安排期末考試科目的時間、地點及監考、巡視人員，并與其他教學單位和公共課教師做好聯絡工作，隨時處理時效性很強的監考更改工作，確保考試順利進行。（5）協助統計登錄學生成績，認真核實、準確填寫畢業生與獲得學位學生的名單，協助院（系）辦理證書。（6）協助教務處、院（系）領導做好教師工作量的統計及教師學年度考核工作。（7）協助統計補考、重修學生名單。endprint

三、教學秘書所面臨的困境

1.教學秘書工作量大，承擔的責任大，業務繁忙，事情瑣碎、繁雜，且經常時間緊、任務重、頭緒多，輔助性大，服務性強，尤其在高校持續擴招和普遍實行學分制的新形勢下，教學秘書崗位承擔的工作量更是顯著增加。作為教學工作運轉的樞紐，面對相關職能部門及全院師生，要執行匯集、協調、聯絡等任務，每天上通下達，吞吐集散，安排協調工作，處理事務，忙忙碌碌，經常性加班加點超負荷運作，無償勞動多。

2.教學秘書工作的輔助地位決定了它的被動性。作為院系領導和教務處的參謀和助手，教學秘書隨時按領導和教務處的指示辦事，不能自行其是，僅僅被動接受任務，來一個電話處理一件事情，接一個文件推動一項工作，勢必頭痛醫頭、腳痛醫腳，手忙腳亂，窮于應付，協調處理全局工作困難多。

3.教學秘書處在領導與師生之間、領導與主管部門之間、領導與領導之間，工作稍有不慎，便會兩頭受氣，辛辛苦苦的工作還會遭到誤解和埋怨。

4.由于思想觀念陳舊，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，對教學秘書在基層教學管理中所能發揮的重要作用沒有給予足夠重視，認識不到基層優質的教學管理能出質量、出效益，錯誤認為完全憑權威、直覺和經驗就能從事教學管理工作，不承認具體的教學管理是一門科學，這就導致了在教學秘書人員的配備、業務學習、崗位培訓與工作待遇、職稱評定等方面都存在盲點，由于教學秘書在諸多方面與其他人員差距越拉越大[2]，而教學秘書工作的工作量又是繁重的，這就造成心理上的不平衡，導致他們認為擔任教學秘書沒有前途沒有出路，嚴重挫傷了其工作積極性。

5.教學秘書對本職工作要做到得心應手、游刃有余，除了教學秘書所學專業結構最好與所在院系專業相同或相近外，平時要注重通過各種學習途徑獲取所在崗位所需要的知識與信息，如本院（系）各專業的基本概況，院系教師的基本情況（如教師的年齡、職稱、學歷、專業方向、所任課程、能擔課程、教學工作量、教學效果及性格、愛好等），學生的基本情況（如班干部的電話、學生的姓名、性別、所選課程、所得學分等），課程開設情況，學校的學籍管理規定，等等，還要學習和了解秘書工作常識，以便協助領導對各類教學相關的會議安排，對外交流與合作等做到場合適宜，程序正確，策劃周全。

四、合理定位，以人為本，提高教學秘書的工作積極性

1.隨著高校教學改革的進一步深化，學校應對教學秘書的工作予以正確定性和合理定位。在評定專業技術職稱時，應將其定位在高校高等教育研究人員的崗位或根據所學專業也可掛靠其他專業技術系列，這樣不僅使其所從事的工作與所評職稱相符，而且有利于促進教學秘書在從事教學管理工作的同時，充分利用自己處于教學管理第一線的優勢，積極為教學改革提供信息，有效獲得教改的第一手資料，總結教改經驗，發現教改中的新思路，進行教改理論的總結與創新研究，為學校深化教學改革出謀劃策。堅持以人為本的思想，使教學秘書能夠享受與其他工作人員、教師在工資、級別上的同等待遇[3]，激發教學秘書的工作熱情，給他們提供一個合理的發展空間，以解決他們的后顧之憂。比如可以考慮給教學秘書類似于中隊長的發展空間（中隊長工作2年給予副科級待遇，4年給予正科級待遇，8—10年給予副處級待遇）等，以解決其個人的發展問題，保護他們的工作積極性，保證教學秘書隊伍的穩定，促進隊伍的知識化和專業化。

2.二級學院應對教學秘書在精神上給予關心、理解，在工作中給予支持、幫助。對于多樣繁雜的工作，教學秘書難免要出現某些效果不佳或差錯的情況，二級學院應給予理解和支持，幫助分析情況，找出原因，克服困難。如果教學秘書出于對工作負責的態度，堅持原則而造成誤會，二級學院應主動幫助做好群眾工作，支持教學秘書放下包袱，大膽工作。亦可根據二級學院的實情，將教學秘書的工作適當量化，給予適當的補貼，使教學秘書獲得的報酬和崗位貢獻相符。這有利于充分調動教學秘書的工作積極性，發揮其工作主動性，激發其創造性，將工作干得更好，從而促使基層教學管理工作更加優質高效。

3.開學初和學期末是教學秘書繁重工作的高峰期，可以通過勤工助學等形式選派責任心強、素質較好的勤工助學學生協助教學秘書工作，以更好地適時地完成工作任務。

五、結語

教學秘書工作是教學管理的一個不可或缺的關鍵環節，正是有了教學秘書的辛勤勞動、加班加點超負荷運作，學校的教學才那么生動、有序，學校這趟高速行進的列車才能在育人的大道上暢通無阻，學校應采取相應的措施加強教學秘書隊伍建設，提高教學秘書地位，穩定教學秘書隊伍，提高管理隊伍的整體素質和管理水平。同時，教學秘書自身也要抓緊學習，在實踐中總結經驗教訓，不斷提高理論水平和管理能力。通過自己的特殊職能地位為學校教學管理科學決策提供信息和建議，更好地起到橋梁和紐帶作用，充分發揮參謀、助手、咨詢等作用，在保障正常教學工作秩序的同時，促進學校教學質量的提高和教學方法的改革。

參考文獻：

[1]段玉玲.重視高校教學秘書工作，加強教學管理[J].高教論壇，2004，（2）：151-153.

[2]高來舉，張愛中.高校教學秘書隊伍中存在的問題與對策[J].北京工業職業技術學院學報，2007，6（1）：55-56.

[3]陳文貴，楊玉林.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業技術師范大學學報，2002，12（4）：41-44.endprint