對如何增強檔案意識的思考

沈蘭華

摘 要：檔案意識，顧名思義指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，通過了解檔案、認識檔案 ，從而學會利用檔案這個重要的信息資源。在日新月益的經濟社會中，隨著檔案工作的發展進步，檔案信息逐漸被人們所接受并積極應用于工作和生活中，各行各業從檔案中受益非淺。但在一些單位和部門，仍然存在檔案意識薄弱，對檔案工作不夠重視的現象。對此，本文就當前檔案意識形態作出分析，以及對提高檔案意識提出幾點看法。

關鍵詞：檔案意識；檔案工作；思考

檔案專業與其他社會學科相比，可以說一直處于默默無聞、鮮為人知的地位，雖然在國內已經有幾十年的發展歷史，但是由于種種原因，帶有較強烈的神秘性、封閉性難以打破，利用率遠遠不及圖書或資料，也大大影響了檔案價值的發揮[1]。某些當代檔案學者認為，檔案是歷史事件的原始記錄，反映著厚重的文化沉淀，這是檔案之所以重要，之所以被人們重視并保存的根本原因。它放在檔案管理部門叫作檔案，放在書店則叫圖書，利用價值因人而異。隨著現代社會的快速進步，需要運用現代科學理論、方法和技術，管好檔案，用好檔案，以推動醫院各項業務不斷發展。為此，增強人們檔案意識，提高人們對檔案的關注度，顯然尤為重要。

1 檔案意識形態現狀

當前，隨著社會的日益發展，檔案工作只有與醫院各項工作相配合開展，才能使整體的醫療管理水平得到協調運行，而我們普遍看到的現狀如下：

1、社會服務層面狹隘，服務手段落后

從目前社會大眾的角度來看，在檔案館休閑利用，并不是市民的

共同認同，檔案館對于休閑利用的各項設施不夠充分。而在歐美國家，檔案館的休閑利用較為普及，群眾經常走進館場休閑或查閱，檔案服務呈開放、歡迎利用的狀態。大部分人過分強調檔案的機要性和保密性，忽視了它的社會性和開放性，也是制約了檔案事業發展的原因之一。而隨著信息時代的到來，許多單位雖然安裝了檔案信息系統，取代了以前傳統的管理方式和單機檢索方式，但是由于網絡數據的不相兼容，主管單位與二級單位的檔案信息仍不能互聯互通，數據的轉換仍需較大費用才能實現。

2、宣傳力度不夠，社會公眾對檔案和檔案部門認識度不高

我國《檔案法》和《檔案法實施辦法》頒布后，檔案宣傳有了加強，當前社會上越來越多人選擇從事檔案專業事業，學習檔案專業知識，說明社會整體的檔案意識增強了。但不能說整體的檔案水平提高了，因為在不少單位，許多檔案人員并不喜歡檔案這一行業，認為枯燥無味，甚至領導人員缺乏對檔案重要性的認識，管理不科學，選人用人不當，忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性，不了解檔案在整個社會中的重大作用，沒有認識到從事檔案是需要多年學習和實踐才能有進展，不是立竿見影看到成績的。由此，這也就沒有更多人去采取積極手段宣揚檔案了，更不會主動地引導身邊的人去認識檔案。甚至出現單位用檔時查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，導致檔案資源的利用率不高。

3、受傳統教育的影響

在各級校院的教育體制中，沒有專門針對檔案教育的的宣傳，在校學生不能接收到使用檔案資料、形成檔案資料的教育。在不少單位行政管理部門中，不少人認為是檔案管理人員才需要去形成檔案，靠檔案人員去尋覓、索求檔案資源，因此檔案工作局面停滯不前。

2 增強檔案意識的方法

1、健全檔案管理工作制度

首先，要有具有規范性、可行性、操作性的管理制度。檔案管理本來就是標準化管理的工作，作為一名檔案管理人員，筆者按照《廣州市檔案管理規定》和《高校檔案管理辦法》，制定并下發了《檔案綜合管理實施辦法》、《文書檔案（黨群、行政類）歸檔范圍和保管期限表》和《聲像檔案管理規定》，在保證按期歸檔上下功夫。特別是對檔案的整理標準、文檔分類、歸檔范圍、收交時間、責任人進行了明確規定，并按標準貫徹執行。單位分管也相當重視檔案工作，具有全局長遠發展的認識，成立檔案管理領導小組，由黨委副書記任組長，辦公室主任任副組長，各科室負責人為成員，每個科室配套兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集、整理和移交工作，以便于對口跟進各項工作的發展情況和進度。

其次，在以年度歸檔方法原則下結合采用檔案平時歸檔方法。以我院為例，按傳統方式規定各科室在第二年第一季度向檔案部門移交檔案，長期運作下來，發現一些弊端，一些科室因為檔案人員變動，對檔案平時歸檔不夠重視等原因導致需歸檔資料沒有及時歸檔，尤其是重大活動、重要會議形成的文書檔案、聲像檔案不易收集齊全。這樣，建立一套實用規范的檔案平時歸檔方法則顯得有必要了，以季度為收集時段，與年終歸檔相結合。這就要求檔案部門提升主動歸檔意識，積極收集檔案，經常深入各科室了解工作內容，知曉醫院近階段發生的大事要事。此種方法不僅有利于全院檔案資料在檔案部門的掌控之中，而且能與兼職檔案員有效溝通，為檔案部門監督、檢查工作提供了依據。

2、提高檔案管理人員的業務水平

當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。優秀的檔案管理人員可直接或間接引導群眾產生檔案意識。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應社會變化的隊伍。對于這個崗位，不僅要熟悉本室（館）所藏檔案的內容、數量、成分、檔案材料的有機聯系，以熱情、周到的態度讓來訪者查有所獲，更要深入研究檔案，進行二次或三次文獻的加工，搞好編研工作，形成各類文獻匯編、史料匯編及參考資料，使檔案資源得到有效的開發利用，充分發揮檔案效益。并且能運用現代化的科技信息手段管理檔案，使檔案工作與時代發展同步，讓員工了解你所從事的檔案工作內容。同時，建立學習培訓的機制，走出去請進來，汲取先進的工作經驗，創造多元化的平臺宣傳檔案，提高各科室領導和兼職檔案員的認識，從而起到增強全員檔案意識的目的。

3、創新檔案宣傳工作

（1）對于在校學生，檔案人員和各級領導不僅要對學生進行必要的常識教育和宣傳學習《檔案法》相關檔案知識，還要通過開展科技活動、主題會議的參與進行總結和資料整理，培養學生使用檔案資料和形成資料的能力及意識。（2）對于檔案管理人員，必須通過有力的宣傳動員，讓全體員工認識到檔案對全局工作和對自身工作的重要性，使員工在日常工作中主動提供醫療、教學、科研、重大活動等相關資料，那么檔案資源就可以無所遺漏、淵源不斷，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動局面，使每個員工成為檔案資源的創造者和利用者[2]。

（3）對于檔案行政管理部門，檔案館可以通過印發檔案知識普及手冊、張貼檔案知識宣傳海報以及舉辦普及教育講座和專題展覽等形式開展檔案知識教育工作，起到幫助群眾更好認識檔案的作用。

（4）對于各個醫院，注重提高醫院檔案整體重視程度，轉變檔案思想傳統觀念，如召開關于檔案整理座談會，探討如何做好繁重的醫療業務中檔案整理工作；針對辦公自動化系統投入使用后，產生的電子文件數量比之前紙質文件多，各科室兼職檔案員對歸檔范圍理解不夠，可舉辦一些此類專題的培訓，以避免電子文件歸檔過濫。

參考文獻

[1]劉瑞.論公民的檔案意識[J].人力資源管理，2013（2）：152.