事業單位檔案管理信息化建設的思考

毛娟

摘 要：隨著信息技術和社會經濟水平的快速發展，事業單位的業務也越來越多，而事業單位的檔案管理工作也變得復雜化。因此如何使檔案管理工作變得高效和便捷成為事業單位所面臨的重要問題。而檔案管理信息化就是在這種背景下產生和發展起來的。但是就目前檔案管理信息化的程度來看，它仍然存在著許多不足之處。本文首先分析事業單位檔案信息化管理的特點，從事業單位檔案管理信息化建設存在的問題入手，然后針對存在的問題提出了解決措施，并總結了檔案管理信息化在事業單位檔案管理中的重要作用。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；特點；問題；措施；作用

1 事業單位檔案信息化管理的特點

1.1 檔案存儲環境方面的優勢

傳統的檔案管理是以紙質為主要媒介，基本上以人工錄入的形式為主進行記錄和整理，但是紙質檔案管理需要占用大量的空間，它們往往被集中在一間或幾間檔案室內，而且紙質檔案的管理需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。此外紙質檔案會由于高溫、高濕、強光、有害氣體等都會使紙張發生氧化反應，使紙張變得易碎、壽命變短以至于字跡發生擴散、模糊的現象。而信息化管理通過網絡平臺是檔案管理的方式發生了改變，而且電子檔案通過將檔案信息存儲在硬盤中大大節約了空間，因此檔案管理信息化是事業單位檔案管理的必然趨勢。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優勢

檔案管理作為事業單位管理的重要內容，通過信息化建設實現了資源共享，為檔案的使用和查詢提供了便捷。傳統的檔案管理方式存在許多缺陷，已經不能滿足事業單位的發展需求，因此事業單位要想提高管理水平首先要從檔案管理信息化建設入手。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

雖然目前事業單位檔案管理在檔案管理信息化建設取得了很大的進展，但是在建設平臺方面仍然存在一些不足。檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢，這主要是因為事業單位沒有重視檔案管理工作，沒有及時更新理念，以至于檔案信息更新較慢，降低了檔案管理的水平。

2.2 檔案管理人員的綜合素質有待提高

檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，他們的綜合素質直接影響了信息化建設的進程。但是目前許多事業單位的檔案管理者缺乏專業的技能，而且綜合素質較低。信息化建設的主要工具就是計算機，當前許多檔案管理者對計算機的一些基本操作不熟悉，也沒有檔案管理的知識基礎，因此要想加強檔案管理信息化建設，就要從檔案管理人員的專業技能和綜合素質入手。

3 事業單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 提高檔案管理者的專業素質

為了提高檔案管理者的專業素質，事業單位要加強對他們的管理和培訓，給他們提供提升自己能力的機會，比如讓他們定期參加專業的培訓，或者聘請一些專家給他們開展講座，便于檔案管理者及時更新理念，重視檔案管理工作。同時還要提高相關人員計算機和信息平臺使用的技能，這是推動檔案管理信息化建設的基本保證。此外，為了提高檔案管理者的工作效率和工作質量，事業單位可以根據實際情況建立考核制度和考核標準，然后不定期對他們評估，從而提高檔案管理者的工作積極性，并為檔案管理信息化建設培養優秀人才奠定基礎。

3.2 加快檔案管理的硬件建設、完善應用軟件的開發工作

硬件設施是檔案管理部門必不可少的條件，因此事業單位要加大對檔案管理的投入力度，完善檔案管理的硬件設備的建設，為檔案管理者進行信息化管理提供條件。而且及時更新硬件設備可以提高檔案管理的技術水平，同時充分發揮了電子存儲的優勢，這對檔案電子化管理有重要作用，在一定程度上推進了檔案管理信息化的進程。此外，要想提高檔案管理信息化的程度，減輕檔案管理者的工作負擔，事業單位要根據本單位的實際發展需求與開發公司共同開發適合本單位的應用軟件，這是檔案管理信息化建設的基本立足點。

3.3 建立適用的檔案信息網站

為了促進檔案信息化的發展，事業單位要在原有的基礎上不斷地進行拓展和創新，使信息化系統更加科學、可行和靈活。為此，事業單位可以根據自身的需求建立具有特色的檔案信息網站，而且還可以根據單位的發展需求構建全新的、可持續發展的網絡管理形式。

4 檔案管理信息化在事業單位檔案管理中的重要作用

隨著時代的不斷演變，我國事業單位已經步入發展階段。隨之，在新時代下檔案管理信息化建設已經成為事業單位檔案管理工作重要組成部分，在檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。首先，檔案管理信息化是信息時代發展的需要，利用計算機技術在檔案管理工作中的優勢，發揮其重要價值，這對提升檔案管理水平有重要作用。其次，檔案管理信息化建設對事業單位參與國際競爭和交流有重要作用。通過檔案信息化建設對檔案管理進行創新不僅發揮其信息優勢，以多種語言、文字積極傳播文化，而且這對營造良好的社會國際環境十分重要。

5 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化不但可以提高事業單位檔案管理工作水平和工作質量，而且是社會進步的必然要求。事業單位檔案管理信息化建設是順應時代發展的需求，因此在事業單位檔案管理工作中要充分認識檔案管理信息化的重要作用，并發揮檔案管理信息化在事業單位的優勢，從而滿足事業單位的發展需求。

參考文獻

[1]鄭勇.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].才智.2015 （34）

[2]陳碩.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務.2015 （20）

[3]鹿曉玲.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].現代國企研究.2016 （22）

[4]孫航.事業單位檔案管理信息化建設的必要性及意義解讀[J].才智.2016 （7）