電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

王向輝

摘 要：電子檔案是檔案工作信息化建設的重要組成部分，管理好電子檔案，能有助于提升信息化建設的規范性和可靠性，提高信息處理高效性。在實際生活中，各行各業的電子檔案管理方式各有不同，本文從交通運輸，醫療和教育領域分析了電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用，并提出相關建議。

關鍵詞：電子檔案管理 信息化建設 行業 應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0067-01

自古以來，人類的文明傳承最重要的一種方式就是文字記錄，通過這些珍貴的資料，探索世界歷史，現代通過科技與互聯網的迅速發展，我們逐漸都需要信息技術的支持，促使我們將檔案工作信息化的方向推進。信息技術在革命性的改變整個世界的運行方式，應運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進檔案工作信息化建設中最為基礎和重要。

一、電子檔案特點及管理

1.電子檔案的特點：傳統檔案以紙質記錄為主要手段，也有在石頭，龜殼，竹簡，布帛等，記錄工具是筆，刻刀；電子檔案隨信息技術發展而生，形式多樣，展現力豐富，通過電腦，手機，多媒體設備或其他電子設備都可以制作電子檔案。相對傳統檔案存儲，電子檔案的存儲占用的是虛擬空間，在傳遞，提取上，不受地域遠近的限制，短時間內即可完成相關動作。因此，電子檔案有著適應現代社會快速發展的特質，能為各行各業提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

2.電子檔案的管理：1.電子檔案生于電子產品，易于制作修改，首先在制作上就要有一定規范性，特別是對于重要的信息資料，要有相應的制作規則，否則五花八門，將大大影響后面的工作；2.電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業不同，檔案內容特性不同，要求針對性的制定科學分類方式；3.電子檔案存儲方便，同時也對應存在安全性風險，其中包括保密性和遺失性兩方面，需有對應措施管理防范；4.電子檔案的傳遞和提取，建立在前面三步的基礎上，檔案管理人員應具備專業性，按照操作流程傳送，提取，使用電子檔案。

二、檔案工作信息化建設中電子檔案管理的應用

檔案工作信息化建設是應時代的需求的策略，是全面運用現代化信息技術對資源信息的采集，處置，管理，利用，為我們的工作，生活及國家管理服務。核心就是檔案，信息化技術和管理手段。電子檔案管理集中了檔案工作信息化建設的核心內容，在實際應用中必不可少。

1.電子檔案管理在交通運輸管理中的應用：我們知道，交通運輸管理中，能不能做出及時準確的反應和決策管理，很主要的一方面是信息源的準確及時，匯總分析，同時方便迅速查詢，但交通運輸涉及大量的資料，信息量巨大且復雜多變，在管理過程中，工作難度很大，檔案信息化后，通過將傳統紙質檔案數字化，極大的方便了管理和使用，推進檔案工作信息化建設。例如：車輛管理，隨著人們物質生活水平提升，購買車輛的的人越來越多，傳統紙質檔案轉化為電子檔案后，存儲信息更加全面，檔案信息查詢上有了很大的便捷性，對于車輛的違規情況，年審情況等各地監管部門可迅速提取信息；同時，電子檔案開放在相關平臺上，供車輛擁有者或駕駛人查詢并及時遵循交通管理條例處理車輛問題，大大提高了交通運輸管理的協作性和效率。在針對交通運輸檔案管理的需求中，科學合理的分類規則最為重要，根據資料的性質，可以分類為：車輛基礎情況檔案，違規記錄檔案，道路監控情況，案件檔案等，下面可具體設置對應個人的信息，建立對應分類模式，推進完善交通運輸檔案工作信息化建設的效果。

2.電子檔案管理在醫療檔案管理中的應用：醫院的檔案主要在于對病人的檔案管理，醫療案例，醫療文獻，醫療藥品工具設備，醫療費用，醫療人員等，醫療檔案的信息化建設提高了整體的醫療管理水平，而電子檔案的建立，提升了醫療檔案的完整性和準確性，給醫院和醫生在了解確認病人情況提供極大的便捷。人們在實際就醫過程中，不在同一地方看病的情況很多，醫療檔案信息化就顯得非常重要，對于有些疾病，醫生需要調用病人病史，正確判斷病人病情，規范的電子檔案管理手段，能及時查找并完整真實呈現病況記錄，否則有可能影響病人就醫甚至造成重大醫療事故。與此同時，建立規范的電子檔案管理制度，能讓醫療檔案信息建設工作穩步前進，避免在檔案信息化建設中隱私的泄露，這對于病人十分重要，在檔案管理中尤為需要重視。

3.電子檔案管理在教育管理中的應用：大數據時代背景下，學生的知識吸取，學校的教育手段有了翻天覆地改變，信息的大量涌入，對人才的綜合素質要求也不斷在提高。教育中，我們的教學資料檔案從以往單一的課本，發展成現在多樣化的全息資源，主要集中表現為在信息化資料。如何管理好這些學習資源，提供給學生全面便捷的學習資料庫，需要完善的管理系統。目前，除了我們學校圖書館管理系統中應用的電子檔案檢索查詢管理模式，還有學習資料的共享盤管理，包括共享內容的上傳審核，下載使用等，以及相關內容的分類辦法。

三、電子檔案管理的趨勢和方向

在信息化浪潮下，目前的現狀是計算機和信息技術的普及帶來電子檔案的普及，涉及各行各業各個領域，形式豐富多樣，信息化基本的大環境和設備已形成。作為信息化的重要內容載體，檔案信息化建設的工作日趨重要，電子檔案信息化技術水平和管理水平很大程度影響到各行業領域的發展能不能跟上時代的進步需求。在檔案管理的技術和方式不斷迭代更新的趨勢下，信息的收集，存儲，提取，使用越來越快捷方便且智能化，最終都是為了更好服務社會。

四、結語

電子檔案管理在信息化建設進程中是基礎，用現在最流行的詞語可以說是大數據管理，涵蓋了各種最高端信息技術，包括數據庫，云端，物聯網，人工智能等。對于檔案工作信息化建設和電子檔案管理，國家已有相關管理標準，隨技術和需求變化，標準要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設電子檔案管理任務面臨的挑戰巨大，需要我們不斷學習。

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